Бланк табеля робочого часу є спрощений excel. Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Для обліку часу, фактично відпрацьованого працівниками у створенні, трудовим законодавством передбачено заповнення табеля обліку робочого дня. Цей обов'язок поширюється і на приватних підприємців та юридичні особибудь-якої форми організації.

Для того, щоб організувати процес обліку, Держкомстат розробив та затвердив особливі облікові бланки №Т-12 та №Т-13.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Ведення табеля є нескладною процедурою, проте виконання вимагає дотримання певних правил, як треба відображати дані, адже від коректного оформлення звіту залежать розрахунки з оплати праці найманих працівників. Крім того, облік дозволить організації уникнути додаткових витрат на оплату фактично необробленого часу.

Що це за документ і навіщо він потрібний?

Постановою Держкомстату №1 від 5 січня 2004 року було затверджено спеціальну форму, яка перебуває у віданні кадрового відділу та бухгалтерії.

Ця форма дозволяє виконувати такі дії:

• вести облік відпрацьованого часу, а також відображати інформацію про невідпрацьований співробітник годинник;
• здійснювати контроль за дотриманням робочої дисципліни, відображати явки/неявки, факти запізнення працювати;
• мати у своєму розпорядженні достатні відомості про обсяг виконаної роботи співробітника, щоб далі правильно нараховувати оплату праці та вносити відомості для статистики.

Форми № Т-12 і Т-13 є для бухгалтера обґрунтуванням для нарахування кожному співробітнику заробітної плати, додаткових компенсацій. Для відділу кадрів табель дозволить проконтролювати явку працівників, а при виявленні порушень – вводити стягнення на співробітника, що провинився.

Податковим законодавством передбачено право співробітника при звільненні вимагати табель обліку часу разом із видачею інших особистих документів, включаючи трудову книжку. Це положення закріплено ст. 84.1 ПК.

Керівникам підприємства слід знати, що з 2013 року відбулося скасування уніфікованих форм. Незважаючи на відміну суворо встановлених форм, обов'язок щодо ведення обліку часу роботи співробітників в організації зберігається згідно ч.4 ст. 91 ТК. Таким чином, на підприємстві з'явилася можливість внести корективи до оформлення документа з обліку часу, який відпрацьовують працівники.

Оскільки введений Держкомстатом бланк зручний для внесення даних та подальшої обробки, багато організацій продовжують його використовувати.

Якщо розрахунок оплати праці проводиться окремо, другий розділ бланка Т-12 залишають незаповненим.

Хто веде документ?

За чинними у 2019 році Вказівками застосування та заповнення документації первинного обліку, бланки оформляються окремим співробітником, якому було доручено цю дію. На документі повинен стояти засвідчуючий підпис керівника та кадровика.

Окремо виділеної посади щодо ведення обліку на підприємстві не потрібно, цю роботу може виконувати будь-який співробітник, якому керівництво дасть на це повноваження. Це відбувається шляхом видання наказу призначення співробітника встановленої посади відповідальним за врахування часу роботи.

Крім того, потрібно ввести в трудовий договірокремий пункт про надання такими повноваженнями працівника. Якщо цього зробити, керівництво немає права вимагати виконання обов'язків з обліку від співробітника.

Призначена посадова особа заносить дані протягом місяця, а потім передає на підписання документ начальнику відділу та кадрового відділу. Кадровик звіряє дані, бере необхідні виконання кадрової роботи відомості з наданого звіту, потім підписує форму і передає для подальшої роботи в бухгалтерію.

Якщо організація перестав бути великої, облік часу вводять у обов'язки кадрового службовця, який далі віддає документ бухгалтеру нарахування оплати праці.

Зразок заповнення форми Т-13:

Правила заповнення табеля обліку робочого часу

Від того, наскільки зручно працювати зі звітом, залежатиме продуктивність служби бухгалтера та кадровика, а правильне відображення інформації про фактично проведений на робочому місці час дозволить зробити коректні розрахунки оплати працівникові, що вигідно обом сторонам – працівнику та його роботодавцю.

З одного боку, роботодавець має право утримати, якщо фактично відпрацьований час не відповідає встановленому в договорі часу. З іншого боку, сторож, що вийшов на роботу у вихідний день, має право вимагати додаткової компенсації за виконаний обсяг.

Документ являє собою акт про фактично виконувану кожним службовцем роботи і про робочий режим, що діє на підприємстві із занесенням будь-яких відхилень від встановленого графіка роботи.

Табель потрібний для роботи наступних структур організації:

Наслідуючи нескладні правила, співробітник може швидко і грамотно скласти звіт про фактично відпрацьований за місяць часу співробітників фірми:

1. Табель заповнюється в єдиному екземплярі.
2. Можна заповнювати бланк на зразок вручну, або заносити відомості через комп'ютер.
3. Щоб співробітник мав право здійснювати облік, керівник підприємства повинен видати відповідний наказ про наділення працівника потрібними повноваженнями. Цей обов'язок має бути введений у посадову інструкцію.
4. Підготовка табеля розпочинається напередодні звітного місяця.
5. Титульний лист містить інформацію про повне найменування підприємства, підрозділи, а також дату початку обліку. Після закінчення місяця та закриття табеля заноситься дата закінчення звіту.
6. Наступний лист оформлений у вигляді таблиці із заповненням відомостей про співробітників. Необхідно стежити за правильною вказівкою прізвищ, імен співробітників, не допускаючи можливості плутанини серед співробітників-однофамільців.
7. На кожного працівника заноситься інформація про номер його особистої справи.
8. Кожен стовпець табеля відповідає певному дню місяця.
9. Осередки навпроти прізвищ містять відомості про відпрацьований годинник, кількість змін, за наявності вихідних та святкових днів вносяться відповідні позначки.
10. Інформацію про фактично виконувану роботу вносять щодня, ґрунтуючись на наданих офіційних документах (аркуші непрацездатності, накази, заяви, розпорядження керівництва).
11. Випадки запізнень та прогулів також підлягають відображенню у вигляді буквених, числових кодів.

Документ вважається дійсним, якщо його скріплено підписом начальства. Відповідальність за коректне внесення відомостей повністю лягає на призначеного працівника.

Особливості для бюджетних організацій

У підприємствах, що працюють на бюджеті, запроваджено іншу форму обліку, затверджену у вигляді форми № 0504421. Бланк відрізняється від загальних форм Т-12 та Т-13, завдяки відображенню специфіки роботи бюджетників. У таблиці, що заповнюється, вводяться нові кодові позначення: вихідний по навчанню, заміщення по групах продовженого дня, навчальні відпустки.

Титульна та таблична частина має деякі відмінності:

• титульний лист, крім інформації про назву організації, містить цифровий код;
• за відсутності змін, у графі ставиться позначення «0»;
• якщо проводилися коригування, зазначається порядковий номер внесення змін;
• графи 20, 37 містять інформацію про проміжні та місячні підсумки робочого часу;
• додаткові розрахунки у формі не виробляються.

В іншому правила заповнення даного бланка мало відрізняються від уніфікованих форм.

Зразок заповнення форми Т-12:

Зразок форм Т12 та Т13

Використовуючи зразок, можна швидко і правильно вносити інформацію, яка буде легко прочитана і використана кадровою службою і бухгалтерією.

Заповнення табеля обліку робочого часу за зразком передбачає використання цифрових та літерних позначень з обов'язковим розшифруванням на титульному аркуші звіту. Оскільки в окремих випадках встановлених кодів буває недостатньо, керівництво має видати окремий наказ про затвердження додаткових позначень (наприклад, перерви на годування немовляти).

Основними кодовими позначеннями, запровадженими Держкомстатом №20 від 24.03.1999 року, є такі:

Звіряючись із зразком заповнення, слід звернути увагу на найпоширеніші помилки при заповненні:

• вноситься лише прізвище з ініціалами, без посади;
• вказівка ​​святкового неробочого дня як робітника;
• вказівка ​​тривалості передсвяткового дня як повного («8» замість «7»).

При обліку праці сумісника має бути відзначено точну тривалість роботи. Годинники та хвилини, витрачені таким працівником на виконання своїх обов'язків, вказують нижнім рядком у графах 4, 6 (за формою Т-12) або 2-м та 4-м рядком у графі 4 (за формою Т-13). При внутрішньому сумісництві тривалість роботи розносять інформації з посад.

Якщо співробітник відряджений, в табель заносять літерний код "К" або цифровий код "06" без вказівки годин роботи.

Штрафи за неправильне ведення

Належне оформлення табелю контролюється наглядовими держорганами. У разі виявлення порушень у ході будь-якої з перевірок (фінансової чи податкової) організація понесе покарання.

Найчастіше виявляються такі невідповідності:

• розходяться дані в табелі обліку та первинної звітності;
• дані про зарплату не відповідають розрахункам у платіжних документах;
• коди вводилися з помилками, використовувалися неправильні коди без урахування переробок та понаднормових;
• неправильний розрахунок допомоги по лікарняному листу.

При встановленні факту порушення підприємство може бути оштрафовано на суму до 5 тисяч рублів. Набагато серйозніше покарання очікує, якщо обов'язковий заповнення табель обліку робочого дня не вівся взагалі. Сума штрафу може становити до 50 тисяч рублів, що стягуються з керівної особи на підставі ст. 5.27 КпАП.

Бланк табеля обліку робочого часу за формою Т-12 та Т-13

Табель обліку робочого часу – кадровий документ, який відображає присутність/відсутність співробітників на своїх робочих місцях. Якщо працівник не вийшов працювати, вказується причина неявки. Крім того, в табель вносяться відомості про загальну кількість відпрацьованих днів та годин за місяць.

Для цього використовується бланк за формою Т-12 або Т-13. Останній буде розглянутий як зразок.

Думка експерта

Марія Богданова

Стаж понад 6 років Спеціалізація: договірне право, трудове право, право соціального забезпечення, право інтелектуальної власності, цивільний процес, захист прав неповнолітніх, юридична психологія

Обов'язок роботодавця щодо ведення обліку часу навіть було закріплено на законодавчому рівні – у статті 91 Трудового кодексу РФ «Поняття робочого дня». У 2019 році так само, як і раніше, можна буде піти двома шляхами: скласти документ самостійно на основі зразків або скористатися уніфікованою формою, яка була затверджена постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 №1. Для бюджетних державних (муніципальних) установ існує своя форма табеля, затверджена наказом Мінфіну від 30.03.2015 №52н.

У 2019 році календарний термін зберігання табелів робочого часу не зміниться, він складе 5 років для звичайних компаній та фірм і цілих 75 років для виробництв, розташованих на крайній півночі або потенційно несучих підвищену небезпеку (важкі, шкідливі та інші підприємства).

Закривати табель за кілька днів до закінчення розрахункового місяця не рекомендується. Хоча так буває часто. Наприклад, табель підписують 27 числа та всім працівникам проставляють робочі дні з 27 по 30 (31) число. В результаті, якщо співробітник захворіє, візьме відпустку за свій рахунок тощо, то може виявитися, що йому виплатили зайву заробітну плату. У разі її доведеться утримувати з нарахувань наступного місяця як невідпрацьований аванс, виданий працівникові рахунок заробітної плати (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заповнення форми Т-13

Табель можна заповнювати 2 способами:

Відзначати всі явки та неявки на роботу щодня (розглянуто нижче)

Відзначати лише неявки, запізнення та інші «порушення» розпорядку робочого дня

Вгорі бланка вказуємо найменування організації або ІП, номер документа та дату його складання.

Графа «Код ОКПО».Вказується код ОКПО згідно з даними в повідомленні з Росстату.

Графа «Звітний період».Вказуємо період часу, протягом якого складається документ (зазвичай місяць).

Графи 2 і 3.ПІБ, посада та табельний номер співробітника.

Граф 4.Відзначаються всі явки та неявки. Кожному календарному дню відповідає окремий осередок, що складається з двох клітин. У верхній клітці вказується літерний код, а в нижній – кількість годин, відпрацьованих за цей день, або цю клітку можна залишати порожньою за умови, що облік робочого часу ведеться днями.

Усі кодові позначення (літерні та цифрові) вказані в бланку за формою Т-12, найбільш вживані такі коди:

Я – повністю відпрацьований робочий день

В – вихідний чи святковий день

К – службове відрядження

Б - тимчасова непрацездатність (лікарняний)

ВІД – основна оплачувана відпустка

Граф 5.У верхній клітині вказується кількість відпрацьованих днів за половину місяця. У нижній – кількість відпрацьованих годинників за той же період.

Графа 6.Зазначаються дані за весь місяць: верхня клітина – кількість відпрацьованих днів, нижня клітина – кількість відпрацьованих годин.

Графа 7-9.Вказуються відомості для розрахунку зарплати. Якщо всім співробітників використовувався один вид оплати праці, тоді шапці таблиці знаходимо дві графи: «Код виду оплати» і «Кореспондуючий рахунок» - і заповнюємо їх відповідними даними.

При цьому нижні графи 7 та 8 залишаються порожніми. Заповнюється лише 9 графа. Якщо використовувалося кілька видів оплати праці, тоді заповнюємо графи 7,8,9, а графи в шапці таблиці не чіпаємо.

Графа 7(за потреби). Код виду оплати. Повний список кодів можна. У зразку ж використовуються: 2000 – оплата трудових обов'язків (зарплата) та 2012 – відпускні виплати

Графа 8.Вказується кореспондуючий рахунок згідно з планом рахунків бухобліку.

Графа 9.Кількість відпрацьованих за місяць днів та годин, що відповідають даному виду оплати.

Графи 10, 11, 12, 13.Вказуються дані про причини неявок та запізнень співробітників (код та кількість днів, годин відсутності співробітника на робочому місці).

- Картинка 1 (натисніть , щоб збільшити) -

У будь-яких організаціях обов'язково ведеться табель обліку робочого дня. Правила оформлення цього документа, його призначення та готовий приклад, який можна використовувати як зразок – це розглядається далі.

Завантажити зразок бланків можна наприкінці статті.

Запланована тривалість зміни та загальна кількість робочих днів на місяць практично завжди відрізнятимуться від годин та днів, які були відпрацьовані фактично. Для фіксування факту і ведеться табель обліку: він дозволяє зібрати всі відомості про робочий час, який насправді був відпрацьований.

Призначення цього документа подвійне:

1. Отримати відомості про весь відпрацьований період часу.
2. Отримати дані щодо неявок за аналогічний період.

Подібна інформація стане в нагоді, перш за все, бухгалтеру. Також відомості знадобляться деяким особам, що перевіряють – відповідний опис наведено в таблиці.

бухгалтер	розрахунок всіх виплат, які необхідно перерахувати працюючим: зарплата, відпускні, відрядження та ін.
представник ФНП	інспекторів цікавить коректність нарахування виплат і податків із них: часто компанію перевіряють щодо того, чи була занижена податкова база
співробітник ФСС	відпрацьований час цікавить фонд у зв'язку з розрахунком соціальної допомоги (наприклад, з догляду за дитиною)
працівник трудової інспекції	інспекторів цікавить, чи не було порушено права працюючих
представник Росстату	співробітники Росстату збирають статистичні дані - наприклад, за інформацією з табеля оформлюють єдину

Форма: бланк та зразок

Кожна компанія має право застосовувати як власний зразок, так і вести облік робочого часу за допомогою спеціальної форми Т-12. Можна взяти за основу саме її бланк (він наводиться нижче) та адаптувати під потреби компанії.

Документ складається з 3 основних частин:

1. На титульній сторінці наводиться єдина система кодів, за допомогою яких позначають, наприклад, додаткові вихідні (в рахунок переробок), захворювання на лікарняні, простий у зв'язку з провиною роботодавця та ін. Кожна обставина має буквений та цифровий код.
2. Друга (таблична) частина – це власне облік робочого дня. Він здійснюється у щоденному режимі (включаючи дні вихідні та святкові).
3. І третина представлена ​​також у вигляді таблиці. У ній наводяться відомості щодо виплати зарплати (суми, години та дні, ставка).

Ось як виглядає пустий бланк форми Т-12.

Поряд із формою Т-12 існує і Т-13. У ній відсутня остання (третя) частина – тобто цей документ є простим табелем для фіксування робочого часу, без розрахунків із зарплати. Готовий приклад документа наведено нижче.

Порядок ведення

Ведуть документ спеціально призначені співробітники: вони фіксують робочий час кожного дня. Як правило, відповідальний за коректне оформлення – це директор структурного підрозділу(Наприклад, відділу продажів). Відповідальність може поділити та його заступник. Якщо компанія досить велика, вводять спеціальну посаду табельника, який фіксує всі відомості.

У будь-якому випадку відповідальні особи завжди призначаються керівником, про що виходить відповідний наказ (зразок вільний) – наприклад, документ, наведений нижче.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. З текстом наказу всі відповідальні повинні ознайомитися та поставити свій підпис та дату.

Загалом порядок виглядає так:

1. Відповідальна особа фіксує інформацію за кожен день.
2. Після заповнення (за місяць) документ передають до відділу кадрів.
3. Після відділу кадрів він вступає до бухгалтерії.
4. Останній підпис залишається за керівником структурного підрозділу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Коли документ буде заповнено та підписано всіма відповідальними особами, то його підшивають та відправляють до архіву на зберігання. Мінімальний термін зберігання становить 5 років. Але якщо праця на підприємстві здійснюється у небезпечних та шкідливих умовах, час зберігання значно збільшується – не менше 75 років.

Як заповнювати табель: покрокова інструкція

При заповненні застосовується єдина система позначень. У табелі здійснюється облік відпрацьованого часу відповідно до правила «для однієї посади призначається одна позиція». Враховуються лише ті працівники, які мають трудовий договір, у тому числі внутрішні сумісники – за ними, зокрема, необхідно прописати відомості двічі.

Не враховуються дані щодо таких працівників:

• трудящим неофіційно;
• зовнішнім сумісникам;
• працюючим на підставі цивільного договору.

Порядок заповнення передбачає коректне оформлення титульного листа та власне табличної частини.

Титульна сторінка

Тут фіксуються такі відомості:

1. Назва компанії (допускається короткий варіант, наприклад, ТОВ Альфа).
2. Коди по ОКУД та ОКПО.
3. Номер – систему нумерації вибирає компанія самостійно. Наприклад, поширений варіант послідовного присвоєння номерів протягом календарного року.
4. Звітний період – тобто. місяць з датами початку та закінчення ведення документа.
5. Під датою складання мається на увазі останній день, після якого його мають підписати всі відповідальні працівники. Потім документ перетворюється на архівне зберігання.

Таблична частина

Тут потрібно заповнити усі графи:

Відомості для розрахунку зарплати

Якщо ведеться форма Т-12, то заповнюється цей розділ. Тут фіксуються відомості здебільшого про 2 форми виплати:

1. Власне зарплата (позначається 4-значним кодом 2000).
2. Виплати за відпускні дні (позначається кодом 2012 року).

Усі суми списуються з так званого кореспондуючого рахунку – він буде одним і тим самим, незалежно від виду виплати.

Як завжди, робочий час фіксується з урахуванням сумарної кількості днів та годин.

Наприкінці документа ставлять підписи усі уповноважені співробітники:

• особа, яка веде документ (якщо такий є)
• представник відділу кадрів;
• начальник підрозділу.

Відео інструкція з оформлення

Відео коментар по заповненню:

Додатковий лист

Існує кілька випадків, коли самого табеля не вистачить, оскільки облік передбачає фіксування додаткової інформації. Тоді слід оформити ще один лист:

1. Якщо працівник звільняється у середині місяця чи на початку. У цьому випадку всі фактично відпрацьовані дні та годинники фіксуються саме на додатковому аркуші. А в бланку роблять запис «Звільнено» рівно тією датою, коли й відбулося звільнення. Потім документ здається разом із додатковим листом.
2. Також він знадобиться, коли працівник не працював, але при цьому на контакт не вийшов і про причини своєї неявки не повідомив. Якщо він так і не з'явився (або не взяв документів, що підтверджують поважність причини), і настав час здавати документ, ставиться код 30 ( буквене позначення«ПН»).

У таких випадках краще робити всі позначки олівцем. Якщо згодом з'ясується, що працівник, наприклад, отримав лікарняний, слід проставити позначку за кодом 19 (літера «Б»).

Підсумований облік: особливості розрахунку

Якщо нормальної кількості годин (8 годин на день і 40 годин на тиждень) дотримуватись не вдається, то загальну тривалість фактично виробленого часу визначають як просту суму. Такий порядок існує на підприємствах, які:

• працюють цілодобово, позмінно;
• використовують гнучкий графік;
• організовують вахтовий спосіб роботи.

Тоді основним поняттям стає обліковий період. - Календарний місяць, 1 квартал або весь рік. Конкретний інтервал обирається залежно від особливостей роботи підприємства. Наприклад, якщо передбачається праця у небезпечних та шкідливих умовах, то за основу береться період у 1 квартал.

Якщо протягом будь-якого часу співробітник не виконував роботу з поважних причин, то цей час не враховується (тобто воно повністю виключається).

Нестандартні ситуації: що робити

Найчастіше документ оформляти досить легко, оскільки облік грунтується на рівномірному, однаковому розподілі робочого дня по кожному сотруднику. Однак такий порядок нерідко порушується через певні обставини, наприклад:

1. Якщо колега відпрошується, і керівник не заперечує, то фіксують лише фактично відпрацьований годинник (цілим числом). Відсутність позначають позначкою "Я" або двома цифрами "01".
2. Якщо він захворів, то ставлять "Б", а в нижній частині поля залишають порожніми. Зрозуміло, наявність лікарняного – обов'язкова вимога для такої позначки.
3. Якщо було заплановано, і працівник взяв його за погодженням, відповідно до чинного порядку, ставлять позначку «НВ» (у цифровому варіанті код «28»). Трапляються випадки, коли справжні причини відсутності тимчасово невідомі. Тоді можна поставити «ПН», але у разі прояснення ситуації вибирається відповідне позначення, а «ПН» закреслюється.
4. Якщо колега вирушив у відрядження, відзначають «К». Коли він офіційно повернеться і почне звичайні обов'язки, ставлять літеру «Я».

Як внести зміни

Облік робочого часу передбачає фіксування інформації, яка може змінитися протягом дня чи тижня, тому табель передбачає можливість внесення змін. Коригування необхідно вносити для того, щоб відобразити фактичну ситуацію, істинність якої документально підтверджується.

При цьому існують 2 способи внесення виправлень:

1. Допускається наявність неточностей, але при цьому документ доповнюється так званим коригуючим бланком. Обидва папери подаються для перевірки разом.
2. Коригується вихідний документ, а додатковий бланк не складається. Тоді потрібно обережно перекреслити всі неправильні дані. Це робиться за допомогою горизонтальної межі. Якщо помилкові відомості містяться у сусідніх полях, прокреслюється єдина лінія.

При цьому обов'язково вноситься відповідний запис, який детально пояснює ситуацію, наприклад.

Для фіксації та наявності співробітників організації або підприємця на виробництві щодня використовується табель обліку робочого часу за формою Т-13, а у разі їх відсутності встановлюється причина, яка також відображається у документі. Використовується працівниками кадрової служби або бухгалтерії на підставі даних про присутність працівників, які подаються керівником. Нижче викладено форми для скачування.

Табель обліку робочого дня один із головних документів, на підставі якого формується заробітна плата співробітників, особливо тих, у кого вона нараховується за фактично відпрацьований годинник. У документі фіксується інформація про присутність співробітників на виробництві, відрядження, відпустки, лікарняні, у тому числі і факт неявки на робоче місцета прогули.

По хорошому табель потрібно скласти і подати в бухгалтерію 2 рази на місяць, один за першу половину місяця для нарахування авансу, а інший для розрахунку основної частини. Не все це роблять, але при розрахунку авансу все ж таки є тонкощі, якщо навіть окладна частина зарплати розраховується виходячи з фактично відпрацьованого часу.

Табель робочого часу шаблон для завантаження в ексель

Заповнення форми

Табель веде уповноважене цього обличчям і подається до бухгалтерії. Існує два способи заповнення:

• Варіант № 1 – Відомість заповнюється щодня, у ній відзначаються всі явки та неявки співробітників.
• Варіант №2 – заповнюються лише відхилення від норми, тобто. фіксуються лише неявки, запізнення тощо.

Таблиця основних кодів заповнення бланка табеля робочого дня

Подія	Літерний код	Цифровий код
Відвідування співробітника на виробництво, робочий день	Я	01
Вихідні та святкові дні, якщо розклад 5/2, то це зазвичай субота та неділя, графік плаваючий, то відповідно до графіка	У	26
Щорічна оплачувана відпустка	ВІД	09
Відпустка, що надається з нагоди вагітності та пологів	Р	14
Відпустка, що надається співробітнику з догляду за дитиною, яка не досягла 3-х років.	ОЖ	15
Відпустка власним коштом, без збереження зарплати	ДО	16
Відрядження у службових справах	До	06
Неявки, через які обставини не встановлені, проставляється до з'ясування	ПН	30
Лікарняний	Б	19

Основний коди з праці

• 2000 ставиться у разі виплати зарплати та відрядження.
• 2012 – при виплаті відпускних.
• 2030 – виплата лікарняного.

Читайте також:

Зразок положення про відрядження у 2015 році

Табель обліку робочого часу форма Т-13 зразок заповнення

Особливих труднощів при заповненні табеля у вас не виникне, це дуже просто, необхідно лише знати коди та дані співробітника. Робиться це як у прикладі, який заповнений за Варіантом №1, Варіант №2 буде написаний також, тільки коди явки не проставлятимуться, замість них – порожні клітини, заповнені вихідні та відхилення, а ще сума відпрацьованого часу.

У графі 1 проставляється порядковий номер запису, а стовпці 2 – ПІБ співробітника та її посаду.

У графі 3 вноситься табельний номер.

У графі 4 вносяться дані за місяцем, використовуючи літерні коди кожного працівника. Для цього у верхній клітці ставиться літерний код, а в нижній кількість відпрацьованого часу, при графіку 5/2, це буде 8 годинний робочий день. Розрахунок робиться за першу половину місяця та за другу, дані записуються в Графу 5, а підсумкові – до Колонки 6.

Графи 7-9 необхідні внесення даних, виходячи з яких правильно розраховується вести.

У графі 7 вноситься код оплати, у графі 8 – рахунок бухгалтерського обліку, у якому відбиваються витрати на заробітної плати, у разі зазначено 44 рахунок, але може бути інші рахунки, залежно від системи рознесення витрат.

У графах 10-13 вносяться дані про нез'явлення співробітника.

Можливі нестандартні ситуації під час заповнення форми

Хвороба під час відпустки

Якщо співробітник хворів у період облікового щорічної відпусткиі приніс лікарняний лист, то необхідно проставити в табелі (Б) за зазначені дні замість відпустки (ВІД), а відпустка продовжується на час лікарняного.

Якщо співробітник не повернувся з відпустки, а захворів, то в дні його неявки тимчасово ставиться (ПН), а при пред'явленні документів, що підтверджують, змінюється на (Б).

Оформлення святкових днів під час відпустки працівника

Якщо працівник бере відпустку, а у той період відповідно до виробничого календаря святкові дні, то необхідно проставити (В) у святковий день. Скажімо, якщо працівник перебуває у відпустці з 10 по 17 червня, а 12 червня – святковий день, що код (ВІД) у цей день замінюємо на (В). Такий день не входитиме в період оплачуваної відпустки.

Табель обліку робочого дня призначений для внесення відомостей про фактично відпрацьований співробітниками організацій часу. Треба сказати, що бланк табельного обліку перестав бути суворо обов'язковим – у принципі, може бути довільним, тобто кожне підприємство вільно застосовувати власний табельний бланк у разі виникнення такої необхідності. Однак форма розроблена та рекомендована до застосування Держкомстатом РФ і є кращою.

ФАЙЛИ

Хто заповнює табель обліку робочого часу

Бланк заповнюється або працівником відділу кадрів, або керівником структурного підрозділу, або спеціально найнятим для цієї функції табельником. На основі внесених до нього відомостей фахівці відділу бухгалтерії нараховують співробітникам організації заробітну плату та інші виплати. За суттю, табель обліку робочого дня одна із найважливіших облікових документів. І якщо невеликі компанії можуть без нього обійтися, то великі підприємства в обов'язковому порядку ведуть такий табельний облік.

Залежно від прийнятої на підприємстві системи кадрового обліку, табель може формуватися або на всіх працівників організації, або в кожному підрозділі вестися окремо.

Табель – документ регулярний, тобто щомісяця потрібно складати новий екземпляр, тому порядковий номер табеля буде рівнозначний порядковому номеру того місяця, у якому його було створено. Період складання табеля охоплює усі дні місяця.

Заповнювати табель можна як в електронному, так і письмово. Проте, після внесення всієї необхідної інформації його все одно доведеться роздрукувати для підписів відповідальних осіб.

Форма Т-13. Особливості форми

Почнемо з форми Т-13, яка використовується для ведення табеля обліку робочого часу зараз набагато частіше.

Уніфікована форма Т-13 чи електронний табель обліку робочого дня добре знайома працівникам відділу кадрів. Це не єдиний, але, безумовно, найстандартніший спосіб враховувати відпрацьований годинник. Якщо ви обліковуєте вручну, слід використовувати форму Т-12.

Табель обліку робочого часу – звичний інструмент для відстеження відвідуваності працівників. Форма Т-13 дозволяє фіксувати в деталях причини неявки на роботу, включаючи відпустки студентів на час сесії, підвищення кваліфікації та кілька типів відпустки з непрацездатності. Строк, за який заповнюється документ, може бути меншим за 31 день.

Заповнена Т-13 є основою нарахування зарплати.

Формат заповнення табеля робочого часу у Т-13

На відміну від довільних таблиць схожого змісту, Т-13 містить дані про підприємство, включаючи форму власності та ОКПО. Номер документа проставляється відповідно до внутрішніх вимог до ведення табелів.

У верхній частині також вказано назву відділу. Потрібно пам'ятати, що керівнику цього відділу (навіть якщо заповнювати табель — не входить до його обов'язків) слід розписатися на заповненій формі.

Порядок працівників визначається рішенням відповідальної особи. Найчастіше зустрічається сортування за абеткою, як у нашому прикладі, але можливий варіант розміщення за табельним номером (графа 3).

У графі 4 ставимо позначки щодня:

Я- (Явка) робочий день,
У- Вихідний,
ВІД- відпустка,
РП- Явка у вихідний день (відпрацювання),
До- Відрядження,
ПК- підвищення кваліфікації,
У- Навчальна відпустка з викликом з освітньої установи,
Б- Лікарняний з лікарняним листом,
Т- Неоплачуваний лікарняний без лікарняного листа.

Під позначкою Я ставимо кількість відпрацьованих у цей день годинника. У графі 5 сумуємо кількість Я у рядку та кількість годин. Отримуємо 4 значення для 2 половини місяця. У графі 6 сумуємо значення та отримуємо підсумкову цифру по роботі за місяць.

Кількість годин для, ВІД, К, Б та інших випадків у четвертій графі не вказується. І тому існують стовпці 10-13.

Облік лікарняних, відпусток чи неявки з інших причин

Коди позначень можуть бути іншими (наприклад, числовими). Законодавчо конкретний формат заповнення не наказано.

Позначення Х показує, що ми не враховуємо цей день: для зручності місяць розбитий на два рядки з нерівними значеннями. Для місяців, у яких 30 днів (наприклад, листопад, колонка буде виглядати так (для зручності “неіснуюче” 31 число виділено червоним):

Т-13 для листопада

За аналогією заповнюється Т-13 для відвідувань у лютому.

У графах 7-9 вказується код оплати, кількість днів та тип нарахувань. У прикладі використовуються коди:

• 2000 - звичайний робочий день,
• 2300 - Лікарняний (посібник з непрацездатності),
• 2012 - Відпустка.

Альтернативне рішення

Деякі підприємства стверджують трохи спрощений варіант табеля без деталізації причини перепусток. У графі 4 вказуються лише 2 коди:

• Я- робочий день,
• Н- Невідпрацьований день.

Цей спосіб може бути незручний тим, що не фіксує лікарняні.

Приватні випадки

1. Як заповнювати Т-13 для співробітників, які беруть участь у конференціях та інших навчальних заходах?

Залежить від позиції підприємства. Ці дні можуть бути зараховані як робітники (Я), а можуть як підвищення кваліфікації (ПК). Ставка оплати також може бути різною.

2. Чи може код мати значення більше 8 годин?

Так. Може, якщо є спеціальне розпорядження про продовжений робочий день. Понаднормовий годинник можна позначати позначенням С.

3. У чому різниця табелів Т-12 та Т-13?

Перший - форма для ведення відвідуваності, що заповнюється вручну. Друга – електронним способом. Багато бухгалтерій сьогодні перейшли на Т-13, оскільки її можна автоматично зібрати за допомогою спеціальної програми.

Форма Т-12

Насамперед, як і в будь-якому іншому документі кадрового обліку, в табель спочатку потрібно внести реквізити організації: її повне найменування із зазначенням коду ОКПО (потрібно взяти з документів, що реєструють), організаційно-правового статусу (ІП, ТОВ, ЗАТ, ВАТ), а також структурного підрозділу (відділу), яким ведеться даний табель (якщо це необхідно).

Потім потрібно вписати до відповідної графи номер документа з внутрішнього документообігу, а також вказати звітний період, який враховує цей табель.

Цифрові та літерні коди в табелі обліку робочого часу

Ця частина табеля включає використовуються для заповнення необхідних відомостей по працівникам буквені і числові шифри, а також їх розшифровку. Їх необхідно вписувати в основній частині табеля для того, щоб коротко і зрозуміло відображати кількість фактично проведеного тим чи іншим працівникам часу на робочому місці, а також причини його неявки на роботу. У випадку, якщо у фахівців кадрового відділу з'являється потреба внесення якихось додаткових кодів у цю форму табеля, їх можна розробити самостійно та вписати до цієї таблиці.

Облік робочого часу у Т-12

Цей розділ у табелі є основним - саме в ньому ведеться облік робочого часу. Для початку необхідно вписати до першого стовпчика цього розділу порядковий номер співробітника, потім, у другий — його ПІБ (бажано ім'я та по батькові повністю, щоб не виникало плутанини та помилок). У третю графу необхідно вставити табельний номер працівника, присвоєний йому за працевлаштування (він індивідуальний і будь-коли повторюється).

Для кожного співробітника в табелі відведено два рядки – в них вписуються зашифровані відомості про присутність або відсутність на робочому місці кожного календарного дня місяця. Крім цього, відразу необхідно вказувати причину неявки на робоче місце, якщо така була встановлена.

У верхньому рядку навпроти ПІБ співробітника вказується причина, а в нижній – кількість реально відпрацьованих годин, причому, якщо працівник на робочому місці не з'являвся, нижню комірку можна залишати порожньою.

Наступний етап – підрахунок загальної кількості реально відпрацьованих годин та днів за двотижневі періоди, а наприкінці таблиці – результат підрахунків за місяць.

При цьому слід уважно відстежувати, щоб повна кількість календарних днів у місяці збігалася із зазначеною за кожним працівником сумою робочих, вихідних та святкових днів.

Слід сказати, що іноді відповідальні за заповнення табеля особи, вносять у нього лише відомості, які стосуються днів, коли співробітник був відсутній робоче місце. Однак такий варіант може спричинити кадрові та бухгалтерські помилки, тому користуватися ним не доцільно.

Дата та підписи відповідальних осіб

Після того, як табель обліку робочого часу заповнений, співробітник, відповідальний за нього, має вказати свою посаду, а також проставити у відповідних осередках підпис із обов'язковою розшифровкою. Затвердити табель повинен і керівник структурного підрозділу або директор підприємства – також із зазначенням посади та підписом із розшифровкою. Останнє, що потрібно поставити, – це дату заповнення табеля.