Тайм-менеджмент сучасного керівника дошкільного навчального закладу. складати плани дій: перераховувати всі майбутні у плановий період справи, поділити їх на довго-, середньо- та короткострокові

Глава 1 Вечір робочого дня Напишіть автору книги на [email protected], тема листа "Час на відпочинок: запит матеріалів". Вкажіть ваші П.І.Б., місто, компанію, посада, контактний робочий та мобільний телефон. Отримайте набір безкоштовних електронних матеріалів по

Наталія Бурундукова

Працюючи керівником дитячого садка, необхідно бути завжди у формі та напоготові. Режим постійної готовності – основна риса керівника. Крім окресленого кола обов'язків періодично виникають позапланові ситуації, які потребують оперативного втручання. Одне, інше, третє, і ви розумієте, що не встигаєте НІЧОГО. Чи знайома вам така ситуація?

Або, навпаки, ви робите все чітко та за планом. Але ваші близькі люди починають ображатись - весь ваш час присвячений роботі в дитячому садку. На жаль, такі ситуації нерідкі.

(практикум)

Розглянемо звичайний ранок керівника, час – 08.10.

Завідувач переглядає електронну пошту. Лунає дзвінок телефону, завідувач знімає трубку і розмовляє з «кипучим» батьком, незадоволеним роботою вихователя.

цей час інший батько входить до кабінету директора та повідомляє про наявність пакета з невідомим вмістом за прогулянковою верандою на території дитячого садка. У коридорі своєї черги чекає молодший вихователь. Діловод приносить лист із розпорядженням з Росспоживнагляду «Про проведення комплексу заходів, спрямованих на локалізацію та ліквідацію вогнища гострої кишкової інфекції серед дітей та персоналу установи. На столі відучора лежить заповнений акт обстеження та категорування об'єкта та паспорта безпеки установи.

Розподіліть черговість виконання справ.

Проблема управління власним часом для мене стала актуальною, тож я звернулася до технології тайм-менеджменту.

У сучасних умовах тайм-менеджмент є невід'ємною частиною діяльності будь-якої успішної компанії. Тайм-менеджмент у роботі сучасного керівника дитячого садка - один з актуальних напрямів сучасного менеджменту, відносно нова для Росії та галузь, що динамічно розвивається. Її основне завдання-виявлення принципів ефективного управління часом.

Менеджмент сьогодні- Це мотивація, розкриття потенціалу працівника.

Тайм менеджментзастосуємо як до стабільної роботи молодшого обслуговуючого персоналу, так і до професійної діяльності педагогів та керівників освітніх організацій.

Одним із інструментів підвищення ефективності робочого часу є впровадження методів тайм-менеджменту.

Під тайм-менеджментом розуміється технологія організації часу та підвищення ефективності його використання.

Управління часом (тайм-менеджмент) це чи процес тренування свідомого контролю за кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, у якому спеціально збільшуються ефективність і продуктивність. Керування часом може допомогти рядом навичок, інструментів та методів, які використовуються при виконанні конкретних завдань, проектів та цілей. Цей набір включає широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз тимчасових витрат, моніторинг, організація, складання списків і розстановка пріоритетів. Спочатку управління приписувалося тільки бізнесу або трудової діяльності, але згодом термін розширився, включивши особисту діяльність з такою самою підставою. Система управління часом складає поєднання процесів, інструментів, технік та методів.

Чи розумінням ми те саме, обговорюючи поняття час? Відповідь очевидна – ми дуже різні за своїм відношенням до часу. Причин тому багато, одна - в галузі психофізіології, це поняття - «власна одиниця часу». ПЕВ - це суб'єктивна величина, яка грає роль своєрідного індивідуального кроку, що вимірює поточний час (Б. І. Цуканов).

Вправа «Власна Одиниця Часу»

Як і механічний годинник, наш внутрішній годинник теж може йти точно, поспішати або спізнюватися. Чому це важливо у контексті розмови про тайм-менеджмент? Це необхідно для того, щоб не витрачати свій непоправний ресурс часу на безцільні роздуми. Адже планувати минуле безглуздо: все вже сталося. А будувати плани майбутнього у відриві від сьогодення – марне заняття.

Тайм менеджмент- Це інструмент для планування свого сьогодення, яке нерозривно пов'язане з майбутнім. Свої психофізіологічні особливості сприйняття часу потрібно, передусім визначити, та був враховувати під час організації часу.

Для цього вам необхідно заплющити очі, і, не прораховуючи, відкрити їх через 1 хв., на вашу думку.

В результаті експериментального вимірювання власної одиниці часу ви побачите, до якої групи людей ви ставитеся, що ж робити зі своїм внутрішнім годинником? Чи йдуть вони правильно чи вимагають ремонту:

1 - люди, чиї внутрішній годинник сильно поспішають. Їхні інтереси спрямовані вперед у майбутнє (вони живуть там і потім). Їм характерно ставити цілі у відриві від сьогодення, не співвідносячи їх із кінцевим результатом та витраченими ресурсами;

2 - люди, чиї внутрішній годинник відстають. Їхні інтереси перетворені на минуле (вони живуть там і тоді, планують своє минуле, що абсолютно безглуздо;

3 - люди, чиї внутрішній годинник ідуть точно. Їхнє життя зафіксовано тільки на теперішньому (тільки тут і зараз, роздуми про перспективи, планування майбутнього – необхідний ресурс ефективного управління часом;

4 - люди, чиї внутрішній годинник трохи тікають вперед. Їхні інтереси пов'язані зі сьогоденням, яке є частиною майбутнього (моє завтра починається сьогодні).

Куди йде наш час?

За даними французьких соціологів з матеріалів журналу «Наука і життя») за 70 років сучасний середній європеєць:

Коштує 30 років.

Спить 23 роки.

Сидить 17 років.

Ходить 17 років.

Працює 8-9 років.

Їсть 6-7 років.

Їде у транспорті 3 роки.

Розмовляє та слухає розмови 2 роки.

Дивиться телевізор 6 років.

Сміється 623 дні.

Готує їжу 560 днів.

Хворіє на нежить 500 днів.

Займається шопінгом 440 днів.

Хворіє 440 днів.

Відзначає свята 340 днів.

Заповнює різноманітні документи 305 днів.

Читає 250 днів.

Говорить телефоном 180 днів.

Одягається чоловіки 177, жінки 531 день.

Ходить у туалет за малою потребою 106 днів

Перш ніж перейти до правил планування часу керівника, я хочу познайомити вас зі старовиною притчею про час

У траві лежало яблуко. Гарне, лише з одного боку цятка.

Вчитель підняв яблуко і сказав:

Є дві можливості. Можна його трохи обтерти і відразу їсти. А можна дістати ножик. Вирізати усі сумнівні місця, а потім уже є. Але вже без бридливості та побоювання. І з'їсти вдасться більше. Адже в першому випадку ми мимоволі залишаємо щось хороше навколо поганого. Щоправда, у першому випадку ми можемо почати їсти одразу, а у другому – лише після попередньої роботи. Це дві різні стратегії. У всіх справах. У всіх без винятку. Ніщо на світі так не важливе, як ця різниця.

Правила планування часу керівника

(Сучасні прийоми тайм-менеджменту)

1. Щоб досягти успіху, необхідно вибирати правильні цілі, проміжні етапи допоможуть не звернути з правильного шляху. Бажано заздалегідь провести реєстр особистих ресурсів та засобів для досягнення цілей, щоб з'ясувати, які свої сильні сторони треба заохочувати, а над якими слабкими сторонами працюватиме для подальшого розвитку свого потенціалу.

Мета має бути ясною, чіткою та зрозумілою. Конкретне формулювання практичних цілей важливе для подальшого планування. Ще один важливий момент. При постановці цілей краще орієнтуватися не так на процес діяльності, але в його результати.

Щоб правильно виконувати свої функції та досягати намічених цілей, керівник повинен чітко представляти свій бюджет часу.

2. Існують декілька основних правил планування робочого часу:

Основне правило класичного планування часу: 60% – запланований час, 20% – резерв часу на незаплановані дії, 20% – творчість.

Згадаймо функції управління

"Золоті" пропорції планування часу сформулював італійський економіст Вільфредо Парето. Він розрахований на раціональне використання часу і говорить: «Якщо всі робочі функції розглядати з погляду критерію їх ефективності, то виявиться, що 80% кінцевих результатів досягається лише за 20% витраченого часу, тоді як решта 20% результату поглинають 80% робочого часу» . Стосовно повсякденної роботи це означає, що не слід братися спочатку за найлегші і цікаві справи, що вимагають мінімальних витрат часу. При плануванні необхідно вирішувати насамперед життєво важливі проблеми, а вже потім – численні другорядні.

повертаємось до правил планування часу

3. Важливо фіксувати та перевіряти ще раз, як і на що ви використовуєте свій час.

Хронометраж особистого часу слід проводити за кілька робочих днів, можливо, тижнів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини дефіцитів часу, що виникають. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за такими ознаками:

Відсутність пріоритетів під час виконання справ (вирішення другорядних завдань при регулярному перенесенні головних);

Поспіх при виконанні об'ємних завдань (часто спричинений несвоєчасністю початку роботи над ними);

Великий потік всіляких рутинних справ (ризик потонути у дрібницях);

Несвоєчасне вивчення ділового листування (поточної документації);

Робота вечорами та вихідними (у службовий годинник не вистачає часу);

Постійне виконання роботи за своїх колег (здається, що так буде швидше чи надійніше);

Робота не за своїм профілем (неефективне використання можливостей);

Безперервні перешкоди у роботі (нескінченні телефонні дзвінки та наплив відвідувачів);

Уточнення відомостей, постійне перепитування (важке сприйняття інформації, як наслідок стомлення).

Після проведення хронометражу необхідно проаналізувати всі види діяльності, у яких ви брали участь. Провівши детальний аналіз основних «поглиначів» часу, можна краще контролювати свій робочий процес і уникнути відволікаючих моментів.

Хронофаги-поглиначі часу:

Відсутність цілей

Нечітка постановка цілей

Відсутність пріоритетів

Спроба забагато зробити за один раз

Погане планування дня

Особиста неорганізованість, незнання того, з чого почати

Недолік мотивації

Хаос у паперах та на столі, необхідність витрачати час на пошуки потрібних записів

«Розпливчасті» посадові обов'язки, відсутність розуміння своїх зон відповідальності

Телефонні дзвінки, що відривають від справ

Балаканина на приватні теми

Відсутність самодисципліни

Повільність

Тривале очікування

Поспіх, нетерпіння

4. Перерахуйте всі майбутні у відповідному плановому періоді справи. Невиконане з цього списку ви можете взяти за основу під час складання плану на наступний період.

5. Розділіть завдання на довго-, середньо- та короткострокові. Встановіть їхню пріоритетність і дійте відповідно до цього.

Як визначити, які із справ важливі та термінові? У цьому нам допоможе метод Ейзенхауера. Повернемося до звичайного ранку директора і розподілимо справи із застосуванням грат Ейзенхауера.

Важливе термінове – вимагає негайного рішення.

Важливе не термінове - варто доручити іншому або намітити на термін його виконання, що не напружує вас. (Тут головне-не затягувати до моменту, коли воно стане важливим терміновим).

Неважливе несрочное-справа краще ігнорувати, як і і неважливе термінове (його можна доручити комусь зробити).

6. Працюйте над своїми планами регулярно та системно (доводьте до кінця розпочату справу).

7. Не впадайте в крайність надмірного планування, плануйте лише такий обсяг завдань, з яким реально можете впоратися.

8. Прагніть по можливості відразу поповнювати втрати часу (н-р: краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного дня наздоганяти втрачене напередодні).

9. Складайте свої часові плани на формулярах власного виготовлення або спеціально розроблених картках. (Ви завжди матимете повний огляд справ).

10. Фіксуйте в планах результати або цілі (кінцевий стан, а не просто дію).

11. Передбачайте в плані стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона справді вимагає.

12. Встановлюйте точні терміни виконання завдань.

13. З самого початку у своїх планах встановлюйте, яку роботу ви повинні виконати особисто, а яку можна доручити (делегувати).

14. Постійно переробляйте та перевіряйте ще раз свій план з точки зору того, чи можуть ті чи інші справи бути виконані повністю.

15. Плануйте виконання рутинних функцій: перегляд документації, обхід ДОП.

16. Прагніть скоротити витрати часу на непродуктивну діяльність.

17. Дбайте про те, щоб вносити різноманітність у свою діяльність, чергуйте виконання довго- та короткочасних проектів, роботу поодинці та у співпраці.

18. Намагайтеся зробити свої робочі дні насиченими та втілювати свої плани в життя, для чого погоджуйте їх із планами інших людей.

При постановці мети на майбутній планований період потрібно знати, який час планувати досягнення конкретних результатів як у плані особистого життя, і кар'єри.

Отже, розрахуємо власний капітал часу.

Вихідні дані для розрахунку капіталу часу

Показник Умовне позначення Значення

Вік, років ПЛ 40

Пенсійний вік, років ВП 55

Число календарних днів на рік NK 365

Число робочих днів на рік NP 250

Тривалість робочого дня ТЧ 7

Число вільного годинника протягом робочого дня ТЗ 2

Число вихідних днів NB 115

Число вільного годинника протягом вихідного дня NC 10

Капітал особистого часу КЛ складається з капіталу робочого часу КР та капіталу вільного часу КС:

КЛ = КР + КС

Капітал робочого часу визначається як:

КР = (ВП - ПЛ) * NP * ТЧ = (55 - 40) * 250 * 7 = 26250ч

Капітал вільного часу:

КС = (ВП - ВЛ) * NР * ТЗ + (ВП - ВЛ) * NВ * NС = (55 - 40) * 250 * 2 +

+ (55 - 40) * 115 * 10 = 24750ч

Капітал особистого часу:

КЛ = 26250 + 24750 = 51000 год

Розрахунки показують, що я маю обмежений ресурс часу. У моєму розпорядженні всього 24 750 годин вільного часу. Набагато більше часу (26 250 годин) йде на роботу.

Що можна зробити за 26 750 годин? Все залежить від того, яку мету я переслідую. Це можна встановити методом інвентаризації цілей, тобто розібратися в тому, чого я бажаю.

Якщо підсумувати, що є основним у тайм-менеджменті?

Найголовніше – планування часу має увійти до звички. Як тільки це станеться, ви робитимете це так само, як чистити зуби вранці. Це стане невід'ємним обрядом. І ефективність зросте. Буде час, щоб зайнятися підвищенням професіоналізму, подумати над стратегіями, зайнятися собою. Це і є ціль. Якщо тайм-менеджмент не увійде до звички, результату не приноситиме. Він буде, але раз-по-раз. Нестабільно. Так само, як якщо сідати на дієту і правильно харчуватися 1-2 дні на тиждень, а потім відриватися. Ефекту не буде. Тут обов'язково має бути система. Крім того, необхідно постійно розвиватись у цьому напрямі: читати спеціальну літературу, відвідувати семінари та тренінги, практикувати нові техніки. Рекомендую почати знайомство з тайм-менеджментом з книг Гліба Архангельського та Стівена Р. Кові.

Час - найбезцінніший, найпомітніший ваш ресурс. Навчіться ним керувати, навчитеся ставити цілі, планувати справи, життя, щоб, якось озирнувшись назад, ви побачили свій радісно усміхнений Час, якого вам завжди і на все вистачатиме!

Успіхів у роботі!

Вітаю! Сьогодні поговоримо про тайм-менеджмент або ефективне управління часом та відповімо на питання, як усе встигати!

Людина є частиною соціуму. У кожного з нас є певні обов'язки перед самим собою, колегами та рідними. Деколи здається, що життя – це калейдоскоп однакових днів, з великою кількістю завдань, на вирішення яких постійно не вистачає часу. Якщо ви асоціюєте себе з білкою в колесі, тоді вам буде цікаво дізнатися про те, що часом можна ефективно керувати.

Що таке тайм-менеджмент або управління часом

Погляньте на багатих та успішних людей. Вони володіють великим бізнесом, керують величезною кількістю людей і знаходять час для відпочинку та сім'ї. «Як усі встигають успішні люди?» спитайте ви. Та все тому, що вони знають та володіють основами тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент – це вміння раціонально розподіляти свої ресурси. У перекладі з англійської означає «керування часом». Звичайно, люди не чарівники і не вміють повертати час назад, чи зупиняти його. Але ми можемо навчитися грамотно розподіляти щохвилини, щоб встигати виконувати всі поставлені завдання.
Девізом успішних тайм-менеджерів можна вважати вислів «Встигай більше, працюючи менше».

Кому буде корисний тайм-менеджмент

Люди мають різні потреби та різні обов'язки. Не варто думати, що проблема відсутності вільного часу – це проблема лише керівників та заможних людей. Насправді вчитися робити максимальну кількість справ у певний проміжок часу починають із дитинства.

Згадаймо хоча б розпорядок дня дитини. Напевно, у багатьох вдома висів плакат «Розклад уроків та розпорядок дня». Завдяки йому діти дотримуються режиму дня та дисциплінуються.

Якщо ви ставите питаннями: «Як працювати і встигати все робити по дому жінці з дитиною», «Як навчитися швидше все встигати і не втомлюватися», значить ці питання для вас актуальні, особливо якщо ви молода мама. Деякі представниці прекрасної статі встигають стежити за трьома дітьми, доглядають себе і чоловіка, а деякі не можуть впоратися навіть з однією дитиною.

Тому не варто думати, що тайм-менеджмент - це марна наука, яка в житті навряд чи стане вам у пригоді. Насправді, якщо ви навчитеся контролювати свій час, ви знайдете щастя та гармонію у всіх сферах життєдіяльності.

Історія тайм-менеджменту

Люди з давніх-давен намагалися максимально ефективно розподіляти свої трудові ресурси, тому ще в Стародавньому Римі філософ Сенека почав розподіляти витрачений час, на той, який він провів з користю і марний. Якщо відомий мислитель робив щось корисне, то такий час вважався добрим, марним – поганим.

Пізніше Сенека почав записувати, що коли він робив. Після цього проводив аналіз витраченого часу та оцінював його ефективність. Можна сміливо сказати, що він займався побудовою системи ефективного тайм менеджменту.
У ΧV столітті відомий італійський учений Альберті стверджував, що люди, які вміють користуватися своїм часом, завжди будуть успішними.

Вже в ΧΧ столітті було створено інститут праці, де працювало чимало відомих особистостей. Наприклад, біолог Любящев А.А. винайшов метод хронометражу. Його успішно і зараз застосовують на велику кількість підприємств, аналізуючи робочий час кожного фахівця.

Хронометраж дозволяє проаналізувати скільки часу необхідно людині для виконання певного завдання.

Основні складові тайм-менеджменту

Перед тим як розпочати вивчення основних правил тайм-менеджменту, необхідно знати, з яких частин він складається. Тобто, що необхідно буде робити, і завдяки чому ви навчитеся розподіляти свій час:

• Суворий облік всього часу;
• Оптимізація робочих часових ресурсів;
• Щоденне планування свого дня;
• Постійна мотивація.

Керувати своїм часом потрібно не тільки в робочі години, а й у період відпочинку. Це допоможе краще відновити свої сили, а також дасть можливість почуватися щасливою, самодостатньою та успішною людиною.

Не кожен громадянин нашої країни взагалі чув, що своїм часом можна вміло керувати. Відповідно про існування методики тайм-менеджменту багато хто навіть не підозрює. Але якщо людина все-таки зацікавилася і поверхово ознайомилася з мінімальною інформацією про це мистецтво, то вона відразу стає заручником багатьох страхів.
Розглянемо найпопулярніші страхи, пов'язані з тайм-менеджментом.

1. Ніхто не може керувати часом, тому життя йшло, і йтиме своєю чергою.Це неправильне твердження, адже ви самі є господарями своєї долі. Тільки від вас залежить, наскільки швидко буде виконано роботу і скільки залишиться часу для відпочинку та спілкування з друзями. Опанувавши корисні звички, які допомагають заощадити час, ви керуватимете не часом, а своїм життям;
2. Завдяки тайм-менеджменту доведеться більше працювати.Деякі люди дійсно бояться, що якщо у них з'явиться вільний час, то доведеться виконувати більше незапланованої роботи. Насправді тайм-менеджмент дозволяє оптимізувати всі процеси, і ви навряд чи встигнете зробити незаплановану роботу;
3. Дотримуючись правил тайм-менеджменту, можна перетворитися на робота.Багато хто думає про те, що якщо повністю розпланувати своє життя, то можна втратити всі людські радощі. Насправді тайм менеджмент не забирає час, а навпаки допомагає знайти зайву годину-дві, яку можна витратити на себе.

Принципи тайм-менеджменту або як усе встигати

Мистецтво управління своїм часом- Це досить складна наука, на вивчення якої може піти не один рік. Але ми постаралися виділити основні засади тайм-менеджменту, які допоможуть правильно організовувати день кожної людини.

Плануйте кожен свій день

Щодня перед сном намагайтеся виділити кілька хвилин, щоб у письмовій формі скласти план наступного дня.

Зробити це можна на аркуші паперу або демонстраційній дошці. Пропишіть кожну хвилину свого часу, не забуваючи про відпочинок та форс-мажорні обставини. Не забувайте достатньо часу надавати саме цим пунктам, адже ніхто не застрахований від непередбачених труднощів.

Свій план носите завжди із собою (якщо він записаний у блокнот або щоденник), періодично в нього подивляйтеся і перевіряйте, чи вкладаєтеся ви у відведений час. Викреслюйте або стирайте виконані пункти. Так ви відчуватимете самозадоволення від виконаної роботи.

Ставте собі за мету

Кожна людина має мрію, яка перетворюється на певну мету. Людям, які ставлять собі певні завдання і знають заради чого вони працюють, легше досягти бажаного.

Наприклад, якщо ви звичайний середньостатистичний офісний працівник, але ставите собі за мету бути керівником, тоді необхідно здобути відповідну освіту, добре себе зарекомендувати перед начальством і якісно виконувати свою роботу. У такому разі у вас є великі шанси просунутися кар'єрними сходами. Можливо, у майбутньому ви . І в ідеалі, запровадьте стандарт корпоративного тайм-менеджменту у своїй організації. Головне дійсно цього хотіти і не сидіти склавши руки.Спочатку подумайте, чого саме ви хочете. Ваша мета має бути конкретною, досяжною, актуальною, вимірною та обмеженою часовими рамками. Не потрібно мріяти про те, що живучи в глибинці та працюючи на невеликому заводі, ви за кілька років зможете стати президентом. Ставте перед собою реальні цілі та йдіть до заповітної мрії.

Навчіться фіксувати свій план дій

Про важливість складання планів ви знаєте, тепер давайте разом розглянемо, як грамотно розпланувати свої справи.

Допоможе нам у цьому діаграма Ганта. Це, на перший погляд, важкий метод, з яким не впорається кожен. Але насправді все досить просто. Роботу цього розглянемо з прикладу.

Вам необхідно збудувати будинок. Ви прописуєте всі етапи будівництва (проектування, закладення фундаменту, наземні, оздоблювальні роботи і т. д.) Після чого дані заносите в таблицю і вказуєте терміни та черговість їх здійснення Деякі дрібні процеси, виконання яких не впливає на якість робіт, можна поєднати, тим самим скоротивши час на їх виконання.

Складання такої діаграми дозволяє наочно пояснити масштабність робіт, що виконуються, завдяки чому працівники включаються в процес швидше.

Розставляйте пріоритети

Для досягнення поставленої мети кожній людині доводиться виконувати низку завдань різного ступеня важкості. Тому потрібно навчитися розставляти пріоритети та виділяти найважливіші процеси.

Для того, щоб правильно розпланувати свій день, можна скористатися нескладним принципом. Він називається спосіб "АБВГД".
Його суть полягає у наступному. Ви складаєте план на день, починаючи з найважливіших справ. Тобто, під літерою «А» ми маємо на увазі виконання найважливішого процесу, під «Б» менш важливого, «В» не дуже важливе і т.д.

Виконання найскладніших і важливих завдань необхідно запланувати на ранок, або найпродуктивніший для вас період. Справа в тому, що якщо найважче завдання відразу не виконати і постійно відкладати її рішення на потім, то почуття невиконаного обов'язку емоційно на вас давитиме. Відомий фахівець у галузі активного тайм-менеджменту Б.Трейсі радить підходити до вирішення подібних питань жорстко та однозначно. Він є автором методу тайм-менеджменту «Сніданок жабою», яким успішно користується величезна кількість людей.

Його суть полягає у наступному. Ви виконуєте найважчі та трудомісткі завдання («жаби») насамперед. Це необхідно для того, щоб ви встигли зробити всі заплановані справи, а ваше емоційне тло, протягом усього дня, залишалося в нормі.

Логічним продовженням методу із жабою є принцип чи закон Парето. Він свідчить, що 20% усіх прикладених нами зусиль дають результат у 80%, а решта 80% зусиль результативні лише на 20%.

Саме тому основним завданням кожного є виявити найефективніші 20% та сконцентруватися на їх виконанні.
Є ще один метод, який допомагає розставити усі пріоритети. Називається він "Матриця Ейзенхауера". Відомий успішний політичний діяч славився своєю практичністю. Він поділяє всі свої справи на 4 категорії:

• Термінові та важливі. Ці відносини необхідно виконувати насамперед. Через свою важливість їх не варто доручати іншим. Якщо ви будете затягувати з виконанням таких завдань, це може спричинити негативні наслідки в майбутньому;
• Важливі, але не термінові. Зверніть увагу саме на цей пункт. Саме з цієї категорії завдань можна виконувати планування. Але не варто відкладати їх виконання надовго, тому що ці справи можуть перейти до пункту термінові та важливі;
• Термінові, але не дуже важливі. Такі справи здебільшого забирають багато часу, тому саме їх можна делегувати, тобто перепоручити комусь;
• Неважливі та нетермінові. Їх краще взагалі викреслити зі списку, щоби не витрачати свій час.
  Спробуйте і ви використовувати ці методи, і вже за кілька днів зрозумієте, наскільки вони є дієвими.

Фокусуйтеся на головному та навчитеся делегувати

Кожна людина має величезну кількість справ, які потрібно зробити протягом дня. Деякі з них можуть зайняти кілька хвилин, а деякі вимагають декількох годин. Намагайтеся за всі важкі і важливі справи братися самостійно, а менш важливі доручати іншим людям.

Наприклад, якщо в сім'ї ніхто, крім мами, не вміє готувати борщ, а крім обіду необхідно ще витерти пил і скласти іграшки, то раціонально доручитиме прибирання дітям або татові, тоді коли мама готуватиме обід. За такого розкладу всі нагодовані, а квартира прибрана.

Або інший приклад, якщо ви щодня заробляєте кілька тисяч рублів на день і у вас потік кран, то легше доручити ремонтні роботи сантехніку і заплатити йому кілька сотень, тоді як ви за цей час заробите в кілька разів більше.
Освойте принципи делегування, т. е. не бійтеся перекладати інших частину своїх обов'язків.

Аналізуйте прожитий період та створюйте свої особисті правила тайм-менеджменту

Періодично озирайтесь назад і намагайтеся аналізувати прожитий період. Звертайте увагу, наскільки раціонально ви витрачали час, як швидко досягли поставленої мети, які труднощі при цьому зустрічалися на вашому шляху і т.д.
Регулярно аналізуйте своє життя і відзначайте те, з якою швидкістю воно рухається, чи ви повністю задоволені своїми діями.
Спираючись на основні принципи тайм-менеджменту, створюйте свої правила, які допомагають вам оптимізувати тимчасові ресурси та відчувати себе щасливою та успішною людиною.

Не забувайте відпочивати

Плануйте свій відпочинок як одне з головних завдань. Саме від того, наскільки добре ви відновили свої сили, залежить якість і швидкість роботи, що виконується. Не нехтуйте сном. Сон дорослої людини повинен становити щонайменше 8 годин на добу. Інакше депресія та занепад сил вам гарантовані, а це головні вороги продуктивної роботи.

Не забувайте спілкуватися з друзями та близькими. Не закидайте свої хобі та захоплення. Приємне проведення часу сприяє розслабленню людини і робить її життя більш яскравим.

Розплануйте свій наступний день

Лягаючи спати, намічайте завдання, які ви хотіли б завтра здійснити. Краще записати всі пункти, щоб нічого не проґавити, адже людина не робот і їй властиво забувати деякі дрібниці.

Плануванням краще займатися у вечірній час. Тобто ви ввечері сьогодення продумуєте наступний. Це дозволяє суттєво оптимізувати тимчасові ресурси, простіше кажучи, ви грамотно розподіляєте свій час.

Останній день

Намагайтеся щодня проживати як останній. Не відкладайте виконання важливих справ. Справи, на які постійно не вистачає часу, іноді так і залишаються в планах, тобто нереалізованими. Тому наскільки можна максимально викладайтеся протягом кожного дня. Завдяки цьому у вас не буде накопичуватися маса рутинної та нецікавої роботи.

Фільтруйте інформацію

Вивчаючи певну інформацію в інтернеті чи друкованих виданнях, намагайтеся виділяти головні аспекти статті та «пробігати» поглядом саме з них. Дуже часто інформація, що надається, переповнена різною рекламою, або надлишками міркувань авторів, тобто «водою». Навчіться читати «через рядок», це суттєво заощадить ваш час.

Пожирачі часу

Дуже багато часу сучасні люди витрачають на перегляд абсолютно не потрібної інформації в соц. мережах та інших інтернет-ресурсах, а також на марні розмови по телефону.

Адже час – це той ресурс, який не можна заповнити. Для того щоб зрозуміти, наскільки воно вам дорого порахуйте, скільки приблизно ви заробляєте протягом години. А тепер подумайте, скільки часу та грошей ви даремно втрачаєте. Навіть якщо не переводити все це в грошовий еквівалент, подумайте, що замість порожньої балаканини по телефону можна було почитати книжку дитині, або пограти з нею. А це набагато корисніше і принесе більше задоволення.

Звичайно, ізолюватися від усіх та припинити спілкування з друзями це теж не вихід. Але спробуйте мінімізувати спілкування із справді непотрібними людьми. Навчіться їм говорити "Ні".

Проаналізуйте звички та виявіть саме своїх «пожирачів часу». Поступово позбавляйтеся їх, навчайтеся.

Концентрація на виконанні однієї справи

Намагайтеся не братися за виконання кількох справ одночасно.Так ви розпилюватимете свої сили, а увага буде розсіяною. Ви довше виконуватимете кожен процес. Візьміть одну справу і виконайте її повністю, потім приступайте до наступного.

Історія знає деяких людей, які могли робити кілька справ одночасно (наприклад, Юлій Цезар), але вони лише виняток із правил.

Але є такі процеси, які можна і потрібно поєднувати. Наприклад, їзда у громадському транспорті у більшості людей займає багато часу. Чому б у цей час не зайнятися самоосвітою. Адже можна прослухати аудіокнигу або прочитати цікавий журнал.

Експерти радять не хапатись за все. Краще повільно та впевнено йти до поставленої мети, якісно виконуючи кожне завдання.

Вивчіть свій біологічний годинник

Ритм життя в кожної людини індивідуальний. У когось пік активності припадає на ранковий годинник, а хтось спить до обіду, а надвечір починає працювати. Тільки ви самі знаєте, коли у вас підйом сил і найвища працездатність. Саме в цей період і постарайтеся виконувати максимальний обсяг заздалегідь спланованої роботи. Робіть це одночасно.

Упорядкуйте робоче місце

У всіх успішних людей можна побачити ідеальний порядок на їхньому робочому місці. Це як звичайного столу, і робочого столу ПК. Ви коли-небудь помічали, скільки витрачаєте свого часу на пошук якогось документа? Вчені підрахували, що люди, які мають безлад на своєму робочому місці, витрачають 30% часу на пошук необхідного документа, інструменту тощо.
Наведіть порядок, утилізуйте непотрібні папери, позбавтеся сміття. Завдяки цьому ви почуватиметеся комфортно, а працездатність підвищиться.

Окреме робоче місце

Якщо ви працюєте в домашніх умовах і вважаєте, що все житло – це робоче місце, то ви глибоко помиляєтесь. Поки ви працюєте, вас може відволікати безліч дрібниць. Постарайтеся облаштувати свій куточок, де зберігатимуться всі ваші речі, необхідні робочого процесу.

Наприклад, якщо ви займаєтеся пошиттям одягу вдома, то не варто розкидати швейне приладдя по всій квартирі. Пошук необхідної дрібниці займе багато часу. Облаштувавши своє робоче місце, ви позбавите себе додаткових прибирань і постійних пошуків.

Книги про тайм-менеджмент або управління часом

Якщо ви серйозно вирішили змінити своє життя і хочете більше дізнатися про тайм-менеджмент, тоді вам буде корисно прочитати наступні книги. Вони є працями відомих фахівців у цій галузі та користуються великою популярністю:

1. «Господар часу», автор Євген Попов.
2. «Екстремальний тайм-менеджмент», автори Микола Мрочковський та Олексій Толкачов.
3. «Як упорядкувати справи чи Мистецтво продуктивності без стресу», автор Девід Ален.
4. «Тайм Драйв», автор Гліб Архангельський.
5. «Результативний тайм-менеджмент», «Залиште гидливість, з'їжте жабу», «Керуйте своїм Часом», автор Брайан Трейсі.
6. "Час - гроші", автор Метью Едлунг.
7. "Тайм менеджмент. Мистецтво планування та управління своїм часом та своїм життям», автор Джулія Моргенстерн.
8. "Інтегрований тайм-менеджмент", автор Стів Прентіс.
9. «Як встигати жити та працювати», автори Дон Аслетт та Керол Картаіно.
10. "Ваш час - у Ваших руках", автор, Лотар Зайверт.
11. "Жорсткий тайм-менеджмент", автор Ден Кеннеді.
12. "Мистецтво встигати", автор Алан Лакейн.
13. "Повний порядок. Понеділок план боротьби з хаосом на роботі, вдома і в голові», автор Реджіна Лідс.
14. «Працюй менше, встигай більше. Програма персональної ефективності», автор Кері Глісон.

Висновок

Якщо вам здається, що організувати свій день, використовуючи поради тайм-менеджменту, у вас не вийде, то ви глибоко помиляєтеся. Звичайно, будь-яке починання вимагає дисципліни та самоконтролю, але ви швидко «втягнетесь» у цей процес і почнете отримувати від нього задоволення.

Головне, не кидати розпочате. Постарайтеся протриматися 30 - 40 днів, після чого планування дня перетвориться на гарну звичку, без якої ви просто не зможете жити.

Навчіться правильно розподіляти свій час. Тоді ви встигатимете не тільки працювати, а й відпочивати, спілкуватися з близькими і розважатися з друзями.

Як відповісти на такі запитання на співбесіді: Як ви керуєте своїм часом? Як ви плануєте свій робочий день? Які техніки та методи ви використовуєте у плануванні? Наведіть приклади того, як ви використовуєте навичку тайм-менеджменту, щоб успішно впоратися з поставленим завданням.

Усі відповіді на ці запитання ви дізнаєтесь, прочитавши цю статтю.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм менеджмент— це сукупність знань, умінь та навичок, завдяки яким людина вміє розставляти пріоритети, точно планує свій час, тим самим підвищуючи свою особисту продуктивність в організації свого робочого часу.

«Поки ви не можете керувати своїм часом, ви не зможете керувати нічим іншим» Пітер Друкер

1. Перфекціонізм
2. Прокрастинація
3. Нестача знань
4. Відсутність необхідних інструментів та ресурсів

1. Перфекціонізмдуже ускладнює виконання завдань точно вчасно. Багато хто вважає, що ця якість є сильною стороною, однак саме постійне прагнення до досконалості та незадоволеність отриманими результатами є однією з причин неефективного використання часу. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», ви заощаджуєте значні ресурси для інших справ. Є такий вислів: «перфекціонізм — це зло», звичайно, все це досить відносно і в кожній окремій ситуації можна по-різному оцінювати цю характеристику особистості, проте, безперечно, в рамках тайм-менеджменту: пефрекціонізм — це ЗЛО!

2. Прокрастинація- Постійне відкладання справ на потім, небажання виконувати певні обов'язки. У лексиконі співробітників, що прокрастинують, домінує слово «ЗАВТРА». Про таких людей, дуже добре сказав Стів Джобс: «Бідний, невдалий, нещасливий і нездоровий це той, хто часто використовує слово «завтра».

Позбавити вас перфекціонізму та прокрастинації я не зможу, моя мета — дати знання, надати кращі техніки та методики, познайомити з ресурсами та інструментами для оволодіння навичкою тайм-менеджменту. А використовуватимете ви отриману інформацію чи ні — все залежить виключно від вашого бажання. Однак після прочитання цієї статті ви вже ніколи не будете колишніми.

Спочатку пропоную визначити свої навички управлінням часом. Пройдіть

Когнітивний дисонанс у тому, що з одного боку, ми можемо управляти часом, як таким. Адже саме час ми не можемо контролювати і здається, що саме час керує нами, а не ми. Ми звикли сприймати час як щось вічне та безмежне. Здається, його завжди багато. З іншого боку, час — це один із найцінніших ресурсів, які є у всіх нас. Важливо розуміти, що час має свої межі, щодня — це посудина певної місткості, яку ви наповнюєте справами. Можна заповнити його непотрібними справами, а можна заповнити справами, які працюють на ваші завдання і ведуть вас до кінцевої мети.

Ми можемо керувати собою, як ми плануємо свій день, і як ми витрачаємо свій робочий час. Розумне, продуктивне та економне використання цього ресурсу є важливою складовою оцінки співробітника.

Ефективність використання часу можна досягти двома способами:

1. Досягнення значних результатів з допомогою економії часу. Це означає, що ви вмієте вимагати виконання завдання за мінімальний час.
2. Ефективне планування робочого часу дозволить скоротити кількість та обсяг виконуваних вами справ.

У цій статті я зробила дайджест шести найкращих технік управління часом. З їх допомогою ви зможете навчитися планувати та контролювати ваші пріоритетні завдання щодня.

Як навчитися керувати своїм часом?

6 найкращих методів тайм-менеджменту:

1. Принцип Парето
2. Матриця Ейзенхауера
3. Інтелект-картки або Mind maps
4. Піраміда Франкліна
5. Метод АБВГД
6. Спочатку з'їжте жабу

1. Принцип Парето

Принцип Парето говорить, що невелика частка причин, докладених зусиль і коштів, що вкладаються, відповідає за велику частку результатів. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році і з тих пір підтверджувався кількісними дослідженнями в різних сферах життя:

20% зусиль дають 80% результатів

Принцип Парето у сфері тайм-менеджменту може бути сформульований так: приблизно 20% зусиль та часу достатньо, щоб отримати 80% результату.
Як саме визначити, які зусилля достатньо витратити на отримання хорошого результату? Уявіть, що ви шукайте відповіді на питання, що вас цікавлять, у книзі. Згідно з принципом, 80% потрібної вам інформації ви знайдете в 20% обсягу тексту. Якщо ви точно знаєте, що саме вас цікавить, ви зможете швидко перегорнути книгу та уважно прочитати лише окремі сторінки. Таким чином, ви заощадите 80% свого часу.

2. Матриця Ейзенхауера

Напевно, це найвідоміша на сьогодні концепція тайм-менеджменту, яка дозволяє виокремлювати пріоритети. Дана методика, створення якої приписують американському генералу Дуайту Ейзенхауеру, дозволяє розсортувати відносини одночасно і з їхньої терміновості, і з їхньої важливості. Усі розуміють, що за один проміжок часу можна виконати лише обмежену кількість завдань. Іноді без шкоди для роботи лише одну. І щоразу нам доводиться вирішувати, ЯКУ Ж САМЕ? Американський президент Дуайт Ейзенхауер мав звичай, плануючи свої справи, сортувати їх за кількома важливими категоріями.
Відповідно до так званої матриці Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох типів, позначених на схемі.

Матриця Ейзенхауера

Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на ваш бізнес. А терміновість – одночасно двома факторами: по-перше, наскільки швидко треба виконати цю справу, по-друге, чи прив'язано виконання цієї справи до конкретної дати та конкретного часу. Саме важливість та терміновість, що розглядаються разом, впливають на розміщення пріоритетів.

Розглянемо докладніше, які відносини можна зарахувати до кожного з чотирьох типів.

Тип I: «важливе та термінове».
Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для вашого бізнесу (наприклад, оновлення ліцензій, надання податкових звітів тощо). Певна частка таких справ неминуче буде присутня у житті кожної людини. Проте завдяки завчасній підготовці (справи Типу II – «важлива, але не термінова») можна запобігти виникненню багатьох криз (наприклад, шляхом вивчення законодавства, налагодження добрих взаємин із впливовими людьми).

Також це можуть бути проекти з терміном виконання, що «горить», невідкладна. Наприклад, відвідати лікаря через проблеми зі здоров'ям, здати до журналу статтю до жорсткого терміну чи оформити звіт за підсумками дослідження. Тут у нас немає вибору. Справи цієї групи треба виконувати і точка. Інакше будуть серйозні проблеми.

Тип II: "важливе, але не термінове".
Це справи, орієнтовані майбутнє: навчання, вивчення перспективних напрямів розвитку бізнесу, вдосконалення устаткування, відновлення здоров'я та працездатності. Справи, що ведуть до вашої стратегічної мети. Наприклад, вивчити іноземну мову, щоб перейти працювати в іншу, більш перспективну організацію. Також це профілактика проблем – підтримувати себе у добрій фізичній формі. На жаль, такими справами ми часто нехтуємо, відкладаємо їхнє рішення у довгу скриньку. У результаті – мова так і не вивчена, доходи не зростають, а скорочуються, здоров'я – ні до біса. Ці справи мають цікаву особливість – якщо ними довго нехтувати, то вони переходять у розряд Важливі — Термінові. Адже якщо хоч раз на рік не з'являтися у стоматолога, то рано чи пізно терміновий візит до нього стане неминучим.

Тип III: "не важливе, але термінове".
Багато хто з цих справ насправді не приносить великої користі в житті. Ми робимо їх тільки тому, що вони на нас впали (тривала телефонна розмова або вивчення реклами, що прийшла поштою), або через звичку (відвідування виставок, на яких вже немає нічого нового). Якраз та сама щоденна рутина, яка забирає в нас безліч часу і сил.

Тип IV: "не важливе і не термінове".
Це всілякі способи «вбивання часу»: зловживання спиртним, «легким читанням», переглядом кінфоільмів тощо. буд. друзями – справами дуже важливими). ​​Це «моль», що поїдає наш час.

Оскільки ви прагнете успіху вашого бізнесу, ви насамперед намагаєтеся виконати справи, визначені вами як «важливі» – спочатку «термінові» (тип I), а потім «нестрокові» (тип II). Час, що залишився, можна приділити справам «терміновим, але не важливим» (тип III).
Слід наголосити, що основна частина робочого часу співробітника повинна йти на справи «важливі, але не термінові» (тип II). Тоді буде запобігти багато кризових ситуацій, а виникнення нових можливостей розвитку бізнесу вже не буде для вас несподіваним.

Коли ви тільки починаєте користуватися запропонованою системою для встановлення пріоритетів, швидше за все, ви захочете віднести багато з цих справ до «важливих». Однак, набуваючи досвіду, ви більш точно оцінюватимете важливість тієї чи іншої справи. Щоб навчитися користуватися системою визначення пріоритетів, знадобиться певний час. Де його взяти? Швидше за все, ви віднесете роботу з освоєння прийомів управління своїм часом до справ «важливим, але не терміновим».
За образним висловом Стівена Кові (автор міжнародного бестселера «Сім навичок високоефективних людей»), треба знайти час, щоб «заточити пилку», тоді й заготівля дров піде швидше.

Притча

Якийсь чоловік побачив у лісі дроворуба, який насилу рубав дерево зовсім тупою сокирою. Чоловік запитав його:
— Шановний, чому б вам не наточити вашу сокиру?
— У мене немає часу точити сокиру – я мушу рубати! - Простогнав дроворуб ...

Тому потрібно «вольовим чином» виділяти на планування своїх занять певний час, відмовившись від виконання менш важливих справ. Якщо ви зумієте це зробити, то завдяки новим умінням наступного разу зможете вивільнити ще більше часу і використовувати його, щоб ще чогось навчитися. Так, завдяки рішучості підвищувати ефективність своєї роботи, ви поступово звільнятимете час для розвитку своєї особистої продуктивності.

Критерії виділення пріоритетів
Зазвичай, оцінюючи важливість тієї чи іншої справи, ми вважаємо важливими передусім ті справи, які треба зробити терміново (або вчора). Накопичення невиконаних справ та обіцянок створює проблеми у вашої компанії, а також породжує особисто у вас неприємні почуття. Саме з такими «терміновими» справами ми прагнемо розправитися насамперед. Але фактор терміновості не повинен бути єдиним під час написання списку справ та визначення порядку їх виконання.
Досвід показує, що виконання (або невиконання) багатьох термінових справ не сильно впливає на ваш бізнес, водночас є багато нетермінових справ, які можуть закласти основу успіху в майбутньому. Тому, крім терміновості, необхідно враховувати, наскільки та чи інша справа впливає на успіх бізнесу, тобто визначити та враховувати його важливість.

3. Інтелект-картки або Mind maps

Це розробка Тоні Бьюзена – відомого письменника, лектора та консультанта з питань інтелекту, психології навчання та проблем мислення. Також зустрічаються такі переклади словосполучення "Mind maps", як "Ментальні карти", "Мисливські карти", "Карти розуму".

Інтелект-картки- Це метод, що дозволяє:

Ефективно структурувати та обробляти інформацію;
мислити, використовуючи свій творчий та інтелектуальний потенціал.

Це дуже гарний інструмент для вирішення таких завдань як проведення презентацій, прийняття рішень, планування свого часу, запам'ятовування великих обсягів інформації, проведення мозкових штурмів, самоаналіз, розробка складних проектів, власне навчання, розвиток і т.д.

Області застосування:
1. Презентації:
за менший час ви даєте більше інформації, при цьому вас краще розуміють та запам'ятовують;
проведення ділових зустрічей та переговорів.

2. Планування:
управління часом: план на день, тиждень, місяць, рік…;
розробка складних проектів, нового бізнесу.

3. Мозковий штурм:
генерація нових ідей, творчість;
колективне вирішення складних завдань.

4. Прийняття рішень:
чітке бачення всіх «за» та «проти»;
більш виважене та продумане рішення.

4. Піраміда Франкліна

Це готова система планування, яка допомагає правильно розпорядитися своїм часом і досягти поставленої мети. Бенджамін Франклін (1706-1790) – амер. політ. діяч. Б. Франкліна відрізняла фантастична працездатність та унікальна цілеспрямованість. У віці двадцяти років він склав план досягнення мети на все життя вперед. Протягом усього життя він дотримувався цього плану, чітко плануючи щодня. Його план досягнення цілей отримав назву «піраміда Франкліна» і виглядає приблизно так:

1. Фундаментом піраміди є основні життєві цінності. Можна сказати, це відповідь на запитання: "З якою місією ви прийшли в цей світ?" Що ви хочете отримати від життя? Який слід на Землі хочете залишити після себе? Існує думка, що не набереться і 1% людей, які живуть на планеті, які б про це замислювалися серйозно. Іншими словами, це вектор спрямування руху до своєї мрії.

2. На основі життєвих цінностей, кожен собі ставить глобальну мету. Ким він хоче стати в цьому житті, чого планує досягти?

3. Генеральний план досягнення цілей – це фіксація конкретних проміжних цілей на шляху досягнення глобальної мети.

4. План на три, п'ять років називається довгостроковим. Тут важливо визначитись із точними термінами виконання.

5. План на місяць, а потім і на тиждень – це короткостроковий план. Чим продуманіше він буде, чим частіше ви його аналізуватимете і коригуватимете, тим ефективнішою буде робота.

6. Останній пункт у плані досягнення цілей – це план щодня.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» є ефективним способом розміщення завдань з пріоритетності, який ви можете застосовувати щодня. Цей метод простий і настільки ефективний, що здатний, за умови регулярного та грамотного використання, звести вас до рангу найпродуктивніших і найпродуктивніших людей у ​​вашій сфері діяльності.
Сила методу у його простоті. Ось як він працює. Ви починаєте зі складання переліку всього, що вам належить зробити протягом наступного дня. Думайте на папері.
Після цього ви ставите літеру А, Б, В, Р чи Д перед кожним пунктом вашого списку.

Завдання типу «А»визначається як щось, що має цьому етапі найважливіше значення, щось, що ви повинні зробити, інакше ризикуєте зіштовхнутися з серйозними наслідками. Завданням типу "А" може стати візит до важливого клієнта або написання звіту для начальника. Дані завдання є справжніми, зрілими «жабами» вашого життя.
Якщо перед вами стоїть більш ніж одне завдання типу «А», ви оцінюєте їхню пріоритетність, позначаючи А-1, А-2, А-3 і т. д. Завдання А-1 є найбільшою і потворною «жабою» з усіх , з якими вам належить впоратися.

Завдання типу «Б»визначається як та, яку слід було б виконати. Проте наслідки у разі її виконання чи невиконання є досить м'якими. Такі завдання являють собою не більше ніж «головастиків» вашого життя. Це означає, що, не зроби ви відповідну роботу, хтось виявиться незадоволеним або поставленим у невигідні умови, однак у будь-якому разі за ступенем важливості зазначені завдання та близько не відповідають завданням типу «А». Дзвінок з не дуже термінового питання або перегляд електронної пошти, що накопичилася, могли б скласти сутність завдання типу «Б».
Правило, якого ви повинні дотримуватися, свідчить: ніколи не приступайте до завдання типу "Б", поки у вас залишається незавершеною завдання типу "А". Ніколи не дозволяйте «головастикам» відволікати вас, поки велика «жаба» чекає своєї долі бути з'їденою!

Завдання типу «В»визначається як щось, що було б чудово зробити, але від чого не слід очікувати жодних наслідків, чи зроби ви це чи ні. Завданням типу «В» може стати дзвінок другові, філіжанка кави, обід з колегою або будь-яка особиста справа, здійснена в робочі години. Подібного роду «заходи» не надають ніякого впливу на вашу роботу.

Завдання типу "Г"оцінюється як робота, яку ви можете доручити комусь іншому. Правило в даному випадку говорить, що ви повинні доручати іншим все, що їм під силу, тим самим вивільняючи собі час на завдання типу «А», які ви і тільки ви можете виконати.

Завдання типу «Д»є роботу, яку можна зовсім видалити з вашого переліку справ. Це може бути завдання, що мало насамперед значення, але тепер втратила актуальність як для вас, так і для інших. Нерідко це робота, яку ви робите день у день або просто за звичкою, або знаходячи у її виконанні задоволення.

Після того, як ви застосували метод «АБВГД»до свого переліку справ на день, ви повністю організували свою роботу та підготували ґрунт для того, щоб важливіші справи виконувались швидше.

Найважливішою умовою для того, щоб метод «АБВГД» дійсно працював на вас, є дотримання наступної вимоги: приступати до виконання завдання А-1 без зволікання і потім працювати над нею, доки вона не буде повністю завершена.Пустіть у хід силу волі, щоб почати і продовжувати роботу над найголовнішим для вас завданням на даний момент. Беріться за свою найбільшу «жабу» і «їжте» її не відриваючись до останнього шматочка.
Вміння проаналізувати свій перелік справ на день і виділити завдання А-1 стане відправною точкою для досягнення істинно великого успіху у вашій діяльності, підвищить вашу самооцінку, наповнить повагою до себе та почуттям гордості за свої досягнення.
Коли ви придбаєте звичку повністю концентруватися на своїй найважливішій справі, тобто задачі А-1, — іншими словами, на з'їданні головної своєї «жаби» — ви навчитеся робити вдвічі, а то й утричі більше, ніж люди, що вас оточують.

6. Спочатку з'їжте жабу

Перехід від тяжкого до легкого

Ви, мабуть, чули таке запитання: «Як ви з'їли б слона?» Відповідь, зрозуміло, така: «По шматочках». А як би ви з'їли свою найбільшу і гидку «жабу»? Тим же манером: ви б розбили її на конкретні покрокові дії і почали б із самого першого.

Почніть свій робочий день із найважчого завдання і виконайте його так швидко, як тільки ви можете. Вам допомагатиме усвідомлення того, що у вас ще багато справ, а час робочого дня обмежений. Виконання найскладнішої справи насамперед дасть вам величезне почуття задоволення. Використовуйте це правило щодня і ви побачите, який заряд енергії ви отримуєте та як ефективно проходить ваш робочий день. Постійне відкладання проблемного завдання на кінець дня, призводить до того, що ви все одно думатимете про це завдання весь день, і це заважатиме вам фокусуватися на виконанні інших завдань! Спочатку з'їжте жабу, а потім приступайте до поїдання слона частинами!

Інструменти планування часу

Наперед плануйте кожен свій день.
За допомогою планування ми переносимо
майбутнє в даний час і тим самим маємо
можливість зробити що-небудь
щодо нього вже зараз

Алан Лейкін

Основні покоління «планувальників»
Відомі сьогодні технології та засоби організації робочого часу можна розділити на кілька поколінь – відмінності тут у принципах фіксації інформації та техніки використання.

До XX століття планування робочого часу здійснювалося за допомогою примітивних методів: записки на згадку, списки справ тощо. На початку минулого століття разом з розвитком бізнесу широко поширилися нові інструменти, що полегшують роботу з планування часу менеджера.
Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла ще в XIX столітті і матеріалізувалась у вигляді перекидного календаря у 1870 році. Щодня відводилася одна сторінка календаря, де вказувалися число, день, місяць і рік. Наявність вільного місця для записів дозволяло робити необхідні нотатки: переговори, наради, витрати, зустрічі. Майже сторіччя перекидний календар був основним інструментом планування часу для управлінців.

Результатом удосконалення перекидного календаря стали щоденник та тижневик. Щоденник – це перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокнота різного формату. Щоденник можна було брати із собою на наради та у відрядження.
Ще зручнішим для керівника виявився тижневик, у якому була можливість планування робочого тижня та дня, контролю виконання записаних справ, аналізу витраченого часу (оскільки з'явилася годинна розбивка робочого дня), швидшого пошуку інформації (адже тепер вона групувалася за 52 тижнями, а не по 365 днів). У 80-х роках тижневики практично витіснили перекидні календарі та набули настільки широкого поширення, що стали елементом ділового стилю підприємств.

Дизайнерська ідея поєднати в одному зручному інструменті календар, блокнот і телефонну книжку вдало матеріалізувалася ще 1921 року у вигляді «організатора» (англ. organizer). Подальше вдосконалення інструменту здійснювалося за рахунок зміни формату, дизайну, якості паперу та зовнішнього оздоблення. Тут в одному інструменті були поєднані накопичувачі інформації та технічні засоби (календар, блокнот, адресна та телефонна книжка, візитниця, ручка, мікрокалькулятор). При цьому була відсутня чітка класифікація та систематизація записів.

Знаменитий «тайм-менеджер» було створено Данії 1975 року. У ньому реалізувалася ідея цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій («ключових задач») та технології реалізації глобальних заходів («слонових завдань»). При цьому використання «тайм-менеджера» виявилося прийнятним лише для організованих та дисциплінованих за вдачею людей, до того ж були потрібні значні фінансові витрати на навчання та придбання.
Проте назва цього різновиду «організатора» – «тайм-менеджер» – стала номінальною і позначає сьогодні загальний підхід до активного використання часу як управлінського ресурсу.

Розвиток НТП в останні десятиліття призвело до створення принципово нових з технологічної точки зору електронних інструментів планування часу: електронної записника, різних сервісних програм ПК, мобільних телефонів, смартфонів тощо.

Найкращі сучасні технології управління часом:

1.Trello - це безкоштовний веб-додаток для управління проектами у невеликих групах. Trello дозволяє продуктивно працювати у більш тісній співпраці. Trello — це дошки, списки та карти, які дозволяють організувати всі справи та розставити пріоритети проектів у веселій, гнучкій та легко змінюваній формі.

2. Evernote - веб-сервіс та набір програмного забезпечення для створення та зберігання нотаток. Як нотатка може бути фрагмент форматованого тексту, веб-сторінка повністю, фотографія, аудіофайл або рукописний запис. Нотатки також можуть містити вкладення з файлами іншого типу. Нотатки можна сортувати за блокнотами, присвоювати їм мітки, редагувати та експортувати.

Є така професія – працювати 24 години на добу, без вихідних та відпусток. Називається "керівник". Починаючи власну справу, ми присвячуємо йому весь свій час, контролюємо кожну дрібницю. Але коли бізнес масштабується та зростає, це стає реальною проблемою.

Ось як цю проблему вирішує молодий бізнесмен Ігор.

У своєму магазині оргтехніки він виконує безліч функцій: від розробки стратегії розвитку до особистої участі у продажу та закупівлі. Помітивши, що часу на відпочинок та сім'ю залишається дедалі менше, а ефективність роботи знижується, Ігор вирішує змінити правила гри.

Синдром мікроменеджменту

Головна проблема Ігоря в тому, що він прагне контролювати кожну дрібницю, особисто брати участь у ухваленні всіх рішень.

Ця недуга називається мікроменеджмент. Він краде час Ігоря, а його співробітників перетворює на безініціативних підлеглих.

Щоб позбавитися цієї звички, Ігореві необхідно:

• Пояснити ситуацію співробітникам, щоб ті зупиняли його, коли він наступного разу знову вирішить проконтролювати вибір ручок для переговорної.
• Навчитися довіряти підлеглим, а не нав'язувати одразу свій спосіб вирішення проблем.
• Освоїти навички ефективного делегування, щоб використати потенціал співробітників по максимуму.

Цезар у кожному з нас

Нових завдань ніколи не чекають, коли Ігор розбереться зі старими. Він намагається вирішувати їх у порядку надходження, тобто все одразу. Це призводить до роботи у постійному режимі багатозадачності.

Проте вже давно відомо, що ця звичка не робить нас продуктивнішими. Ми марнуємо до 40% часу, намагаючись поєднати несумісні справи.

Наш мозок не в змозі зосередитися відразу на кількох завданнях, увага ділиться між ними і жодна не виконується повною мірою. А рівень стресу зростає.

Втомившись робити сто справ одночасно, Ігор вирішує, нарешті, планувати робочий день заздалегідь і навчитися концентруватися на поточному завданні.

Планувати день за блоками

• Щодня приділяти хвилин по 20 на список To-Do та пріоритезацію завдань у ньому. Це старий всім відомий інструмент тайм-менеджменту, але він реально працює і підвищує продуктивність. Ігор, що надходять, фіксує в Evernote, розставляючи пріоритети за допомогою тегів: робота, яку потрібно зробити «1-тепер», «2-найближчим часом», «3-пізніше», «4-коли».
• Вранці, після обіду та наприкінці робочого дня, він виділяє по 15 хвилин на роботу з електронною поштою. Листи теж сортуються за пріоритетами. На термінові листи, а також ті, на які можна відповісти за 2 хвилини, відповідаємо одразу. Важливі позначаємо зірочкою, а до інших можна повернутися пізніше. У решту часу вкладку пошти закрито і повідомлення вимкнено.
• Окремий тимчасовий блок Ігор виділяє відповіді на дзвінки: по 20 хвилин кожні 3 години. Коли телефон вимкнено, той, хто дзвонить, чує автовідповідач, який пропонує залишити голосове повідомлення.
• Усі цікаві новини та статті, що зустрічаються протягом дня, Ігор відправляє до закладок. Після 1-1,5 години напруженої роботи можна зробити коротку перерву і повернутися до них. Але з деякими сайтами потрібно бути обережним. На тому Facebook нічого не варто зависнути на півдня. Такі сайти у Ігоря занесено до списку StayFocused. Через 10 хвилин знаходження на них плагін попереджає про необхідність повертатися до роботи та блокує сторінку.

Виключити відволікаючі фактори

• Підлеглі Ігоря постійно забігають до нього зі своїми питаннями, проблемами. Процес перемикання з одного завдання на інше потребує часу. Але Ігор не може просто взяти та зачинити двері. Тому він встановив «годинник прийому» – час, коли він доступний питанням. В інші години турбувати його не рекомендується, за винятком форс-мажорів.
• Ігор залишив звичку проводити мітинги та наради у своєму кабінеті. Він виділив невелике приміщення під конференц-зал і тепер може просто встати і піти після обговорення тем, які його цікавлять, замість того, щоб чекати, коли розійдуться решта учасників.
• Офіс Ігоря знаходиться одразу за торговельною залою магазину. Його постійно оточує суєта, гучні голоси та шум вулиці з вікна. Щоб не відволікатися на все це, він встановив веб-додаток - генератор білого шуму, що створює ненав'язливий монотонний звук, що придушує решту.
• Коли накопичується небагато роботи, яка не потребує участі колег (наприклад, потрібно перевірити звіти), Ігор намагається перенести її до найближчого кафе. Це дозволяє відключитися від офісної рутини і попрацювати у спокійній обстановці, за філіжанкою кави.

Якщо ви, як і Ігор, вступили у боротьбу за власний час, то легкої перемоги не чекайте. Звичка планувати та дотримуватися планів за один день не з'явиться. А оточуючі всіляко заважатимуть досягненню мети.

Бажаєте дізнатися, як оптимізують свої робочі процеси успішні керівники? Подивіться курс та навчитеся швидко проводити наради, делегувати рутинні завдання та знаходити час для відпочинку.

Ви та ваші колеги можете пройти цей курс безкоштовно. Отримати демо-доступ до курсів Eduson на 14 днів для всієї компанії.