Журнал виставлений рахунок фактур у ворді. Хто і як повинен вести журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур

Рахунок – фактура – ​​це документ, з яким більшість підприємств та організацій стикається щодня. Основні операції фірми, такі як купівля товару, оплата послуг, виставлення суми до оплати замовнику, оформляються рахунками-фактурами. Законодавство передбачає, що кожен рахунок – фактура має бути зареєстрований у журналі. Як виглядає журнал реєстрації рахунків – фактур, хто має його заповнювати, який порядок засвідчення журналу – про це та багато іншого ми розповімо сьогодні у нашій статті.

Журнал реєстрації рахунків-фактур: загальна інформація

Для відображення інформації про рахунки-фактури, з якими працює організація, створено журнал реєстрації рахунків-фактур. У цьому елементі документообігу необхідно реєструвати як рахунки, отримані фірмою від постачальників і виконавців, і виставлені безпосередньо організацією за реалізовані товари та/або надані послуги. Зобов'язання щодо заповнення журналу прийнято на законодавчому рівні Постановою Уряду РФ №1137 від 26.12.11.

Хто має реєструвати рахунки у журналі?

До 01.01.15 зобов'язання щодо заповнення журналу мали абсолютно всі організації, що працюють із рахунками-фактурами, незалежно від характеру діяльності. У зв'язку із змінами в законодавстві, з 01.01.15 заповнювати журнал мають лише деякі категорії суб'єктів господарювання. Отже, Ви зобов'язані вносити дані про рахунки-фактури до журналу, якщо:

• Ви є посередником і дієте від свого імені, але на користь замовника згідно з договором. Наприклад, Ви є однією із сторін у договорі комісії чи агентській угоді (комісіонер чи агент);
• Ваша діяльність пов'язана з послугами перевезення, а саме, Ви надаєте експедиційні послуги із залученням третіх осіб, але самі ці послуги не надаєте;
• Ви організовуєте будівництво об'єктів нерухомості на власній земельній ділянці (виступаєте забудовником). Роботи з будівництва здійснюються не самостійно, а із залученням підрядників.

Обов'язки з реєстрації розрахункових документів мають як юрособи, і ІП. Вносити інформацію до журналу також мають підприємці та організації незалежно від обраної системи оподаткування.

Приклад №1

ТОВ «СкладПром» закуповує для АТ «Овощебаза №1» овочі та фрукти для подальшої реалізації. Правовідносини між «СкладПромом» та «Овочебазою №1» оформлені комісійною угодою, згідно з якою «СкладПром» виступає комісіонером.

«СкладПром» вносить інформацію про рахунки-фактури до журналу та подає її фіскальну службу щокварталу. «Овощебаза №1» не має зобов'язань щодо заповнення цього документа, тому журнал реєстрації не веде.

Окремо варто поговорити про організації, які реалізують товари в роздріб та виступають комісіонерами у посередницьких угодах. Чи мають такі фірми заповнювати журнал? Фіскальна служба дала чіткі роз'яснення щодо цього питання: оскільки під час продажу роздрібні магазини видають клієнтам касові чи товарні чеки, а не рахунки-фактури, реєструвати в журналі документи не потрібно. З іншого боку, рядовий покупець не пред'являє ПДВ до відрахування, тому ІНФС недоцільно контролювати суми ПДВ під час реалізації.

Приклад №2.

ТОВ «Школяр» має власну мережу магазинів, у якій роздріб реалізуються канцелярське приладдя. Серед асортименту магазину представлені олівці, які «Школяр» реалізує на підставі комісійної угоди з АТ «Графіт». Покупки у магазинах оформлюються касовими чеками.

З характеру діяльності, можна дійти невтішного висновку, що «Школяр» і «Графіт» звільнено з обов'язку заповнення журналу рахунків-фактур. "Школяр" не заповнює журнал у зв'язку з тим, що реалізація товару проводиться без рахунків-фактур. «Графіт» звільнено від внесення інформації до журналу через те, що в посередницькому договорі він виступає комітентом, а не комісіонером.

Які рахунки підлягають реєстрації?

Отже, Ваша організація належить до категорії, яка зобов'язана реєструвати рахунки в журналі. У такому разі Ви повинні вносити до журналу:

• Інформацію про рахунки-фактури, які Ви як посередник (агент) виставляєте покупцям та замовникам;
• Дані про рахунки, виставлені покупцями товару, раніше реалізованого Вами як посередником;
• Інформацію про рахунки, які Ви як комісіонер отримуєте від продавців товарів (виконавців послуг);
• Дані про рахунки, виставлені Вами (посередником) замовникам за придбаними товарами (послугами).

Деякі організації вносять у журнал дані лише про вихідні рахунки. Наприклад, якщо кредитно-фінансова організація чи страхова компанія виступає комісіонерів у посередницькій угоді, вона має враховувати вхідні рахунки. Також не заповнюють 2 частину журналу (вхідні рахунки) ті суб'єкти господарювання, які не є платниками ПДВ.

Оформлення журналу рахунків-фактур

Якщо Ви заповнюєте журнал рахунків-фактур, то він має бути оформлений за формою та у порядку, затвердженому законодавчо. Бланк журналу поділено на два основні розділи (вхідні та вихідні рахунки), інформація в ньому заповнюється відповідно до цих розділів. Форма документа містить таку основну інформацію:

• дані про Вас як про платника податків (найменування фірми або ПІБ ІП, ІПН, код КПП);
• період, протягом якого подається журнал (номер кварталу, рік);
• інформація про рахунок-фактуру: дата, номер, покупець/продавець, сума з виділеним ПДВ, код операції згідно з класифікатором, код валюти;
• якщо рахунок є коригувальним, це відображається в окремій графі (вказується сума коригування);
• підпис посадової особи (керівник організації чи інша уповноважена особа, ІП).

Усі рахунки-фактури необхідно реєструвати у хронологічному порядку.

Для журналу рахунків-фактур передбачено два формати – електронний та паперовий. У зв'язку з тим, що щокварталу до органів ФНП Ви зобов'язані подавати журнал в електронному вигляді, саме так доцільно його вести. Якщо у Вас невелика організація або ІП і Ви ведете журнал на папері, Ви можете продовжувати це робити, але дані про рахунки-фактури все одно потрібно переносити в електронну форму для подальшої передачі до ФНП телекомунікаційними каналами зв'язку.

Порядок заповнення форми

Як бачимо, існує загальний механізм заповнення журналу рахунків-фактур. Але порядок внесення інформації залежить від характеру діяльності.

У таблиці нижче подано узагальнену інформацію про порядок внесення інформації до журналу в тому випадку, якщо Ви виступаєте комісіонером у посередницькому договорі.

Специфіка ведення журналу забудовниками та експедиторами

Якщо Ви надаєте експедиційні послуги або забудовник об'єктів нерухомості, то порядок заповнення журналу для Вас має свої особливості. Що потрібно заповнювати в журналі забудовнику та експедитору – дивіться у таблиці нижче.

Засвідчення та складання журналу рахунків-фактур в ІФНС

За підсумками звітного кварталу заповнений журнал має бути засвідчений підписом керівника чи іншої особи, уповноваженої на підписання таких документів згідно з довіреністю. Якщо Ви зареєстровані як ІП, журнал Ви підписуєте власноруч, а також вносите інформацію про реквізити реєстрації ІП. Якщо документ складено в електронному вигляді, підпис на нього накладається також в електронному форматі (у вигляді ЕЦП).

Після підписання журналу та завірення його печаткою документ необхідно передати до ФНП за допомогою телекомунікаційного зв'язку через спецоператора.

Для тих, хто зобов'язаний подавати журнал до податкової, встановлено термін здачі документа – до 20 числа наступного кварталу (за 3 квартал 2016 року – до 20.10.16). Порушення термінів подання звітності передбачає накладення штрафу у вигляді 10.000 крб.

Питання – відповідь на тему рахунків-фактур

Питання: ТОВ «Маркер» виступає посередником за договором з АТ «Фаза»: «Маркер» від свого імені закуповує для «Фази» електроматеріали. Щомісяця "Фаза" перераховує "Маркеру" винагороду згідно з договором. Чи потрібно "Маркеру" реєструвати в журналі рахунки на суму виставленої винагороди?

Відповідь: Ні, ці рахунки реєструвати не потрібно Роз'яснення щодо цього питання надано у листі Мінфіну.

Питання: ТОВ «Слава» надає агентські послуги в рамках укладених договорів «Славою» не було заповнено журнал рахунків-фактур, також організація не отруїла електронну форму документа за 3 квартал у встановлений термін (до 20.10.16). Журнал було відправлено 29.10.16. Яка відповідальність передбачена для ТОВ «Слава» у цьому випадку?

Відповідь: За порушення термінів подання журналу «Слава» сплатить штраф у розмірі 10.000 руб.

Питання: ІП Сергєєв отримав від постачальника виправлений (коригувальний) рахунок-фактуру У якій графі необхідно відобразити інформацію щодо рахунку?

Відповідь:Для коригувальних рахунків у журналі передбачено графи 8-19. Оскільки Сергєєв отримав рахунок від постачальника, його необхідно внести у 2 розділ журналу.

Як правильно заповнити журнал обліку рахунків-фактур і чи для всіх такий обов'язок існує? Які правила діють у 2019 році?

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Для здійснення контролю нарахованих та прийнятих до вирахувань сум ПДВ представникам Податкової інспекції необхідний такий документ, як журнал обліку рахунків-фактур.

Тому компаніям варто розібратися з правилами складання та подання звітності. Розглянемо основні нюанси підготовки паперового та електронного журналу обліку рахунків-фактур.

Основні моменти

Що таке рахунок-фактура і для чого потрібний журнал обліку таких бланків? Перед ким постає зобов'язання вести документ? Які нормативні акти допоможуть розібратися у цих питаннях?

Концепція

Законні підстави

Правила ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур

Рахунки, видані та отримані, варто відображати в журналі, про що йдеться у статті 169 п. 3 ПК. Вести коштує лише один журнал, який складається із двох розділів.

Під час створення документа варто пам'ятати такі правила:

• реєструвати рахунки слід, дотримуючись хронологічної послідовності:

• окрім звичайних бланків, варто реєструвати і ті, які представлені в електронному форматі, а також коригувального типу.
• допускається ведення на папері чи електронних носіях.
• зберігати журнали за минулі роки не менше 4 років.
• якщо підприємство має відокремлений підрозділ, воно має вести лише один загальний журнал.

Де можна взяти бланк?

Бланк журналу можна завантажити на одному із численних сайтів.

Виглядає документ так:

Якщо ви заповнюватимете документ в 1С, то бланки з даними будуть сформовані автоматично на підставі введених відомостей.

Структура документа

Журнал складається у двох розділах:

У першій частині реєструють такі рахунки:

Друга частина використовується для реєстрації рахунків:

• які отримані при поверненні товару, прийнятого на облік від покупців;
• з купленої продукції;
• що були отримані від продавців на суми авансів.

Не потрібно реєструвати у 2 розділі такі рахунки-фактури:

• які виписані самим підприємством;
• коригувальні бланки при наданні знижки;
• рахунки, що виписував податковий агент;
• авансовий рахунок у продавців

Не відображаються дані:

• про митні декларації;
• про перерахування ПДВ під час ввезення товару;
• бланки суворої звітності, що пов'язані з витратами на ;
• бухгалтерських довідках, що формуються з податку, який було відновлено;
• довідках на передачу майнового об'єкта до статутного капіталу.

Порядок формування

Під час створення документа варто врахувати такі нюанси:

Приклад заповнення

Навіть у тому випадку, коли у податковому періоді рахунки-фактури не виставлялися та не були отримані, журнал обліку все одно складається – заповнюють шапку, ставлять підпис та запевняють у керівництва.

Розглянемо, які дані відображають графи документа:

Як зшивати журнал?

Журнал обліку рахунків-фактур варто прошнурувати та проставити номери. Якщо фірма веде документ у паперовому вигляді, його слід роздрукувати, скріпити печаткою.

Далі документ засвідчується у керівництва організації. Для передачі у електронному вигляді варто поставити підпис електронного типу. Необхідна вона для проведення у податковому органі.

Підшити рахунки зручніше тому порядку, у якому вони вносилися в . Підтвердить дату отримання рахунків, що входять, реєстрація вхідних листів та конверти з поштовою позначкою.

Дата надходження рахунку в електронному вигляді – надходження операторам, що відображається у спеціальних повідомленнях електронного обігу документації.

Часті нюанси

Яких правил комісіонерам та посередникам дотримуватись? Проаналізуємо особливості складання звітності як журналу.

Нюанси для комісіонерів

За умови, що комісіонери купують щось для комітентів від свого імені, договір складатиметься між комісіонерами та особами, що продають товар.

При виконанні своїх зобов'язань комісіонер повинен видавати рахунок-фактуру, який отримують, фіксують та зберігають у журналі обліку таких документів (пункт 4 порядку складання журналу).

Якщо рахунок надається на придбану продукцію від себе, підставою для чого послужили дані рахунків від продавців, комісіонером зберігається свій бланк також у журналі.

Комісіонер також має врахувати:

Комітент зобов'язаний зберігати ті рахунки-фактури, отримані від комісіонерів у журналі, а також повинен зареєструвати такі бланки у Книзі покупок.

За посередницької діяльності

До них також належать і експедитор, забудовник, що не бере участі у здійсненні підрядних робіт.

Зобов'язання щодо ведення журналу зберігається незалежно від режиму оподаткування, що застосовується, або того, чи належить посередник до платників податку на додану вартість.

Такі правила обумовлено ст. 169 п. 3, . Не формується журнал обліку рахунків фактур із 2019 року у наступному випадку.

Торгова фірма, що продає товар у роздріб, не повинна виставляти рахунки-фактури при його продажу громадянам.

Натомість видаються чеки та інші, та й потреби у виставленні ПДВ немає. Отже, при реалізації товару третій особі відповідно до договору посередницького характеру, вести журнал не потрібно.

Якщо здійснюється інша посередницька діяльність, то зобов'язання із заповнення журналу зберігається ().

Для чого потрібно посередникам вести журнал обліку такої звітності? Для того, щоб подати відомості про проведені операції податковому органу.

Такі дані дозволять інспектору з'ясувати, наприклад, чи відповідає розмір нарахування, визначеного комітентом під час реалізації продукції, розмірами податку, який покупець відшкодовуватиме з бюджету.

Реєструються рахунки-фактури:

До журналу не вносяться відомості рахунків-фактур про свою винагороду.

Як бути спрощенцям

Є низка випадків, коли спрощенці мають виставляти рахунки-фактури та, відповідно, вести журнал обліку таких документів. Фірма на УСН - податковий агент з .

Кожна компанія має вести журнал обліку рахунків-фактур, які були отримані та виставлені за певний податковий період. Він може мати електронний вигляд або класичний паперовий із прошивкою та нумерацією сторінок, а також печаткою підприємства.

Основу цього документа становлять дві таблиці: у одній з них враховуються виставлені, тоді як у другий - отримані рахунки-фактури, причому вони підлягають обов'язковому порядку реєстрації з чітким дотриманням хронологічного порядку.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Правилами наказується зберігання журналу підприємством протягом чотирирічного періоду разом із усіма первинними документами, які є підтвердженням відрахування ПДВ.

Основні положення

Хто має реєструвати

Питання про те, хто здає журнал обліку, було відрегульовано змінами у законодавстві, які набули чинності на початку 2019 року.

Якщо раніше заповнення було обов'язком кожного підприємства незалежно від роду його діяльності, за умови, що воно працює з рахунками-фактурами, то тепер це повинні робити тільки:

• посередники, що діють від власного імені, але на користь замовника, з яким укладено відповідний договір;
• провідні діяльність, пов'язану із послугами транспортування;
• ті, хто виступає забудовником на власній ділянці землі.

Реєстрація має здійснюватись і індивідуальними підприємцями, та юр. особами, незалежно від цього, яка система оподаткування ними використовується.

Скасування та зміни у правилах

У квітні 2019 року у законодавстві, яке регулює податковий та бухгалтерський облік, відбулися зміни, спрямовані на те, щоб зробити процес обліку простішим.

Основні нововведення полягають у наступному:

• ведення журналів обліку рахунків-фактур є необов'язковим для платників податків ПДВ;
• форма рахунка-фактури може підписуватися не самими підприємцями, а особами, які мають на це відповідні повноваження;
• нарахування ПДВ під час продажу нерухомості обчислюється на той момент, коли об'єкт безпосередньо передається новому власнику;
• внесено зміни до правил, що стосуються сумових та курсових різниць, які об'єднуються загальним терміном «курсові різниці»;
• скасовано зобов'язання одноразового обліку витрат на інвентар та спецодяг;
• встановлено порядок, за яким враховується у вартості майно, одержане або передане безоплатно (його ринкова вартість може бути списана до витрат);
• виключено з податкового обліку;
• уточнено питання про включення збитку від поступки права вимоги боргу до категорії витрат (у 2019 році негативну різницю між отриманим від продажу права вимоги боргу доходом та ціною товару/послуги враховують у витратах на дату, коли було здійснено купівлю).

Книги купівлі та продажу

З серпня 2019 року підлягають застосуванню нові форми як журналу обліку, так і книг придбання та продажу.

У книзі покупок відбулися такі зміни:

Не обійшлася без змін і книга з продажу. Зокрема, більше немає необхідності вносити до неї коригувальні рахунки-фактури, які складаються продавцем, якщо відбувається збільшення вартості відвантаженої продукції в межах податкового періоду, коли відвантаження відбулося.

Крім того, до бланку були додані такі графи:

Вимоги до заповнення журналу рахунків-фактур

Базових вимог, яких слід дотримуватись, заповнюючи журнал обліку рахунків-фактур, досить мало. Одна з головних вимог стосується обов'язкової нумерації сторінок документа. Крім того, він неодмінно має бути прошитий.

У разі використання комп'ютерних програм, наприклад 1С 8.3, ведення журналу регістри неодмінно підлягають виведенню на паперовий носій з нумерацією і прошивкою.

Компанія, яка веде обліковий журнал, самостійно має право визначати, за який час буде відбуватися його формування. Незнання цього документа не передбачає жодної іншої відповідальності, крім 50-рублевого штрафу відповідно до 126-ї статті НК РФ.

Операції, що обумовлюються законом

Товар комітента та свій

Якщо посередник діє одночасно і як комісіонер (агент), і постачальник, то набувачу виставляється рахунок на повний товарний обсяг. При цьому в ролі продавця посередник показує безпосередньо себе, незважаючи на те, що там є також товар принципала.

Рахунок-фактура проходить реєстраційний процес у книзі продажів, а також журналі посередника та книзі покупок клієнта. Після цього комітенту надсилаються дані рахунки, щоб він міг переставити документа вже на посередника.

У цьому перевиставленому рахунку знаходить свій відбиток тільки той товар, власником якого є комітент. Реєстрація потрібна у книзі продажів принципала й у журналі посередника.

Для комітента (принципалу)

При закупівлі товару посередником особисто від себе принципала виставлення рахунки постачальником складає ім'я посередника. Реєстрація повинна бути зроблена у посередницькому журналі, у його книзі придбань та книжці продажів постачальника.

Зведені варіації

Допускається виставлення посередником з ім'ям принципала зведеного рахунки-фактури з включенням туди товару, купленого в різних постачальників. Так само принципал може виставляти зведений рахунок-фактуру з включенням товару, проданого кільком покупцям.

У разі продажу товару, що належить принципалу множиніклієнтів на ім'я кожного з них виставляються відокремлені рахунки, що вносяться до відповідних книг покупок.

Після цього від посередника принципал отримує дані щодо всіх здійснених продажів, а комітент у свою чергу виставляє загальний рахунок на проданий обсяг товару. Реєстрація цього загального рахунку проводиться у журналі посередника та книжці продажів принципала.

При купівлі комітента товару посередником йому вручаються від постачальників рахунки-фактури. Ці документи підлягають реєстрації в журналі та книгах продажу постачальників. Після цього комітент від посередника виставляється загальний рахунок-фактура на куплений у всіх продавців товар. Реєстрація даного сукупного рахунку здійснюється у журналі посередника та книзі придбань принципала.

Бувають випадки, коли посередник одного дня отримує від низки покупців передоплату за постачання у майбутньому товару, що належить принципалу. При цьому обов'язком посередника є виставлення окремих рахунків за авансами кожному з клієнтів. Дані рахунки повинні пройти реєстрацію у журналі та книгах покупок цих клієнтів.

Надалі принципал приходить від посередника повідомлення щодо всіх авансів, і комітент виставляє загальний рахунок за авансами, що реєструється в журналі посередника та книзі продажів принципала.

Інші ситуації та шляхи їх вирішення

Нюанси для комісіонерів

Якщо комісіонери здійснюють купівлю будь-яких товарів від свого імені для комітентів, то укладення угоди відбувається між комісіонерами та продавцями. При наданні рахунку для придбання продукції від імені на підставі рахунків від продавців зразок бланка комісіонера має бути збережений у журналі.

Важливі моменти, які мають враховувати комісіонери:

• на винагороди, одержувані ним, мають бути надані бланки комітентам (як на винагороду, і товар);
• прийняті від продавців рахунки не підлягають реєстрації у книзі придбань;
• виставлений коміссинером на ім'я комітентів рахунок відображається виключно щодо сум, що використовуються як винагорода для нього;
• реєструватися повинні рахунки, складені комітентами згідно з відомостями, отриманими від комісіонерів.

Посередницька діяльність

До основних обов'язків посередника входить здійснення операцій від імені за гроші, надані поручителями, і навіть реалізація дій як гроші поручителів, а й від їх особи. Другий варіант передбачає видачу рахунки або від імені поручителів клієнту, або від імені постачальника поручителям.

Здійснення подібних операцій передбачає наявність поруки чи агентського договору. При цьому немає необхідності дотримуватись правил, що стосуються складання рахунків-фактур та їх зберігання.

Реалізувати операції від імені посередників можна, якщо доручення виконуються згідно з договорами комісії, агентськими контрактами, які передбачають виконання дій агентами від себе.

Спрощена схема

Підприємства, які працюють на УСН, у ряді випадків мають здійснювати виставлення рахунків-фактур та, як наслідок, заповнювати журнал їхнього обліку.

Ухвалою від липня 2019 року це потрібно тоді, коли продукція купується в іноземної компанії, яка перебуває за кордоном, але реалізує продукцію в РФ, а також тоді, проводиться оренда майнових об'єктів, що входять до державного та муніципального фондів.

Протягом 5-денного терміну компанія, яка працює за «спрощенкою», сама собі виписує рахунок-фактуру та здійснює його реєстрацію в журналі.

Коригування документів після здачі

Чинне законодавство не прописує обов'язковість здачі коригованого журналу обліку в тому випадку, якщо він був зданий в ІФНС, після чого в ньому виявилися недоліки. Проте, доцільніше таки помилки виправити та направити до ІФНС відредагований варіант.

Для внесення документа правок спочатку слід зробити ануляцію некоректного рахунки. Робиться це шляхом відображення товарної ціни та податкової суми зі знаком «мінус» та реєстрації правильної версії рахунку-фактури зі знаком «плюс».

Припустимо, посередником для замовника був куплений товар, а згодом було виявлено у його бухгалтерії, що журнал обліку за другий квартал містить невірні реквізити отриманого від продавця рахунка-фактури. Сам журнал уже відправлено до податкової інспекції.

У такому разі бухгалтером у 1-й частині журналу неправильний запис анулюється, і сумові показники зазначаються зі знаком «мінус». Наступний рядок заповнюється аналогічно анульованому та коригується 12-а графа, в якій вказується вірний номер рахунку. Вартісні показники супроводжуються знаком «мінус».

У другій частині журналу неправильна запис також анулюються, але корекції піддається вже 4-а графа, де правиться номер рахунку. У цьому вартісні показники вказуються зі знаком «плюс», що є підтвердженням їх достовірності.

Увага!

• У зв'язку з частими змінами в законодавстві, інформація часом застаріває швидше, ніж ми встигаємо її оновлювати на сайті.
• Всі випадки дуже індивідуальні та залежать від багатьох факторів. Базова інформація не гарантує вирішення саме Ваших проблем.

– особливий різновид звітності, необхідний деяких організацій. Він повинен вестись за встановленим порядком і періодично надаватися до наглядових органів.

ФАЙЛИ

Хто має заповнювати документ

Донедавна цей документ мали вести всі підприємства, які працюють із ПДВ. З 2016 року ця вимога щодо них була скасована, тому що. відомості, що вносяться до журналу, дублюються у книзі купівлі та продажу.

А ось підприємства, які займаються посередництвом у сфері збуту товарів, надання послуг та виконання робіт, забудовники, які наймають підрядників, а також організації, що працюють у галузі транспортних перевезень та залучають до своєї діяльності сторонніх експедиторів, цей журнал вести повинні.

При цьому те, за якою податковою схемою (загальною, «спрощенкою» чи «вмененкою») працює те чи інше підприємство – значення не має.

Навіщо потрібний журнал

Цей документ можна зарахувати до методів контролю над тими організаціями, які подають у податкові інспекції декларації з податку (через звільнення відповідно до законом, чи відсутності такої обов'язки у принципі).

Виходячи з взятих з облікового журналу даних, податківці перевіряють, чи сходиться ПДВ, вказаний посередниками при збуті товарно-матеріальних цінностей, сум податку, прийнятих набувачами цих ТМЦ до вирахування. І так само у зворотному напрямку: чи відповідають розміри відрахувань, зазначені комітентами з куплених ТМЦ, ПДВ, нарахованого продавцями цих товарів до податкових виплат.

Журнал ведеться поквартально та відображає інформацію про рахунки-фактури, виставлені у тримісячний період звіту.

Куди віддавати документ

Журнал обліку рахунків-фактур необхідно здавати до територіального податкового відділення за місцем реєстрації підприємства.

Після отримання журналу податківці проводять його аналіз, і за результатами перевірки можуть попросити письмових пояснень щодо неясних моментів, а також зажадати додаткових документів, у тому числі спірних рахунків-фактур, первинних паперів тощо.

Періодичність надання журналу – один раз на квартал, до 20 числа місяця, наступного за періодом звіту (при цьому, якщо крайня дата випадає на вихідний, то кінцевий термін відправки журналу переноситься на найближчий понеділок або інший робочий день).

Як передавати журнал і що буде, якщо не здати

За законом журнал допускається вести у паперовому вигляді та на комп'ютері.

Зверніть увагу! У податкові органи на сьогоднішній день передбачено лише електронну здачу журналу, через компанію – спецоператора. електронної системидокументообігу, у своїй використовуватися мають лише офіційно затверджені формати документа.

Якщо організація не надасть вчасно заповнений бланк, вона може бути піддана адміністративному покаранню у вигляді штрафу (до 10 000 рублів), а також штраф може бути накладений на відповідальних посадових співробітників (директора та головного бухгалтера).

Особливості документа та зразок журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур

Журнал обліку рахунків-фактур має уніфіковану, обов'язкову для використання форму, затверджену на законодавчому рівні. Функція заповнення журналу зазвичай доручається спеціаліста відділу бухгалтерії.

Цей документ складається із стандартної «шапки» та двох розділів.

Заповнення першої сторінки форми

У «шапку» вноситься:

• найменування організації;
• її ІПН, КПП;
• квартал, за який здається звітність за рахунками-фактурами.

Деякі організації – банківські, кредитні установи, страхові компанії, недержавні пенсійні фонди, ПІФи тощо - заповнюють тільки цей відрізок журналу. При цьому, якщо видача рахунків-фактур взагалі не проводилася, цей розділ можна залишати незаповненим.

Інформація насамперед вписується, виходячи з дати виставлення кожного рахунку-фактури, за хронологією. При цьому враховуються всі бланки, у тому числі коригувальні та виправлені, незалежно від того, оформлені вони у друкованому вигляді (у комп'ютері) чи «живому».

Після формування рахунка-фактури до журналу слід внести:

• дату, код виконаної операції, число-місяць-рік та номер заповнення бланка;
• за необхідності реквізити всіх правлених та коригувальних документів;
• назва покупця, його ІПН, КПП;
• інформацію про посередницьку діяльність;
• грошову одиницю, у якій здійснюється платіж за рахунком-фактурою;
• розмір вартості товарно-матеріальних цінностей, послуг, робіт, зокрема ПДВ;
• дані про різницю з коригувальними документами (якщо такі були).

Заповнення другої сторінки форми

Друга частина документа відведена під інформацію про отримані рахунки-фактури. Дані сюди включаються також по порядку, незалежно від того, в якій формі вони прийшли – у паперовій або електронній. Відомості сюди вносяться аналогічно до першого розділу.

Після закінчення журналу

Після завершення чергового кварталу журнал необхідно роздрукувати. Всі його листи пронумеровуються, скріплюються товстою, суворою ниткою (але не степлером), проштампуються (за умови, звичайно, що компанія використовує штемпельні вироби для візування паперів) і засвідчуються підписом відповідального співробітника.

Потім журнал має підписати керівник підприємства. Електронну версію журналу перед передачею до податкової служби необхідно підписати за допомогою офіційної.

Зберігати журнали обліку рахунків-фактур слід період, встановлений законодавством чи термін, прописаний у внутрішніх нормативно-правових актах фірми (але щонайменше чотири роки). Після втрати актуальності та закінчення терміну зберігання бланк можна видалити з комп'ютера або знищити (паперову версію) з дотриманням встановленої законом процедури.