Кадрове діловодство: як ефективно організувати діяльність підприємства. Кадрове діловодство з нуля: покрокові інструкції держслужбовцям

Діловодство сьогодні — одна з важливих складових кадрового обліку. З таким наскільки можна буде заздалегідь ознайомитися.

Процес такий має свої тонкощі та певну специфіку. Організація кадрового діловодства - один із основних етапів початку діяльності підприємства.

Потрібно виконувати досить широкий перелік різних особливостей, нюансів, відображених у законодавчій документації.

При цьому за відсутності належного досвіду самостійно здійснити організацію документообігу буде досить проблематично.

Тому, по можливості, варто скористатися послугами кваліфікованого кадрового працівника. Таким чином, можна буде вирішити багато проблем ще до моменту виникнення таких.

Головні аспекти

Нерідко виникає ситуація, коли організувати кадровий облік та безпосередньо діловодство необхідно буде прямо з нуля.

У разі необхідно заздалегідь визначитися, із чого розпочати такий процес. Важливо, що оформленням трудових книжок та наказами про звільнення, прийняття на роботу кадровий облік не обмежується.

Існує безліч додаткових факторів, моментів — розібратися з якими потрібно обов'язково заздалегідь.

Процес кадрового діловодства має здійснюватися незалежно від штату працівників.

Навіть якщо має місце лише індивідуальний підприємець з одним найманим працівником - таке виробництво необхідно здійснювати.

Але в той же час ретельний контроль спеціальними державними органами зазвичай здійснюється лише за великими компаніями. Штат яких становить понад 250 осіб.

Що потрібно знати

Під документообігом мається на увазі процес організації оформлення документів, пов'язаних із кадровою діяльністю.

Насамперед це стосується складання форм №Т2, а також заповнення трудових книжок, оформлення трудових договорів.

Існує безліч різних тонкощів, нюансів, пов'язаних із відображенням відповідної інформації у документах. Усі нормативи позначаються у законодавчих документах.

Сам процес діловодства поділяється на 3 основні стадії, в які входять такі:

Причому важливо відзначити, що процес зберігання документів обов'язково здійснюється стандартним чином.

При цьому є деякі терміни, протягом яких документи повинні обов'язково зберігатися.

Нерідко вони становлять кілька десятків років. Надалі після закінчення терміну зберігання такі документи повинні бути відповідним чином знищені.

З якою метою здійснюється

Ведення кадрового діловодства дозволяє одночасно вирішити досить широкий перелік різних завдань.

У цьому такі можуть дещо відрізнятися залежно від діяльності підприємства. Але при цьому знову ж таки можна виділити ряд стандартних, які мають місце майже у всіх випадках без винятку.

До таких належать насамперед:

Сьогодні облік подібного роду дозволяє одночасно вирішити широкий перелік різних завдань.

Важливо, що діловодство обов'язково має виконуватися у межах законодавчих норм.

В іншому випадку велика ймовірність виникнення складнощів із трудовою інспекцією. Судова практикаіз цього приводу досить велика.

Але при цьому вкрай неоднозначна. Тому по можливості не варто припускатися помилок. Оскільки величина можливих штрафом досить велика.

Чинні нормативи

Постановка діловодства може здійснюватись лише в рамках законодавчих документів. У цьому є досить великий перелік НПД, становища якого потрібно обов'язково дотримуватися.

Відмова від цього може спричинити проблемні ситуації. Не допускається робити помилки при оформленні документації типу, що розглядається.

Про проведення з нарахування зарплати в бухгалтерському обліку читайте тут.

Так як це може призвести до досить серйозних неприємностей. Основним документом, у межах якого має вестися діловодство, а й взагалі здійснюватися взаємодію Космосу зі співробітниками, є Трудовий кодекс РФ.

Такий документ визначає режим прийняття працювати, і навіть всі правничий та обов'язки як співробітника, і його роботодавця.

Цей НПД встановлюється Федеральним законом №197 від 30.12.01 р. Важливо зазначити, що щорічно здійснюється реформування законодавства.

Тому потрібно використовувати для консультації саме актуальні джерела інформації. Також важливо не уникати ознайомлення з іншими нормативно-правовими документами, що також визначають даний момент.

Так само істотним є Закон №1032-1 від 19.04.91 р. Він висвітлює питання зайнятості громадян Російської Федерації біля країни.

Сам режим зберігання документації, її оформлення визначається спеціальним законом. Таким є Федеральний закон №125-ФЗ від 22.10.04 р. «Про архівну справу».

Такий документ визначає режим зберігання документів, їх оформлення, і навіть безліч інших аспектів. З усією специфікою діловодства важливо ознайомитись ще до початку ведення такої.

Це дозволить уникнути багатьох труднощів і складнощів. Причому ознайомитися з усіма НПД важливо не лише керівнику, який веде облік.

Співробітнику, який здійснює працевлаштування на роботу, також усі НПД важливо уважно розглянути.

Це дозволить самостійно, без будь-якої сторонньої допомоги, займатися контролем за дотриманням своїх прав.

Якщо буде виявлено якесь очевидне порушення — необхідно буде звернутися задля вирішення такої ситуації у трудову инспекцию.

Якщо порушення неочевидне і необхідне проведення розслідування, то доведеться звернутися до суду.

Але наскільки можна буде спробувати вирішити ситуацію саме мирним шляхом. Оскільки судові розгляди вимагають досить багато часу.

Сам процес організації кадрового діловодства не складний, але потребує знання нормативів, законодавства.

В іншому випадку допущення різноманітних помилок буде просто неминуче. За відсутності такого досвіду варто пройти навчання кадрового діловодства з нуля.

Як поставити кадрове діловодство з нуля

У цілому нині процес кадрового діловодства освоїти можливо цілком самостійно. Але для здійснення такої процедури доведеться уважно ознайомитися із законодавством.

Причому є деякі тонкощі, специфічні моменти в НПД не позначені. Саме тому потрібно буде отримати консультацію фахівця.

Але нерідко трапляється, що за різних причинможливість найняти до штату кадрового працівника немає можливості. У такій ситуації доведеться самостійно розбиратись із питанням кадрового обліку.

До основних моментів, опрацювати які потрібно буде заздалегідь, належать такі:

• чи можна розробити самостійно;
• обов'язкові документи;
• покрокові інструкціїз оформлення для ТОВ;
• хто є відповідальним за ведення обліку.

Чи можна розробити самостійно

Самостійна розробка кадрового діловодства - процес цілком можливий, але має специфіку. З такої наскільки можна буде заздалегідь ознайомитися.

При цьому розробка без помилок можлива лише у випадку, якщо заздалегідь керівник підприємства або підприємець ознайомилися з НПД.

Якщо належного досвіду з якоїсь причини немає — можна просто пройти спеціальні курси кадрового діловодства в Москві з нуля.

Така попередня підготовка допоможе дозволити безліч різноманітних складнощів ще до появи таких.

Не менш вигідним та зручним рішенням є використання аутсорсингу. Мається на увазі тимчасове наймання кадрового працівника для організації документообігу.

Надалі ведення обліку може здійснюватися самостійно. Ціна таких послуг зазвичай невелика.

Обов'язкові документи

Під час ведення кадрового діловодства обов'язково формуватиме низку документів. До таких обов'язкових входить таке:

Список обов'язкових таких документів включає у собі понад десяток позицій. Наявність всіх таких обов'язково. Це питання найкраще пропрацювати заздалегідь.

Причому окремі мають жорсткі вимоги до формату. В інших випадках оформлення може здійснюватися на розсуд керівника підприємства.

Складання локальних нормативних актів

Ще один важливий момент – обов'язкове складання локальних нормативних актів. До стандартного списку таких входить:

• основні правила внутрішнього трудового порядку;
• положення щодо оплати праці на підприємстві;
• інструкції посадового характеру;
• регламент роботи щодо різних підрозділів для підприємства;
• угода, що підтверджує наявність згоди на обробку персональних даних працівника;
• положення про захист особистих даних працівників.

Розробка типового зразка трудового договору

Важливо, що трудовий договір немає сьогодні жорстко встановленого формату. Але при цьому деякі положення повинні бути присутніми в ньому обов'язково.

Важливо, що угода має насамперед задовольняти вимоги ТК РФ. В іншому випадку воно буде визнане повністю або частково недійсним.

Покрокові інструкції з оформлення для ТОВ

Сам порядок оформлення діловодства виглядає так:

• визначаються його цілі та завдання;
• оформлюються основні форми документів;
• складаються внутрішні локальні акти.

Хто відповідальний за ведення обліку

Незалежно від того, хто саме веде облік кадрового діловодства для підприємства, відповідальність за його відповідність закону несе саме керівник.

Про проведення по аліментах із заробітної плати, читайте тут.

Порядок укладання та розірвання строкового трудового договору дивіться тут.

Існує низка специфічних моментів, що безпосередньо з оформленням кадрового діловодства. З ними необхідно ознайомитися до того, як доведеться вести таке виробництво.

Кадрове діловодство з нуля: покрокові інструкції 2017

Кадрове діловодство для чайників

Існують документи обов'язкові (передбачені Трудовим кодексом) та рекомендовані. Якщо у вашому КДП повний нуль — варто активно взятися за створення обов'язкової документації. У найзагальнішому вигляді вона поділяється на дві категорії:

1. Локальні нормативні акти.
2. Документи, створювані під час оформлення трудових відносин.

Сюди ж, але з урахуванням специфіки, можна зарахувати:

• документи з обліку кадрів (трудові, цивільно-правові договори; накази з особового складу; особові картки працівника);
• документи з обліку робочого часу та розрахунків (табелі, розрахунково-платіжні відомості);
• індивідуальні документи співробітників (трудові книжки, документи особистої справи).

Нумерація наказів у кадровому діловодстві

Зазвичай у новачків постає питання: як нумерувати накази? Хороша новина: законодавчих вимог не встановлено, покладіться на здоровий глузд.

Є кілька запитань-підказок, відповівши на які, ви зможете створити власну логіку нумерації наказів.

• Скільки в організації штатних співробітників: 10, 50, понад п'ятдесят?
• Яка плинність кадрів?
• Як часто доводиться змінювати умови праці (перекладати працівників з посади на посаду, залучати до роботи у вихідні дні тощо)?

Якщо побачите, що обсяг наказів буде невеликим, можна робити наскрізну нумерацію з додаванням літери «К» (щорічно з № 01-К), щоб відокремити їх від наказів з основної діяльності. Якщо наказів багато — досвідчені кадровики радять поділити та промаркувати літерними позначеннями різні видинаказів залежно від своїх теми.

Щоб не заплутатися та містити документацію в порядку, також рекомендовано вести журнал реєстрації наказів.

Ведення кадрового діловодства

Ця непроста робота здійснюється на підставі Постанови Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1, яка містить бібліотеку зразків усіх документів - можна брати та користуватися. До речі, з 2013 року ніхто не має права вимагати документи лише в тому вигляді, в якому вони представлені в ухвалі: але навіщо витрачати час на винахід велосипеда?

Для початку рекомендується видати інструкцію чи регламент щодо КДП, де прописати, як документуються всі кадрові процедури, як вони проходять всередині організації тощо. Така інструкція стане надійною основою всього КДП на підприємстві та дозволить навести в ньому ідеальний порядок.

Зразок регламенту з кадрового діловодства

Кадрове діловодство у 2017 році

ГОСТ Р 7.0.97-2016

найважливіші статті вам на

Часто в кількох невеликих організаціях, що належать одному господареві, бухгалтерія та відділ кадрів обслуговують усі фірми. Оскільки в нормативних документах не сказано, як це робити, у кадровиків можуть виникнути сумніви щодо правильності своїх дій.

Грамотно складена номенклатура справ дозволить забезпечувати високу швидкість обробки та пошуку документів незалежно від найменування та специфіки підрозділу, а також надійність та збереження всього документообігу компанії. Розкажемо, як грамотно скласти номенклатуру.

На жаль, не у всіх організаціях веденню кадрового діловодства (далі КДП) приділяється належна увага. Керівники часом вважають це завдання другорядним, і в результаті КДП опиняється у занедбаному стані. Відновити документи і привести все у відповідність до вимог закону - завдання непросте. З чого почати і як нічого не проґавити?

З квітня 2015 року ТОВ та АТ дозволено обходитися без печаток. Головне, щоб умова про її використання (або відсутність) була зафіксована у статуті товариства. Чи все так просто на практиці?

Багато робочих процесів заорганізовані законодавчими нормами понад здоровий глузд, вимагають значних трудовитрат, що часто здаються не адекватними події. Чи завжди має сенс їх дотримуватися, чи є можливість зберегти час для найважливіших завдань?

Повне або часткове копіювання матеріалів заборонено,

Кадрове діловодство для підприємства

На будь-якому навіть найменшому підприємстві є працівники, а отже є необхідність ведення різної кадрової документації.

У компаніях, які існують давно на ринку, зазвичай кадрове діловодство добре налагоджене, а от у новостворених організаціях потрібно створювати всі нуля.

вирішити саме Вашу проблему

Як правило, веденням кадрового діловодства та оформленням всіх документів займаються співробітники відділу кадрів, але якщо підприємство маленьке, то цю роботу можуть доручити одному зі співробітників як суміщення. Зазвичай це бухгалтер чи секретар.

Якщо ж підприємство має велику кількість працюючих, то створюється відділ кадрів, де може бути кілька фахівців. Потреба кадрових працівниках визначається як з кількості працюючих (хоча це основний чинник), а й від специфіки самого підприємства. Так в організації зі шкідливим та небезпечним виробництвом у кадровиків роботи буде більше.

Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Збір необхідної законодавчої бази та нормативних документів

Перше, що потрібно зробити при створенні кадрового документообігу з нуля, це визначитися, які саме документи мають бути. Є документи, які обов'язково мають бути кожному підприємстві, а є ті, які потрібні лише виконання певного виду робіт чи діяльності підприємства.

До речі самі нормативні документи, що регламентують наявність складових кадрової документації, теж не зайвим буде зберігати в окремій татці, щоб у разі потреби вони завжди були під рукою.

Обов'язкові документи кадрового діловодства

Наказиз особового та кадрового складу. До наказів з особового складу належать накази, які стосуються руху працівників: прийом, звільнення та переклад. Ці накази належать до робочого стажу і тому зберігаються протягом 75 років.

До кадровим наказамвідносяться всі інші:

Термін зберіганняцих наказів становить від 3 до 5 років.

Доцільніше цих двох видів завести дві окремі папки.

Наступний обов'язковий документ – це картки Т-2, в яких відображаються усі основні відомості про працівника. Ці картки можуть зберігатися як окремо, і входити до складу особистої справи працівника.

Третій обов'язковий документ – трудові книжки. Нині згідно із законодавством трудові книжки має оформляти навіть індивідуальний підприємець, не кажучи вже про підприємства інших форм власності. Роботодавець повинен оформити трудову книжку протягом трьох днів із моменту прийняття працівника.

Оскільки трудові книжки є бланками суворого обліку, обов'язково вести Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Ця книга також зберігається 75 років.

Наступний обов'язковий документ – це трудовий договір. Його потрібно укладати з кожним прийнятим працювати співробітником незалежно від терміну.

Після того, як створено нові робочі місця, необхідно провести спеціальну оцінку умов праці кожного з них. Документи, що належать до СОУТ, зберігають до заміщення їх новими, як правило, 1 раз на 5 років.

До іншим обов'язковим документамвідноситься:

• штатний розклад;
• документ, що регламентує оплату праці;
• книги реєстрації наказів;
• журнал обліку відряджень;
• правила внутрішнього трудового порядку;
• інші локально нормативні документи, що регламентують роботу відділу кадрів.

Є ще документи, які законодавство не зобов'язує вести, але вони є практично у кожного роботодавця, це посадові інструкції, колективний договір, книга підстави для наказів.

Збір та вивчення установчих документів

Після того, як визначилися із загальними обов'язковими документами, потрібно визначитись із рештою документів. Для цього потрібно вивчити всі статутні документи, що регламентують діяльність та виробничий процес підприємства.

Тут документи можуть бути різні. Наприклад, якщо працівникам покладено спецодяг та ЗІЗ, то обов'язково затвердити наказом або іншим розпорядчим документом перелік та строки забезпечення ними категорії працівників.

Якщо на підприємстві будуть особи, які мають ненормований робочий день, роботу в нічний годинник, роботу у шкідливих та небезпечних умовах, то необхідно документально затвердити належні їм пільги та компенсації.

Оформлення переліку документів

У цьому положенні перераховуються всі необхідні документи, порядок їх ведення та термін зберігання. Таке становище є обов'язковим, але значно полегшує роботу відділу кадрів.

Оформлення на роботу директора

Якщо підприємство створюється з нуля, то перший, кого потрібно оформити, це керівник підприємства.

Саме він потім укладає трудові договори з рештою співробітників. Якщо посада директора виборна, за конкурсом, то трудовий договір укладає з ним голова виборного органу, якщо на підприємстві є засновники, то договір підписують вони. Якщо керівник є одночасно єдиним засновником або індивідуальним підприємцем, він підписує трудовий договір і за працівника і за роботодавця.

Як би там не було, але укладання трудового договору та оформлення наказу про прийом є обов'язковими процедурами.

Складання локальних нормативних актів

Для того, щоб визначити, які посади та скільки їх необхідно для роботи підприємства складається штатний розклад. Для нього існує уніфікована форма і, хоча вона не є обов'язковою для використання, є дуже зручною.

За бажанням до неї можна вносити додаткові колонки. У штатному розкладі вказується найменування посади, необхідна кількість штатних одиниць, оклад чи форма оплати праці та належні надбавки. Усі посади у штатному розкладі вказуються, починаючи з найголовнішої та закінчуючи допоміжним персоналом.

У трудовому розпорядкунасамперед зазначається графік роботи підприємства, якщо є змінні графіки, то вони докладно розписуються. Ще в цьому документі може вказуватись вимоги до зовнішньому виглядута поведінці працівників, корпоративна етика та інше.

Розробка типового зразка трудового договору

• найменування роботодавця, його фактична та юридична адреси, ПІБ його представника;
• ПІБ працівника;
• посаду, яку приймається працівник;
• термін трудового договору;
• вид договору (сумісництво чи основна посада);
• посадові обов'язки, їх можна прописати у самому договорі, а можна зробити посилання на посадову інструкцію;
• оплата праці тут посилатися на локально-нормативні документи не варто, а краще все докладно розписати в самому договорі;
• графік роботи;
• результати спеціальної оцінки умов праці даного робочого місця;
• реквізити і підписи сторін.

Крім цих пунктів, роботодавець може внести до трудового договору будь-які інші пункти, що не суперечать законодавству.

Підготовка документів обліку

Усі журнали обліку перед початком їх використання необхідно підготувати. А саме кожен журнал слід пронумерувати, прошнурувати та скріпити печаткою. Нумерують листи наскрізною нумерацією, починаючи з першого до останнього. Потім усі листи, виключаючи обкладинку, прошивають ниткою і виводять два хвостики на останній форзац. Їх заклеюють папірцем, але яким зазначено кількість аркушів та стоїть підпис керівника чи особи відповідальної за ведення журналу.

На кожному журналі вказується дата його початку і обов'язково найменування організації.

Призначення відповідального за ведення трудових книжок

Трудові книжкиє одним з найважливіших документів кадрового обліку і ставляться до бланків суворої звітності, то ставлення до них має бути дбайливим. Зберігатися вони повинні обов'язково в сейфі, замкненому на ключ.

Для ведення трудових книжок призначається відповідальна особа, яка їх заповнює та відповідає за зберігання. Відповідальність на співробітника покладається наказом щодо організації.

Оформлення на роботу співробітників

При оформленні на роботу кожного співробітника необхідно провести певну послідовність робіт:

• прийом заяви у працівника;
• ознайомлення працівника з усіма локально-нормативними документами, положенням про оплату праці, правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір тощо;
• оформлення трудового договору, його підписання Обов'язково в трудовому договорі поставте відмітку про те, що другий екземпляр працівник отримав на руки;
• оформлення наказу приймання працювати;
• заповнення особистої картки Т-2 та формування особової справи. До його складу входять такі документи: заява про прийом, копію особистих документів, копію наказу про прийом, особисту картку, документи про освіту та кваліфікацію, трудовий договір, інші необхідні документи.
• передача до бухгалтерії всіх необхідних документівна працівника нарахування заробітної платы.

У наступному відеоплейлисті представлені інструкції щодо ведення кадрового діловодства:

Залишились питання?Дізнайтесь, як вирішити саме Вашу проблему – зателефонуйте прямо зараз:

Кадрове діловодство з нуля - покрокові інструкції 2017

Надіслати на пошту

Кадровий облік і діловодство з нуля - покрокові інструкції 2017 тепер доступні і нашим читачам. Організація кадрового документообігу на підприємстві з березня 2014 року регламентується новим ГОСТом, який має виконувати всі кадровики.

Кадровий облік: хто відповідальний за ведення кадрового діловодства

Кадрове діловодство ведеться кожному підприємстві, де використовується найману працю. З чого розпочати кадровий облік на підприємстві, яке лише зареєструвалося? На новоствореному підприємстві ведення кадрового діловодства з нуля зазвичай лягає на плечі керівника. Щоб закріпити за собою такі функції, директор, затверджений учасниками (акціонерами) товариства, видає наказ про призначення себе відповідальним за ведення кадрового обліку.

Згодом, за наймом фахівця, якому буде доручено кадровий облік в організації, що включає роботу з персоналом, йому можна буде зобов'язати відповідний обсяг робіт. Це робиться шляхом видання наказу, яким відповідальність за ведення цієї ділянки роботи покладається на конкретного працівника. Також ці обов'язки прописуються в посадовій інструкції, з якою співробітник знайомиться під розпис.

Кадрове діловодство 2017 року, як і раніше, має вестись з дотриманням Трудового кодексу, інструкцій з діловодства та інших законодавчих та локальних документів. Відповідальність за кадровий облік у разі порушення закону та/або внутрішніх наказів керівництва покладається на винну особу у вигляді дисциплінарних стягнень.

Інструкція з кадрового діловодства 2017 - завантажити чи розробити самостійно?

Інструкцію з кадрового діловодства нормативно не затверджено, тому для ведення кадрового обліку та документообігу рекомендується дотримуватися ГОСТ Р 7.0.8-2013, затвердженого наказом Росстандарту від 17.10.2013 № 1185-ст та введеного в дію з 01.03.2014.

Єдиного шаблону інструкції з кадрового обліку та діловодства немає, але є кадровий облік з нуля покроково з рекомендованими етапами організації кадрового документообігу та обліку для підприємства. Завдяки цьому поетапному плану легко позначити послідовність дій та зорієнтуватися з обсягом роботи.

Рекомендуємо ознайомитися із запропонованою нижче покроковою інструкцією, яка допоможе вам організувати кадровий облік з нуля. Надалі, ґрунтуючись на вивченому матеріалі, можна розробити власний план дій та слідувати йому.

Як виглядає покрокова інструкція з кадрового діловодства

Отже, переходимо до розгляду покрокової інструкції з кадрового діловодства з нуля. Наведемо докладний поетапний план, який дозволить створити власну кадрову службу, починаючи з оформлення першого співробітника на підприємстві директора. І тому важливо від початку діяльності компанії впорядкувати кадровий облік.

Етапи організації кадрового обліку на підприємстві:

1. Створення нормативної та інформаційної бази.

Для початку варто визначитися з тим, які нормативні акти будуть потрібні в роботі кадровика. Безумовно, це:

• Трудовий кодекс — у ньому містяться основні моменти щодо нормування робочого часу (гл. 15-16, 22), тривалості та періодичності відпусток (гл. 19), нарахування зарплати (гл. 21), розписано основні права та обов'язки працівників та роботодавців;
• постанова Держкомітету статистики від 04.01.2001 № 1 – тут подано всі форми первинних документів, необхідних у кадровому обліку; їх використання сьогодні не є обов'язковим, але все ж таки бажано, оскільки в них враховані всі необхідні графи та реквізити; за бажанням будь-який користувач може внести до цих форм зміни, зберігши лише обов'язкові реквізити;
• урядова постанова від 16.04.2003 № 225, яка допоможе у роботі з трудовими книжками; цей документ є основним для працівника, оскільки підтверджує його виробничий стаж;
• методичка щодо ведення військового обліку на підприємствах, затверджена Генштабом ЗС Росії 11.04.2008, - дані рекомендації допоможуть кадровим працівникам освоїтися з обов'язковим веденням військового обліку працівників на підприємствах;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), наказ Мінкультури від 25.08.2010 № 558 та урядова постанова від 15.06.2009 № 477 — ці документи допоможуть дізнатися, які існують стандарти у російському діловодстві та архівній справі.

Кожному співробітнику, відповідальному за кадрове діловодство, необхідно забезпечити доступ як до зазначеним нормативним актам, до інших законодавчих актів, які можуть знадобитися у процесі роботи. Також кадровик має стежити за останніми змінами та оновленнями у нормативних актах. Для цього необхідно забезпечити самостійний моніторинг законодавства, або придбати пакети доступу до різних інформаційних баз.

Для того щоб забезпечити високий рівень кадрового діловодства на підприємствах з великим штатом, може знадобитися спеціальне HR-програмне забезпечення для організації системи управління персоналом і ведення кадрового обліку.

1. Ознайомлення із статутною документацією компанії.

У статуті обов'язково докладно розписуються умови оформлення працювати директора (гендиректора, ради директорів) — виконавчого органу компанії. Також у цій установчій документації прописуються основні умови щодо терміну роботи керівника. Крім того, кадровик має бути в курсі останніх змін, які вносяться до статуту, у разі прийняття власниками компанії кадрових питань.

Перший співробітник, оформлення якого проводиться на новоствореному підприємстві, — це, звичайно ж, керівник. Так, на підставі затвердженого власниками компанії протоколу видається наказ, у якому зазначається дата, коли керівник приступає до своїх обов'язків. Це буде перший наказ щодо кадрів, виданий на підприємстві.

Надалі кадровик повинен забезпечити хронологічний порядок наказів, що видаються. Контролюючі органи під час перевірки умов роботи та кадрових питань звертають пильну увагу на нумерацію наказів, щоб не було випадків, коли накази видавалися заднім числом.

1. Складання переліку кадрових документів, що братимуть участь у кадровому діловодстві для підприємства.

Перерахуємо основні документи, що беруть участь у кадровому обліку на будь-якому підприємстві з найманими працівниками:

• правила щодо внутрішньоорганізаційного трудового розпорядку;
• кадрова структура організації;
• штатний розклад;
• графік відпусток;
• документи, пов'язані із захистом персональних даних працівників.

До обов'язкових документів входять такі первинні облікові документи, що створюються для кожного співробітника, а також регістри, як:

• трудові контракти;
• книга з обліку руху трудових книжок;
• книга з обліку бланків трудових книжок та самі бланки цих документів, які найчастіше оформлюються на підприємстві на час вступу співробітника на перше місце роботи;
• табель з урахування часу роботи;
• персональні картки працівників;
• кадрові накази, які зберігаються зазвичай разом із підставами на їх видачу (заявами, службовими (доповідними) записками, актами тощо);
• посадові інструкції та інші документи;
• журнал обліку перевірок контролюючими органами.

Також можуть видаватися такі документи:

• колективний договір;
• положення про преміювання, атестацію, комерційної таємниціта ін.

1. Твердження кадрових документів та їх бланків у керівника підприємства.

За наявності зауважень щодо форми документації кадровик повинен їх усунути та узгодити форми документів заново. Документи, які впливають не лише на ведення кадрового обліку, а й бухобліку, мають також бути відображені в обліковій політиці підприємства.

1. Призначення відповідальної особи за ведення та облік трудових книжок.

Це може бути одна особа, відповідальна за ведення кадрового обліку, або може бути визначений окремий співробітник, який відповідає за зберігання та облік трудових книжок, що видаються і вступають. Про призначення відповідальної особи видається наказ.

Це завершальний етап під час кадрового обліку з нуля. Тепер на кожного працівника, що приймається на роботу, створюється пакет кадрової документації, що зазвичай включає трудовий договір, наказ про прийом на роботу, посадову інструкцію; приймається/оформляється трудова книжка, заповнюється персональна картка, підписується угода про нерозголошення персональних даних та інші документи.

Потім оформляються інші кадрові документи щодо нормування робочого дня, нарахування та виплати заробітної плати, обліку відпусток, оформлення лікарняних, відряджень тощо.

Дізнайтеся першими про важливі податкові зміни

Є питання? Отримайте швидкі відповіді на нашому форумі!

Кадрове діловодство з нуля - покрокові інструкції

Відділ управління персоналом – це одна з найважливіших ланок у будь-якій сучасній організації. Тільки завдяки фахівцям цієї служби можливе ефективне керування діяльністю підприємства.

Кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції

Але щоб правильно організувати його функціонування необхідно:

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

• чітко визначати посадові обов'язки працівників, відповідальних за розробку та складання необхідних документів; знати правила формування виконавчих органів та призначення
• керівників;
• правильно приймати на роботу нових працівників, здійснювати їх переведення та звільнення;
• працювати на підставі чинних законів у сфері кадрового діловодства;
• створити необхідні акти та положення на рівні підприємства.

Щоб швидко та грамотно організувати ефективну діяльність кадрового відділу рекомендується розробити та використовувати спеціальний алгоритм виконання необхідних дій.

Хто на підприємстві займається веденням діловодства

Перед тим, як створити план з організації ефективного документообігу, потрібно визначитися з виконавцем ролі кадрового фахівця. Навіть на невеликому підприємстві для внутрішньоорганізаційного документообігу до штатного розпису зазвичай вноситься посада секретаря або діловода.

На це є дві основні причини:

• великі обсяги документальної роботи, з якими щоденно оперує відповідальна особа;
• необхідність наявності вузької спеціалізаціїпо роботі з документами, бажано щоб працівник, який призначається, мав освіту за спеціальністю секретар-референт, менеджер з персоналу або діловод.

Звичайно, на практиці припустимо покладання додаткових обов'язків на того, хто працює з документами, наприклад юриста або бухгалтера. Однак це може серйозно знизити ефективність основної діяльності працівника, оскільки діловодство потребує чимало уваги.

Етапи та покрокові керівництва

Організація будь-якої системи кадрового діловодства складатиметься з наступних етапів:

1. Видання наказів, якими запроваджується посада відповідальної особи, визначається розмір її заробітної плати. Потім затвердження спеціального стану та посадової інструкції, які регулюватимуть права та обов'язки майбутнього працівника та інших документів;
2. За потреби призначення виконавчого органу відбувається пошук та укладання договору з керівником підприємства. Саме ця особа від імені засновника керуватиме кадровою службою. Якщо немає необхідності призначати таку особу, а глава підприємства вже прийнято на роботу, достатньо лише здійснити прийом діловода;
3. Підготовка основи нормативних актів. Потрібно сформувати перелік законодавчої бази, відповідно до якої секретар працюватиме;
4. Закупівля або роздруківка бланків облікових документів. Кадрове діловодство вимагає оформлення множини різних книг реєстрації та переміщення співробітників, необхідних журналів;
5. Перед тим, як секретар почне займатися підбором персоналу, у його розпорядженні повинні з'явитися формуляри трудових книжок. Трудова книжка – основний документ працівника, який підтверджує інформацію про трудовому стажі. Якщо громадянин приймається працювати вперше, її зобов'язаний безкоштовно надати роботодавець;
6. Заключний етап – безпосередня організація кадрової роботи, зокрема прийом, переміщення, заохочення, відпустки, звільнення співробітників та багато іншого.

Обов'язкові документи

Для налагодження стабільної роботи діловодної служби потрібно створити такі документи:

• Штатний розклад. Містить відомості про посади, що існують в організації. Для складання документа необхідно звернутися до чинного законодавства, оскільки його форма є повністю уніфікованою всім підприємств біля РФ;
• Час – цінний ресурс. Щоб не витрачати його на ручне складання кожного разу нового договору чи посадової інструкції, слід підготувати шаблони для кожної посади зі штатного розкладу;
• Створення номенклатури справ чи внесення змін. Номенклатурою справ зазвичай називають перелік всіх типів документів, що створюються в організації та зазначенням їх місця та термінів зберігання. Зазвичай вона містить безліч розділів, один із яких має бути присвячений кадровому діловодству;
• Правила внутрішнього трудового розпорядку, за якими буде організовано щоденний порядок роботи, час відпочинку та багато іншого.

Оформлення керівника

Якщо в організації ще не призначено керівника, то зробити це буде в першу чергу. Саме він буде:

• формувати адміністративний персонал;
• реєструвати установчі документи;
• підписувати організаційно-розпорядчі та інші документи.

Оформлення керівника відбувається відповідно до рішення, яке засновник приймає у колегіальному порядку або одноосібно. Їм видається наказ щодо особи, яка призначається першою особою підприємства.

Нормативні акти

Для правильної організації роботи служби кадрового діловодства потрібно використовувати основні нормативні акти чинного законодавства:

Трудовий кодекс РФ - основний документ, відповідно до якого відбувається організація трудової діяльності працівника, у тому числі прийом на роботу, оплата та режим праці, гарантії та пільги та багато іншого;

Облікові документи

Виділяють кілька основних видів облікових документів, завдяки веденню яких забезпечується належний порядок документообігу:

• Облікова відомість (чи книга) персоналу підприємства. До неї заноситься коротка інформаціяпро чисельність працівників;
• Реєстраційний журнал трудових договорів. Дозволяє відстежувати укладання всіх договорів із працівниками. Ведення журналу забезпечує надійність зберігання документів. Нічого буде безслідно втрачено, у ньому можна відстежити наявність чи відсутність трудових угод;
• Реєстраційний журнал, необхідний оперативного відстеження кадрових перестановок;
• Журнали обліку надходжень та вихідних відправлень. Вони можна побачити історію різного ділового листування і уточнити відправлення чи отримання різних листів;
• Книга обліку особистих карток, у яких міститься інформація про форми з особистими даними працівників. Вона потрібна, коли необхідно вивчити персональні дані співробітника.

Що таке кадровий облік та як його вести? Читайте у нашому матеріалі уважніше.

Тут ви дізнаєтеся, як правильно провести кадровий аудит і навіщо він необхідний.

Чи можна купити трудову книжку та скільки це коштує? Про це ви дізнаєтесь тут.

Трудові книги та їх зберігання

p align="justify"> Робота з трудовими книжками має дві основні особливості, які необхідно враховувати.

Співробітник, який приймається працювати, повинен надати свою книжку роботодавцю. Вона зберігатиметься в нього аж до розірвання трудового договору.

У цьому документі секретар робить відмітку про те, що працівника прийнято на роботу в організацію, вказується її організаційна форма та найменування. Потім цей запис засвідчується керівником підприємства.

Оформлення працівників

Для того щоб правильно оформити працівника достатньо слідувати простому алгоритму:

• Взяти з працівника заяву, в якій він вкаже інформацію про те, на яку посаду претендує, який розмір ставки його цікавить, з якого числа вийде працювати.
• Отримати від працівника необхідні копії документів, таких як паспорт, СНІЛЗ, ІПН, банківські реквізити для перерахування заробітної плати.
• Укласти трудовий договір та видати під особистий підпис посадову інструкцію. Цими документами встановлюється юридичний зв'язок між працівником та роботодавцем.
• Завести особисту справу, до якої увійде заява та копії документів. Заповнити картку формою Т2, у якому записати всі необхідні відомості.
• Видати наказ, за ​​яким працівник приймається працювати.

Висновок

Таким чином, для того, щоб створити службу кадрового діловодства, достатньо скористатися вищеназваними інструкціями щодо організації її роботи. Головне при створенні такої служби – це спиратися на положення чинного законодавства та враховувати потреби підприємства залежно від його організаційних особливостей.

Залишились питання?Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте зараз.

1. Синоніми до кадрового обліку- Це, ведення кадрової документації.
2. Кадровий облік є регламентування трудових відносинміж робітником та самим роботодавцем. Всі рухи робітників в будь-якій організації або в ІП будуть враховуватися за Трудовим кодексом в Росії в основі перших кадрових ділових паперів.
3. До кадрового обліку належить:
   • створення трудових угод, спеціальних інструкцій;
   • фіксування різних наказів (наприклад, прийом робітника посаду);
   • оформлення карток, які будуть складені для кожного робітника;
   • ведення, так званих, регістрів кадрового обліку;
   • ведення табеля за обліковим часом.

Необхідні кадрові документи для ТОВ

Щоб не потрапити під відповідальність перед законом, потрібно обов'язково знати, які ж документи повинна мати організація.

Дорогий читачу! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся у форму онлайн-консультанта праворуч або телефонуйте.

Це швидко і безкоштовно!

Що має бути:

• Протоколи про те, що Суспільство було створено.
• Рішення самих засновників у тому, що ТОВ було створено.
• Висновки від органів контролю.
• Діловий папір, який фіксує державну реєстрацію створеної фірми.
• Документи, які встановлюють право та підтверджують наявність наявного майна у Товариства.
• Спеціальні папери, пов'язані з виробництвом цінних паперів, у тому числі облігацій.
• Положення про створені філії організації.
• Список афілійованих осіб.
• Спеціальні протоколи про засідання та збори органів ТОВ.
• Інші ділові папери, передбачені законодавством.

Групи кадрових документів

Кадрові документи, за цільовою приналежністю, поділяються на дві великі групи:

1. Ділові папери, які закріплені із втіленням способів управління підприємством праці та персоналу(наприклад, пункти про структурних підрозділахта правила про трудовий розпорядок у підприємстві, а також інші).
2. Ділові папери, пов'язані з урахуванням особистої кількості робочих(належать до них: накази про прийом на посаду або переведення на іншу та інші).

Види

Усі кадрові документи поділяються, переважно, на 5 видів:

• Ділові папери, що засвідчують трудову діяльність(Такі папери зберігаються у кадровому відділенні підприємства, а туди входить: трудова книжка робітника, трудовий договір та інше).
• Розпорядчі ділові папери (сюди відносяться розпорядження та накази самої керівної особи).
• Листування по службі (внутрішні).
• Журнали з обліку та з реєстрації (сюди входять: про прийом нових робітників або їх переведення, журнал, що фіксує трудові договори).
• Інформативно-розрахункові ділові папери (сюди входять: табель обліку часу роботи, картка робітника та інші).

Пам'ятайте! Облік всієї кадрової документації спостерігається відділом з кадрів у створенні.

Документи, які справді необхідні для кадрового обліку ТОВ:

• Положення про структуру підприємства.
• Встановлені стандарти у роботі.
• Мета створення ТОВ.
• Інструкції для кожної посади, які розроблені, повинні бути за правилами.
• Вказівка ​​про відрядження.
• Пункт про персонал організації, про відпустку, про порядок отримання довідок, про найм або звільнення робітників, про комерційну таємницю, про табельний облік часу, про пільги, що надаються робітникам, про матеріальну відповідальність, про навчання робітників та їх атестацію.
• Положення про добір конкретного персоналу (плюс схема цього).
• Інструкції з роботи.
• Пункти про оплату аркушів з тимчасової непрацездатності співробітників та службовців в організації, а також про оплату праці, виплати премій та ін.
• Положення про порядок проходження за випробувальним періодом, програмне забезпеченнята допусках до інтернету, а також по вже існуючих відділеннях (для бухгалтерії у тому числі).

Уніфіковані форми з обліку кадрів

Основні уніфіковані форми з обліку кадрів:

1. T-1"Указ про прийом робітника на роботу".
2. T-2"Картка робітника, його власні дані".
3. T-3"Штатний розклад".
4. T-4«Картка з обліку наукового, науково-педагогічного робітника».
5. T-5"Указ про переведення робітника на іншу роботу".
6. T-6"Указ про надання відпустки працівнику".
7. T-7"Графік відпусток".
8. T-8"Указ про припинення трудової угоди з робітником".
9. T-9«Указ про направлення працівника у відрядження».
10. T-10"Командировочне посвідчення".
11. T-11"Указ про заохочення працівника".
12. T-1а"Указ про прийом робітників на роботу".
13. T-2ГС(МС) «Особиста картка державного (муніципального) службовця».
14. T-5а"Указ про переведення працівників на іншу роботу".
15. T-9а«Указ про направлення працівників у відрядження».
16. T-11а"Указ про заохочення робітників".
17. T-10а«Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про втілення його в дію».
18. T-6а"Указ про надання відпустки працівникам".
19. T-8а"Указ про припинення трудової угоди з робітниками".

Покрокова інструкція щодо створення кадрового обліку в ТОВ з нуля

1. Перш ніж ви візьметеся за кадрову документацію, запасіться спеціальними посібниками(можна скористатися порталами "Консультант +" або "Гарант"). Там є актуальні нормативні акти.
2. Тут слід звернути увагу до установчі ділові папери організації.Потрібно розпочинати з прийому на роботу директора підприємства. Вивчіть Статут самої організації (тут ведеться порядок прийому посаду директора, зарплата, термін трудових книжок та інших.)
3. Які обов'язкові ділові папери потрібні роботодавцю?
   • Правила щодо внутрішнього трудового розпорядку, штатний розпис підприємства.
   • Графік усіх відпусток, трудові книжки, і навіть певні трудові договори.
   • і до неї, а також спеціальна книга, де фіксується доходи та витрати.
   • Табель обліку за робочим часом, картки робочих (особисті), форма розрахункового паперу, яка затверджена керівником підприємства.
   • Ділові папери з обробки персональних даних робочих, розрахункові відомості та всі накази, та інших.
4. Процес оформлення директора.З рішень засновників ви дізналися дату, з якої директор вступив на посаду і взявся виконувати обов'язки, отже, дата не повинна бути іншою. Згодом конструюється трудовий договір.
5. Створення основних правил трудового розпорядку в організації, а також штатний розпис та інші локальні акти (для цього скористайтесь певною програмою). Головне все перевірте наявність описок або помилок!
6. Тут йде заповнення бланків за трудовим договором із робітниками та інша документація(вже мають бути відомості про посади, зарплату та кількість часу на роботу).
7. Розглянути потрібно завдання ведення самих трудових книжок(крім директора ще ніхто не працевлаштований, отже, вся відповідальність за ведення книжок лежить на ньому).
8. Тут уже триває процес ухвалення нових робітників на роботу.

Штрафи за незнання кадрового обліку

Насамперед усе залежить від посади перевіряючого і від тяжкості цього порушення. При порушенні певного законодавства штраф може становити від 5 МРОТ до 50 МРОТ. Взагалі, при повторному порушенні буде можливе усунення відповідальної особи з періодом від 1 року до 3 років.

На цьому стаття буде закінчена. Дякую за прочитання!

Кадрове діловодство з нуля - Покрокові інструкції 2016роки, наведені у нашій статті, допоможуть грамотно організувати цей процес на підприємстві. Нижче вичерпно описані всі стадії роботи зі співробітником: прийом, переведення в інший відділ, підвищення на посаді, зміна окладу, покарання, заохочення, стягнення, звільнення.

На кого покладаються обов'язки щодо ведення кадрової документації

Кадровий документообіг як частина облікового процесу має бути підконтрольний керівнику компанії. Як правило, саме на першу особу спочатку покладається відповідальність за її ведення, для чого видається відповідний наказ.

У міру набору до штату кадрових чи бухгалтерських фахівців ці функції делегуються їм із чіткою вказівкою, хто за що відповідає та який документ має право підписувати. Для кожної посади розробляється відповідна інструкція, де визначаються трудові функції, правничий та рівень ответственности. Співробітник знайомиться з розпорядчим документом та посадовою інструкцією та розписується:

• або у відведеному для цього рядку на самому документі;
• або спеціально створеному персональному листі ознайомлення.

Крім посадової інструкції можлива розробка внутрішніх положень, регламентів, додаткових інструкцій. Однак основою дотримання законності у сфері кадрового діловодства виступає Трудовий кодекс РФ та інші нормативні акти, що видаються урядом і міністерствами.

У разі недотримання положень законодавства чи локальних актів компанії до працівника, котрий займається веденням кадрового документообігу, можуть бути застосовані заходи дисциплінарної відповідальності. І це цілком обґрунтовано, оскільки навіть незначні порушення можуть призвести до відчутних фінансових втрат.

завантажитиінструкцію з кадрового діловодства - 2016 чи розробити власний регламент?

формально централізовано затвердженої інструкції з кадрового діловодствані. Однак у своїй роботі спеціалістам рекомендовано користуватися ГОСТ Р 7.0.8-2013, затвердженим наказом Росстандарту від 17.10.2013 № 1185-ст.

Проте завдяки багаторічній практиці ведення подібної діяльності виробився певний негласний набір правил та послідовність дій, які лягли в основу покрокової інструкції з кадрового діловодства. Її можна сміливо застосовувати у практичній діяльності, уникнувши тим самим неточностей та помилок.

Крім того, використовуючи зазначену інформацію, можна спрогнозувати загальну кількість документів, які потрібно оформляти, і час, який доведеться витрачати на це, відповідно, визначити, скільки співробітників має бути в кадровій службі.

Спираючись на дані правила та методи, практикуючий діловод створить зручний для себе алгоритм дій, якому слідуватиме надалі для ведення якісного кадрового діловодства у 2016 році.

Що являє собою інструкція з ведення кадрового діловодства

Далі представлений універсальний план ведення всього обсягу кадрового документообігу, яким можна скористатися на будь-якій стадії життєвого циклу компанії - від створення до моменту ліквідації чи реорганізації. Незважаючи на те що покрокові інструкції з кадрового діловодства з нулядосить поширені, мати під рукою компактний та зручний для сприйняття варіант буде незайвим.

Отже, кроки, які потрібні регулярно для досягнення оптимальних результатів при ведення кадрового діловодства з нуля:

1. Підбір законів та нормативних документів для подальшої регламентації роботи. В обов'язковому порядку слід звернути увагу на такі:
   • Трудовий кодекс РФ. Необхідний у повному обсязі, оскільки ситуації бувають різні, і періодично все одно доведеться щось перечитувати. Найбільш важливі розділи - ті, які присвячені поняття нормальної позитивності робочого часу, його обліку та нормування (гл. 15-16, 22), оплати праці, її складових частин, форм і систем (гл. 21), тривалості відпусток та умов виникнення права ними (гол. 19). Також обов'язково потрібно ознайомитися з правами та обов'язками працівника, які закріплені на законодавчому рівні.
   • Альбом первинної документації з урахуванням постанови Держкомстату РФ від 04.01.2001 № 1. Чітке слідування зразкам, поданим у ньому, необов'язково, оскільки компаніям дозволено розробляти бланки самостійно, але із зазначенням у яких обов'язкових реквізитів. У той самий час представляється недоцільною розробка надлишкової кількості своїх форм, оскільки більшість операцій вже існують типові бланки з необхідним набором реквізитів. Достатньо доповнити їх полями, що бракують.
   • Порядок ведення та обліку трудових книжок, затверджений постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, де розкрито всі аспекти використання основного документа для відображення стажу працівника.
   • Рекомендації, затверджені Генштабом ЗС Росії 11.04.2008, що регулюють тонкощі ведення обліку військовозобов'язаних громадян.
   • Базові стандарти діловодства та кадрової справи на основі наказу Росстандарту від 17.10.2013 № 1185-ст, постанови Держстандарту від 03.03.2003 № 65-ст, наказу Мінкультури від 25.08.2010 № 558, постанови Уряду РФ.

Співробітник, який займається кадровим документообігом, повинен завжди мати під рукою даний перелік документів, а також оновлювати свої знання у цій галузі за необхідності, а також у разі суттєвих змін законодавства. Робити це можна як самостійно, і укладанням договору з постачальниками спеціалізованих нормативних правових баз.

1. Вивчення статуту компанії та за необхідності реєстраційних документів. Це допоможе визначитися з правилами та умовами прийому керівника компанії чи членів ради директорів – основного виконавчого органу. Крім того, в цих документах міститься інформація про максимальному термініїх перебування на посаді, рівні оплати праці та порядку припинення повноважень.
2. Видання розпорядчого документа призначення керівника. Підставою йому послужить протокол загальних зборів засновників. Таким чином, це буде перший кадровий наказ нової фірми. З нього має вестись їх наскрізна нумерація, яка має першорядне значення, адже для контролюючих служб вкрай важливим є дотримання порядку видання документів у момент здійснення операцій.
3. Розробка документації для оформлення операцій із роботи з персоналом. Універсальний список має включати:

• правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР);
• структуру відділів та посад у компанії;
• штатний розклад (формально необов'язковий, проте на практиці запитується більшістю перевіряючих);
• графік відпусток;
• документи, що регламентують захист персональних даних працівника.

В обов'язковому порядку закріплюється набір документів для персоніфікованого обліку даних працівника:

• трудовий договір;
• журнал руху трудових книжок;
• журнал обліку бланків трудових книжок, крім того, і сам бланк (щоб оформляти книжки співробітникам, котрим це місце роботи перше);
• документи щодо обліку робочого часу (табелі Т-12 або Т-13);
• особисті картки (Т-2);
• накази з кадрів та підстави до них;
• розрахункові та платіжні відомості;
• індивідуальні розрахункові листки;
• посадові інструкції, регламенти.

За наявності профспілки чи представника загальних зборів працівників у компанії може бути розроблений та підписаний колективний договір. Дуже важливим документом може стати положення щодо оплати праці та преміювання. Воно дозволить скоротити обсяг трудового договору та чітко закріпити порядок розрахунку винагороди за працю.

Якщо на підприємстві впроваджено регулярну оцінку персоналу, необхідно положення про атестацію. Для збереження внутрішньої інформації має бути розроблено документ про охорону комерційної таємниці.

1. Розробка бланків та їх узгодження з керівництвом компанії. Необов'язково створювати все з нуля, можна скористатися типовими формами, додавши до них реквізити, що бракують, відповідні специфіці компанії. Можливо, що з першої спроби затвердити новий бланк не вийде, тоді потрібно внести доповнення відповідно до побажань директора та подати його на узгодження знову.
2. Вибір співробітника для покладання на нього обов'язків щодо ведення та обліку трудових книжок. І тому створюється відповідний розпорядчий документ. Це може бути як окремий працівник, який виконує лише зазначену функцію, так і поєднує її з іншою роботою у кадровій службі.
3. Організація оформлення працювати нових співробітників. Будучи останньою стадією в циклі кадрового діловодства, зазначена процедура включає комплекс взаємопов'язаних дій. Він пов'язаний із необхідністю заповнення цілого ряду документів (трудового контракту, наказу про прийом, особистої картки), ознайомлення працівника з посадовою інструкцією, положеннями компанії, внесення записів до журналу з обліку трудових книжок тощо.

Надалі оформлюються документи щодо поточної діяльності працівника: обліку робочого часу, нарахування заробітної плати, відпусток, днів відпочинку згідно з довідками донора або без збереження заробітної плати, переказами.

Ведення кадрового документообігу не так складно, як здається на перший погляд. Незважаючи на велику кількість розрізнених і різнобічних нормативних актів, що регулюють це питання, всю необхідну інформацію можна відібрати і систематизувати.

Крім того, вище наведено коротку і зрозумілу шпаргалку, здатну допомогти новому кадровому фахівцю і навіть досвідченому працівникові, полегшивши йому в цілому розуміння всіх кроків, які необхідно зробити.

Головне в таких справах - уважність і скрупульозність у дрібницях, оскільки незначні помилки в документації можуть спричинити для компанії серйозні неприємності як фінансового, так і репутаційного характеру.

Поправки до Трудового кодексу, прийняті минулого року, торкнулися багатьох кадрових документів, які мають бути в організації в 2019 р. Вони стосуються зміни умов прийому на роботу, оплати праці, визначення рівня кваліфікації здобувачів низки посад, надання деяких соціальних гарантій.

Ряд нововведень полегшує та спрощує ведення кадрових документів у 2019 р., що має позитивно позначитися на стані малого бізнесу. Розглянемо, чого слід підготуватися співробітникам кадрових служб.

Ведення кадрового діловодства у 2019 р.

Кадрове діловодство - це комплекс заходів, які включають розробку і ведення документів, що належать до персоналу. Більшість вимог до кадрових документів у 2019 році залишилася незмінною. Ведення кадрового обліку є обов'язковим абсолютно для всіх роботодавців, хоча в деяких з них з'явилася можливість робити це у дещо зрізаному вигляді.

Як і раніше, продовжує діяти введена ще у 2016 р. заборона на позикову працю. Це означає, що з усіма працівниками, які виконують трудову функцію на території роботодавця, обов'язково має бути укладений трудовий договір. Винятком може бути лише аутсорсинг низки непрофільних функцій, для проведення якого укладається договір цивільно-правового характеру.

Що стосується безпосередньо кадрового діловодства, то всі документи, які необхідно вести щодо персоналу, оформляються відповідно до вимог Трудового кодексу, низки підзаконних актів та відомчих інструкцій. Відповідальний (або відповідальні) за виконання такої роботи призначається наказом організації.

Кадрове діловодство у 2019 р.: основні документи

Для того, щоб зрозуміти, які документи з кадрового діловодства повинні бути в організації, проаналізуємо трудове законодавство і представимо результат у вигляді таблиці. Для більшості з них існують уніфіковані форми, розроблені та затверджені Держкомстатом. Їхнє застосування не є обов'язковим, але суттєво облягає роботу співробітників кадрових служб.

Кадрове діловодство-2019: основні документи

Зміни у кадровому діловодстві у 2019 р.

Російське трудове законодавство - динамічна система, що постійно вдосконалюється. Низка норм цього документа, які набули чинності у 2018 р., стосуються і обов'язкових документів для кадрового діловодства. Розглянемо, що саме змінити у роботі кадрової служби.

1. Збільшення значення МРОТ. З 1 липня він дорівнюватиме 7800 р., що на 4% вище попереднього значення. Для роботодавців це означатиме перегляд умов оплати праці та включення до трудових договорів, що укладаються з новонайманими працівниками, положень, що враховують цю зміну. Нагадаємо, що платити менше МРОТ за роботу повний день, зміну чи тиждень роботодавець права не має.
2. Спрощення кадрового обліку для малого бізнесу, який підпадає під критерії мікропідприємств. Нижче на прикладі ІП ми докладно розглянемо цю новацію та назвемо необхідні кадрові документи зразки та бланки 2018 р.
3. Незалежна оцінка кваліфікації Федеральний закон, що регулює її проведення, прийнятий у липні 2016 р. і набрав чинності з 01.01.2017 р. Здобувачі проходять її або за рахунок власних коштів, або за направленням роботодавця. Оцінка провадиться у вигляді іспиту за підсумками якого видається свідоцтво. Негативний результат відображається у висновку з рекомендаціями щодо покращення знань. Ініціатива щодо проходження незалежної оцінки може надійти і від роботодавця. Але для направлення працівника на іспит потрібна його письмова згода. Під час іспиту за співробітником зберігається його посада та зарплата, а також відшкодовуються витрати на відрядження.
4. Посилено терміни виплати зарплати. Якщо раніше роботодавці самі могли встановлювати їх, то тепер у ст. 136 ТК встановлюються граничні терміни - пізніше 15 числа місяця, наступного за відпрацьованим.

1. Збільшився розмір відповідальності роботодавця за затримку виплат, що належать працівникам. Компенсація, що належить працівникам кожен день пропуску перерахування чи видачі зарплати, відпускних чи інших коштів збільшилася вдвічі і становила вже 1/150 від ставки рефінансування ЦБ РФ. Нарахування такого штрафу починається з наступного за встановленим законом або внутрішнім актом дня виплати і триває до фактичного дня ра
2. Трудові книжки дозволили не засвідчувати круглою печаткою. Відповідну зміну до інструкції щодо їх заповнення внесено Наказом Мінпраці 31.10.2016 р. Для завірення зроблених записів про прийом, переказ тощо достатньо використати друк служби кадрів, якщо вона є.
3. Доповнено перелік підстав для позапланового візиту представників трудінспекції. Тепер для проведення перевірки дотримання роботодавцем норм трудового законодавства інспекторам ДІТ достатньо інформації про існуючі затримки заробітної плати та інші виплати або встановлення їх розміру нижче за мінімальну планку, передбачену законом. Крім компенсації, яка належить працівникам, такий роботодавець заплатить штраф, накладений на нього трудінспекцією.
4. У муніципальних та державних організаціях (установах та підприємствах) зарплату директорів та головбухів «прив'язали» до заробітку інших співробітників. Граничну «вилку» призначає Уряд РФ та суб'єктів чи органи місцевого самоврядування.
5. До списку документів, обов'язкових під час укладання трудового договору включено ще одну довідку - відсутність адміністративних стягнень за вживання речовин, які стосуються наркотичних чи психотропним. Обов'язковим такий документ не для всіх, а лише в тому випадку, коли така вимога до працівника встановлена ​​законом. Відповідні доповнення включено до ст. 65 ТК РФ.
6. Знижено допустиму частку залучення іноземних працівників у деяких галузях. Так, у сфері перевезень пасажирів та вантажів сухопутним транспортом вона урізана до 30%. іноземні водії у своїй повинні мати права російського зразка. Заборона на використання посвідчень водіїв іноземних держав для працівників транспортної галузі почне діяти з 1.06.2017 р., тому у роботодавців є час підготуватися.

1. Змінилися терміни позовів щодо деяких трудових спорів. Зокрема, тепер домогтися справедливості при невиплаті заробітної плати або її частини, особливо при звільненні, можна не протягом трьох місяців, як це було раніше, а протягом року. Такий захід покликаний захистити працівників від свавілля несумлінних роботодавців, які користувалися скороченим терміном давності за подібними позовами.
2. Зміни в оформленні та оплаті листків непрацездатності. Паперові лікарняні листизамінить електронний документ Це скоротить час на оформлення виплат за ними для кадровиків та бухгалтерів. Крім того, підробити чи втратити такий документ практично неможливо. Водночас, чиновники збільшують стаж, необхідний для отримання допомоги з непрацездатності в повному розмірі. У 2017р. його термін збільшиться до 9 років. Поступово планують довести його до 15 років. Для тих, хто відпрацював 8-15 років, розмір допомоги буде рівним 80%, а до 8 років - 60% від заробітку.

Інструкція з кадрового діловодства

Кадрові документи для ІП у 2019 р.

Для індивідуального підприємця ведення кадрової документації стає необхідним лише у тому випадку, коли він виступає як роботодавець. Якщо ж він отримує прибуток лише від власної підприємницької діяльності, то жодної документації, крім бухгалтерської та податкової немає необхідності.

Деякі кадрові документи для ІП у 2019 р.більше не є обов'язковими. Така новація передбачена Законом від 03.07.2016 р. № 348-ФЗ. Відповідно до його положень, від необхідності вести кадровий облік звільняються так звані мікропідприємства. До цієї категорії можуть входити як ІП, так і юридичні особи. Критеріями віднесення саме до мікропідприємств називає такі ознаки:

• чисельність працівників до 15 осіб;
• загальний річний дохід не виходить за межі 120 млн. руб.;
• для ТОВ серед засновників частка інших юридичних осіб не перевищує 49%.

Послаблення для малого бізнесу не означає можливості не вести кадрову документацію зовсім. Мова йдетільки про низку локальних актів, таких як ПВТР, положення про зарплату та преміювання, графіки відпусток і змін тощо. Проте всі умови, які зазвичай включаються до таких документів, повинні бути прописані у трудових договорах, що укладаються зі співробітниками. Їх наявність так само обов'язково.

Як і раніше потрібні такі документи, як:

• штатний розклад;
• кадрові накази (про прийом, переведення, звільнення, надання відпустки тощо);
• табель обліку відпрацьованого часу;
• особисті картки;
• трудові книжки

фрагмент)

Усі компанії, що підпадають під положення про мікропідприємства, засновані у 2018 р. та пізніше, зобов'язані наказом закріпити відмову від використання кадрового діловодства, список документівякого можна не наводити. Ті самі ІП, що були зареєстровані раніше, також можуть спростити собі роботу. Але у наказі доведеться також зазначити, що раніше ухвалені документи при цьому втрачають свою силу.

Для того, щоб відмова від оформлення кадрової документації у малому бізнесі не призвела до масового порушення прав працівників таких підприємств, Уряд розраховує розробити та затвердити типовий трудовий договір, де буде враховано всі необхідні нюанси щодо умов праці, його оплати та соціальних гарантій. Відповідні поправки щодо особливостей працевлаштування на мікропідприємствах з'являться і в Трудовому кодексі у вигляді окремого розділу.

При розростанні штату чи збільшенні прибутку, тобто під час переходу до категорії малого чи середнього підприємства, послаблення у частині кадрового обліку стають недійсними. Підприємцю дається чотири місяці на те, щоб запустити кадрове діловодство у повному обсязі практично з нуля.

Обсяг змін, що торкнулися кадрового діловодства у 2018 р., досить великий. Це говорить про бажання держави скоротити кількість зловживань з боку роботодавців та максимально захистити права обох сторін трудових відносин. Наскільки вдалими будуть нововведення покаже правозастосовна практика.

Побудова системи кадрового діловодство з нуля має проводитися у суворій відповідності до трудового законодавства. Читайте про те, з чого розпочати роботу кадровика та як відновити кадрове діловодство

Читайте у нашій статті:

Для чого потрібний кадровий облік

З чого розпочати побудову системи кадрового документообігу - актуальне питання для новостворених компаній. Незважаючи на те, що організаціям по суті не залишено вибору чи вести облік, він залишається дуже зручним інструментом контролю персоналу на всіх етапах його роботи. Законодавство лише уніфікує форму його функціонування та визначає норми, які має виконувати не лише працівник, а й роботодавець.

Кадровий облік насамперед допомагає зрозуміти, хто працює у компанії, визначити чисельність персоналу, витрати компанії на заробітну плату.

Крім цього, система дозволяє документально зафіксувати всі рухи в колективі, будь то:

• прийом;
• звільнення;
• відпустки;
• кадрові переміщення та д.р.

Облік відпрацьованого стажу допомагає наймачеві у визначенні числа днів відпустки, що належить кожному з працівників. Ведення табеля обліку робочого дня дозволяє чітко контролювати перебування персоналу робочих місцях і правильно нараховувати зарплату.

Кадрове діловодство з нуля покроково

Ведення кадрового діловодства з нуля практично викликає безліч питань у новачків кадрового справи, а й у досвідчених фахівців. Насамперед сумнів викликає черговість випуску документів.

Коли компанія вже зареєстрована та отримані всі підтверджуючі документи, настав час приступати до оформлення кадрової документації. Першочергово варто розібратися з майбутнім штатним складом ЮЛ, визначити потребу в персоналі спочатку і перспективу. Для цього компанії необхідно видати штатний розпис за формою Т-3.

Якщо організація планує використовувати не уніфіковані форми кадрових документів, їх спершу необхідно затвердити відповідним наказом керівника. Ідеальним буде видання Положення "Про кадрову політику підприємства" або "Інструкції з кадрового діловодства". У таких документах прописуються всі правила ведення обліку на новоствореному підприємстві відповідно до чинних норм права.

Не завжди має сенс у працевлаштуванні кадровика відразу після відкриття, якщо чисельність спочатку буде невеликою. Зазвичай його обов'язки покладаються на бухгалтера чи іншого фахівця.

До прийому працювати першого співробітника, також потрібно розробити стандартну форму трудового договору . Вона може бути єдина для всього колективу або різнитися за групами персоналу.

Тільки після затвердження форм первинних кадрових документів можна братися до найму співробітників.

Кадровий облік для ТОВ

Кадрове діловодство для ТОВ не зазнало значних змін. Важливо, що кадровий облік не дуже відрізняється залежно від правової форми підприємства. Норми здебільшого єдині.

Все ж основна маса компаній - це ТОВ. У діяльності ТОВ передбачена більша свобода дій, ніж для муніципальних чи бюджетних установ. Держорганізації найбільш формалізовані більшість рішень спускаються з міністерств (наприклад, штатне для районних адміністрацій).

Тоді як ТОВ мають більшу свободу дій та менше обмежені у виборі сценарію поведінки.

Документи кадрового обліку

Основою кадрового обліку у створенні є документи кадрового обліку. Усі документи умовно можна поділити на 3 категорії:

• первинні документи щодо обліку кадрів;
• первинні документи з обліку відпрацьованого часу та оплати праці;
• журнали реєстрації руху кадрової документації

Як перша так і друга група мають свої затверджені форми (Постанова Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати"). З недавнього часу вони є обов'язковими застосування ЮЛ. У разі потреби компанія може на їх основі розробити та затвердити свої форми, що відповідають нормам законодавства. Ті, для кого уніфіковані документи є зручними, можуть продовжувати ними користуватися.

У розглянутій Постанові наводяться форми першої та другої групи. Найчастіше використовуються практично:

• Т-3 -;

Ще одним важливим журналом є “Журнал обліку руху трудових книжок та вкладишів у них”. У ньому відбивається прийом трудових від працівників і видача при звільненні.

Усі кадрові журнали, ведення яких обов'язково у 2018 році мають бути належним чином оформлені. Більшість їх існують вже готові друковані форми, дозволяють уникнути помилок оформлення. Більше того, вони вже найчастіше прошнуровані, сторінки пронумеровані і стоїть голографічна наклейка, що опечатує. Вам залишається лише поставити в кінці друк, підписати у керівника та акуратно вести журнал.

Однак, ніхто не забороняє вам виготовити його самостійно, використовуючи для цього ПК або повністю вручну. При його створенні варто дотримуватись встановлених правил оформлення. Проста роздруківка списку наказів із 1С – це не та форма книги, яка зможе задовольнити інспектора ГІТ.

Відновлення кадрового діловодства: покрокова інструкція

Відновлення кадрового діловодства за своєю методикою відрізняється від процедури його побудови. Головний акцент тут робиться на кадровий аудит. Кадровий аудит є процедурою перевірки всієї системи кадрового обліку. Це комплекс заходів, спрямований на виявлення недоліків системи або порушень прийнятого порядку та законодавства.

Після детально проведеного аудиту та складання списку порушень потрібно приступити до відновлення. Залежно від рівня порушень визначається обсяг роботи.

Відсутність необхідних ЛНА призводить не тільки до необхідності розробки самих положень, а й до ознайомлення персоналу з нововведеним документом. А також у разі необхідності укладання додаткових угод до договорів про зміну істотних умов.

Найбільш невинною є відсутність журналів або записів у трудових. Ці порушення не тягнуть за собою ланцюжок подій, які потребують узгодження з персоналом.

Тож простіше спочатку поставити систему обліку відповідно до законів, ніж пізніше узгоджувати кожну зміну документів про працю з персоналом або відбиватися від органів контролю та сплачувати величезні штрафи.