Який документ підтверджує право підпису головного бухгалтера. Наказ про наділення правом підпису - оформляємо правильно

Головний бухгалтер організації пішов у щорічну відпустку. Чи може за його відсутності касові документи підписувати його заступник? Як це оформити? Читайте у статті.

Запитання:Чи може заступник головного бухгалтера підписувати касові документи під час відпустки головного бухгалтера? Зразка у картці підписів у банку на заступника головного бухгалтера немає.

Відповідь:Так, на час відсутності головного бухгалтера право підпису касових документів можна закріпити за заступником. Для цього оформіть довіреність чи наказ. При цьому немає значення того, що зразка в картці підписів у банку на заступника головного бухгалтера немає. Підписувати касові та банківські документи можуть різні особи

Керівник сам повинен призначити перелік людей, які мають право підписувати первинні облікові документи (п. 14 Положення, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29 липня 1998 № 34н, ). В цьому випадку в документах слід зазначити прізвище та ініціали співробітника, а не головного бухгалтера.

Хто може підписувати бухгалтерські документи в організаціях

Усі первинні документи складайте під час здійснення операції (угоди, події). А якщо це неможливо – безпосередньо після закінчення операції (угоди, події). Відповідальність за оформлення несуть працівники, які підписали первинний документ.

Разом з тим, порядок підписання документів, якими оформлюються операції з грошовими коштами, регулюється, зокрема, зазначенням Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У та Положенням Банку Росії від 19 червня 2012 р. № 383-П.

У будь-якому разі первинний документ має бути підписаний таким чином, щоб можна було ідентифікувати тих, хто його підписав (особ, відповідальних за оформлення операції). Тобто підписи в документі обов'язково повинні бути розшифровані.

З форми

НАКАЗ № 1

м. Москва 01.07.2014

На підставі пункту 4.3 Вказівок Банку Росії від 11 березня 2014 р. № 3210-У наказую надати право підпису прибуткових та видаткових касових ордерів за бухгалтера касиру А.В. Дежневий.

Сім невідкладних справ, які позбавлять головбуха від роботи у відпустці

Заступнику не потрібно доплачувати за час відпустки головбуху

Повідомте в інспекцію про свою відпустку

У відділ продажу віддайте наказ про те, що рахунки-фактури підписує заступник

У липні розпочнеться звітна кампанія за півріччя, тому відпустку головбух бере зазвичай у червні чи серпні — вересні. Щоб колеги не перетворили відпочинок на роботу, до відпустки передайте свої повноваження заступнику, повідомте про свою відсутність зацікавлених осіб та видайте інструкції підлеглим. Особливі пам'ятки для замглавбуха, директора, розрахунка зарплати та касира – у статтях «Дві пам'ятки для керівництва, які забезпечать головбуху спокійну відпустку» та «Ще дві пам'ятки для підлеглих, які скоротять помилки під час відпустки головбуха».

Справа 1. Передати повноваження співробітнику, який замінятиме головбуха

Заміщати головбуха на час його відпустки може його заступник, так і інший співробітник. Коли є офіційний заступник, до його посадових обов'язків уже входить виконання обов'язків головбуха під час його відсутності. Якщо зама немає, додаткові обов'язки офіційно покладіть на бухгалтера або старшого бухгалтера. Наприклад, як суміщення посад (ст. 60.2 ТК РФ). Для цього потрібно:

-отримати письмову згоду працівника;
встановити йому доплату;
-Підписати додаткову угоду до трудового договору;
-Видати наказ про суміщення посад.

Справа 2. Зробити заступнику довіреність

У ревізорів та контрагентів зазвичай виникають претензії та зайві питання до «чужого» підпису на документах. Щоб їх уникнути, і заступник міг представляти інтереси компанії, оформіть йому довіреність. Для простоти ми називатимемо заступником будь-якого співробітника, який виконує обов'язки головбуха, незалежно від його посади. Приклад довіреності дивіться нижче.

Зразок 1. Доручення на передачу повноважень головбуху на час відпустки

Справа 3. Оформити або передати електронний підпис для подання звітності

Щоб податківці не заблокували рахунок через неотримання вимог, потрібно щодня перевіряти повідомлення від інспекції. Для цього перед відпусткою надайте доступ до системи електронної звітності, а також забезпечте електронно-цифровим підписом. Зробити це можна двома способами: або оформити на нього окремий сертифікат або передати свій.

Плюс оформлення окремого сертифікату – безпека: кожен відповідає за свій підпис. Але мінусів набагато більше — доведеться звертатися до сервісного центру та оплачувати формування підпису. До інспекції треба передати доручення на право отримувати документи до інспекції. Крім того, через кілька сертифікатів у компанії відбувається плутанина при отриманні листів від інспекції (також див. статтю «З 1 липня небезпечно ухилятися від отримання електронних вимог податківців» цього номера).

Якщо зама немає, додаткові обов'язки покладіть на старшого бухгалтера офіційно

Насправді сертифікат зазвичай передають виходячи з наказу. Закон цього робити не забороняє. У пункті 1 статті 10 Федерального закону від 06.04.11 № 63-ФЗ сказано, що не можна допускати використання посиленого цифрового підпису без згоди його власника. Виходить, що за згодою можна. Це підтвердили і фахівці операторів електронного документообігу. Згоду оформлюють у вигляді наказу керівника, на якому ставляться позначки про фактичну передачу ключа із зазначенням дати (див. зразок нижче). Його також можна оформити окремими актами про передачу та повернення підпису.

Зразок 2. Наказ про передачу електронного підпису

Безпека від передачі не страждає. Сертифікат жорстко пов'язаний з фізичним носієм USB-токеном, який виглядає як звичайна флешка. Електронний підпис не можна скопіювати. А періоди користування сертифікатом будуть чітко обумовлені наказом, тому зрозуміло, хто і куди надсилав повідомлення чи звітність.

Справа 4. Вирішити питання, хто візуватиме платіжки

За законом директор зобов'язаний особисто підписувати своїм підписом кожне платіжне доручення. Якщо головбух має право другого підпису, то на час відпустки він повинен офіційно через банк передати його заступнику. Банк сформує йому окремий сертифікат підпису.

Насправді електронний підпис для платіжних доручень фірма часто оформляє лише з директора. Фактично її передають співробітнику, який веде рахунок 51 "Розрахунковий рахунок". Так робити не можна, але багато хто так і робить. За такої схеми роботи головбух задіяний тут лише для перевірки виписки за рахунком. Тому відпустка першої особи бухгалтерії не завадить роботі.

Якщо головбух сам проводить платіжки у системі «Клієнт — банк» за підписом директора, то на час відпустки він передає її заступнику. Оформляти передачу документально не можна. Це незаконно.

Справа 5. Повідомити про відпустку до інспекції та фондів

Відпустка головбуха податківці та суди не завжди приймаютьяк виправдання

Повідомити про свою відпустку ревізорам можна у довільній формі. Не факт, що вони врахують ваші плани, але гіршого не буде. В одній із суперечок через відпустку головбуха та одночасної хвороби директора податківці самі відклали дату розгляду матеріалів за результатами перевірки (постанова Президії ВАС РФ від 23.03.10 № 13751/09). Щоправда, компанія скористалася цим у несумлінних цілях і провела реорганізацію, що й стало підставою для суперечки. В іншій справі суд відклав засідання через відпустку головбуха (ухвала ФАС Московського округу від 02.04.09 № КГ-А40/1099-09).

Справа 6. Попросити про відстрочку на несподівану вимогу

Якщо перед відпусткою ви отримали вимогу з інспекції чи фонду надати пояснення чи документи, попросіть у контролерів відстрочку. Зробити це можна у довільній формі, але не пізніше дня, наступного за отриманням вимоги (п. 3 ст. 93 НК РФ та ч. 6 ст. 37 Федерального закону від 24.07.09 № 212-ФЗ).

У листі вкажіть причину відстрочки. Бажано, щоб їх було кілька, а не лише відпустка головбуху. Наприклад, великий обсяг документів, їхнє перебування в іншому офісі з іншого регіону, відпустка бухгалтерів згідно з графіком відпусток тощо. Уточніть, на який термін просите відстрочку — 5—10 робочих днів. Відстрочення на невизначений термін контролери навряд чи нададуть.

Протягом двох робочих днів інспекція чи фонд мають ухвалити рішення. При відмові підготуйте план роботи для співробітників: які документи хто шукає, що копіювати, як оформити копії та коли останній терміндля надсилання документів.

Справа 7. Повідомити колег про свою відсутність

Колег, з якими зазвичай контактуєте протягом робочого дня (відділ кадрів, комерційний відділ тощо), повідомте електронний лист. Повідомте їм, якого співробітника, з якого питання звертатися, поки ви у відпустці. Наприклад, так:

«Колеги! З 15 по 30 червня я буду у відпустці. З усіх питань звертайтеся до Петрової Полини Петрівни, мого заступника. Її адреса: [email protected], внутрішній телефон 1234
Рахунки-фактури підписує також Поліна Петрівна. Скан наказу про те, що вона має на це право — у вкладенні. Якщо клієнт, який отримав рахунок-фактуру, вимагатиме підтвердити повноваження особи, яка підписала його, надішліть йому цей скан».

Є спосіб не турбуватися у відпустці про те, що нема кому підписати терміновий документ

У банку можна оформити другу картку із зразками підписів
ЕЦП для здачі звітності варто передати

Відповідно до ДК РФ права осіб, здійснюють від імені клієнта розпорядження про перерахування та видачу коштів з рахунку, засвідчуються клієнтом шляхом подання банку документів, передбачених законом, встановленими відповідно до нього банківськими правилами та договором банківського рахунку.

З метою розпорядження коштами на розрахунковому рахунку таким документом є картка із зразками підписів та відбитком печатки, оформлення якої передбачено Інструкцією Центрального Банку Росії від 14.09.2006 N 28-І "Про відкриття та закриття банківських рахунків, рахунків за вкладами (депозитами)" (далі - Інструкція).

Відповідно до п. 7.5 Інструкції право першого підпису належить керівнику клієнта - юридичного лиця(одноосібному виконавчому органу), а також іншим особам (за винятком головного бухгалтера клієнта - юридичної особи та (або) особам, уповноваженим на ведення бухгалтерського обліку, на підставі розпорядчого акта керівника юридичної особи осіб), наділеним правом першого підпису розпорядчим актом керівника юридичної особи , або на підставі довіреності, що видається у порядку, встановленому законодавством Російської Федерації.

Відповідно до п. 7.6 Інструкції право другого підпису належить головному бухгалтеру клієнта (юридичної особи) та (або) особам, уповноваженим на ведення бухгалтерського обліку, на підставі розпорядчого акта клієнта – юридичної особи.

Отже, головному бухгалтеру організації та (або) особам, уповноваженим на ведення бухгалтерського обліку, надається право слідом за підписом керівнику організації (інших осіб) ставити другий підпис на документах про перерахування та видачу грошових коштівз банківського рахунку.

Необхідно відзначити, що, якщо керівник клієнта - юридичної особи веде у випадках, передбачених законодавством РФ, бухгалтерський облік особисто, у картці проставляється власноручний підпис (підписи) особи (осіб), наділеного правом тільки першого підпису. При цьому у картці навпроти поля "Другий підпис" у полях "Прізвище, ім'я, по батькові" та "Зразок підпису" зазначається, що особа, наділена правом другого підпису, відсутня (п. 7.10 Інструкції).

Таким чином, другий підпис у картці буде відсутній лише у випадку, якщо керівник компанії веде бухгалтерський облік особисто.

Керівник економічного суб'єкта (крім суб'єкта малого та середнього підприємництва), за винятком кредитної організації, зобов'язаний покласти ведення бухгалтерського обліку на головного бухгалтера або іншу посадову особу цього суб'єкта або укласти договір про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку ( Федерального закону від 06.12.2011 N 402 -ФЗ "Про бухгалтерський облік"). Відповідно, керівники організацій (крім суб'єктів малого та середнього підприємництва) не мають права покладати на себе ведення бухгалтерського обліку (у тому числі частково).

У цьому випадку організація є суб'єктом малого підприємництва, тому ця заборона на організацію не поширюється.

Разом про те, як зазначено у питанні, організація має у штаті головного бухгалтера, якого покладено ведення бухгалтерського обліку.

Беручи до уваги та обставина, що у ситуації ведення бухгалтерського обліку покладено головного бухгалтера, його підпис має зазначатися як другий підпис на картці зі зразками підписів і відбитком печати.

В силу Закону N 402-ФЗ до затвердження органами державного регулюваннябухгалтерського обліку федеральних та галузевих стандартів, передбачених N 402-ФЗ, застосовуються правила ведення бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської звітності, затверджені уповноваженими федеральними органами виконавчої влади та Центральним банком Російської Федерації, у частині, що не суперечить N 402-ФЗ (інформація Мінфіну Росії N ПЗ -10/2012 "Про набуття чинності з 1 січня 2013 р. від 06.12.2011 N 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік").

Відповідно до абз. 2, 3 п. 14 Положення з ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Мінфіну РФ від 29.07.1998 N 34н документи, якими оформлюються господарські операції з грошима, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові та розрахункові документи, Фінансові та кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання (за винятком документів, що підписуються керівником федерального органу виконавчої влади, особливості оформлення яких визначаються окремими вказівками Мінфіну Росії).

Отже, без підпису головного бухгалтера розрахункові документи недійсні.

Крім того, відповідно до п. 1 ч. 8 ст. 7 Закону N 402-Ф та п. 14 Положення N 34н у разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером щодо здійснення окремих господарських операцій документи щодо них можуть бути прийняті до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій.

Як видно, законодавством передбачено, що головний бухгалтер може не приймати до обліку та не підписувати первинні документи за тими операціями, які, на його думку, суперечать законодавству, при цьому він не нестиме відповідальності за протизаконні чи помилкові дії.

Необхідно також зазначити, що Положенням ЦБР від 12.10.2011 N 373-П "Про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Банку Росії на території Російської Федерації" (далі - Положення N 373-П) зазначено на те, що касові документи юридичного особи, індивідуального підприємця оформлюються:

Головний бухгалтер;

Бухгалтером або іншим працівником (у тому числі касиром), визначеним керівником за погодженням з головним бухгалтером (за наявності) шляхом видання розпорядчого документа юридичної особи, індивідуального підприємця (далі – бухгалтер);

Керівником (за відсутності головного бухгалтера та бухгалтера).

Відповідно, за наявності у створенні головного бухгалтера останній підписує прибуткові та видаткові касові ордери ( Положення N 373-П).

Таким чином, розрахункові документи без підпису головного бухгалтера є недійсними та не повинні прийматися до виконання.

При цьому відповідно до абзацу другого п. 1.1 Положення Банку Росії від 19.06.2012 N 383-П "Про правила здійснення переказу грошових коштів" (далі - Положення N 383-П) переказ коштів здійснюється в рамках таких форм безготівкових розрахунків:

розрахунків платіжними дорученнями;

Розрахунків з акредитиву;

розрахунків інкасовими дорученнями;

розрахунків чеками;

Розрахунків у формі переказу коштів на вимогу одержувача коштів (пряме дебетування);

Розрахунків у вигляді переказу електронних коштів.

Як випливає з додатка 1 до Положення N 383-П, у полі 44 платіжного доручення на паперовому носії проставляються підписи (підпис) уповноважених осіб платника згідно із заявленими банками зразками у картці.

Таким чином, у загальному випадку банк зможе при отриманні від клієнта розрахункового документа виявити невідповідність відомостей, що містяться у картці, зразкам підписів та відбитку печатки.

Якщо у випадку у полі 44 розрахункового документа буде проставлено лише один підпис - керівника компанії, то отримати інформацію про те, що в штаті компанії є головний бухгалтер, банк може й іншим чином.

Згідно з абзацом третім п. 2 Пленуму Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації від 19.04.1999 N 5, якщо інше не встановлено законом або договором, банк несе відповідальність за наслідки виконання доручень, виданих неуповноваженими особами (і в тих випадках, коли з використанням передбачених банківськими правилами і договором процедур банк було встановити факту видачі розпорядження неуповноваженими особами).

У той же час банк не несе відповідальності за операції, вчинені за розпорядженням осіб, зазначених у картці, якщо клієнтом у порядку, передбаченому договором банківського рахунку, їх повноваження не скасовано, зокрема, якщо клієнтом не було своєчасно переоформлено картку із зразками підписів розпорядника рахунку (дивіться Дев'ятий арбітражний апеляційний суд від 04.04.2012 N 09АП-5402/12).

Обов'язок клієнта сповіщати банк про ті чи інші зміни, у тому числі й осіб, які мають право підпису, як правило, встановлений у самому договорі банківського рахунку.

Про те, що за зміни особи, уповноваженої на ведення бухгалтерського обліку, організація зобов'язана звернутися до банку та подати нову банківську картку, свідчить, наприклад, ФАС Уральського округу від 06.05.2013 N Ф09-2883/13 у справі N А60-38438/2012 .

На підставі абзацу третього пп. 1.6 Інструкції кредитна організація зобов'язана систематично оновлювати інформацію, одержувану при ідентифікації клієнтів та вигодонабувачів, у порядку, встановленому законодавством Російської Федерації та банківськими правилами.

Після виявлення банком інформації про те, що у штаті організації присутній головний бухгалтер, але при цьому у банківській картці відсутній його підпис, банк може відмовити приймати до виконання розрахункові документи до подання до банку нової банківської картки відповідно до абзацу другого п. 7.14 Інструкції.

Відповідь підготував:

Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Графкін Олег

Контроль якості відповіді:

Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ

Корольова Олена

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».

Головний бухгалтер без права підпису – як оформити його вступ на посаду і що при цьому необхідно врахувати? Про це розповість наш матеріал.

Плюси та мінуси відсутності у головбуху права підпису

Головбух без права підпису - явище нерідке у господарській практиці. Три п'ятирічки тому право другого підпису у більшості фірм було в руках головбухів — без обох підписів (керівника та головбуха) було проблематично, наприклад, відкрити розрахунковий рахунок у банку чи здати звітність податківцям.

Для окремих керівників така ситуація була зручна: вони ставили свій підпис на первинці, договорах та звітності лише після того, як її вивчить, проаналізує та за необхідності відкоригує головбух.

Для самого головбуха право другого підпису мало подвійне значення:

• з одного боку — дозволяло знати всіх вироблених фірмою угод;
• з іншого — породжувало конфліктні ситуації, коли доводилося підписувати документи, з якими головбух із якихось причин не погоджувався.

Відсутність необхідності підписувати в обов'язковому порядку величезна кількість паперів має для головбуха свої плюси та мінуси (див. таблицю нижче):

Таким чином, головбух без права підпису займає проміжне посадове становище: він позбавлений права ставити свій підпис на документах (обмежений у повноваженнях), хоча найменування його посади вказує на відмінність даного співробітника від решти рядових працівників.

Хто підпише рахунок-фактуру, якщо головбух без права підпису?

Рахунок-фактура (а також деякі інші документи, що використовуються в обліковому процесі) у своєму складі має реквізит підпису головбуха. Якщо головбух не має права підпису, як його заповнити?

Заповнити цей реквізит може:

• керівник фірми - якщо він поклав обов'язки головбуха на себе;
• штатний спеціаліст — у цьому випадку його повноваження мають бути підтверджені наказом чи довіреністю;
• третя особа – поява її підпису на рахунку-фактурі буде законною, якщо відповідні повноваження зазначені у довіреності.

Слід зазначити, що у податковому і бухгалтерському законодавстві відсутня свідчення про те, у яких документах і яких умовах головбух зобов'язаний поставити свій підпис обов'язковому порядку. Це означає, що підписувати документи може будь-який уповноважений на цю процедуру працівник.

Зразок наказу про покладання права підпису документів на певне коло осіб див. у статті.

Як оформити головбуха без права підпису?

Як ми вже з'ясували, головбуху для здійснення своїх повноважень необов'язково мати право другого підпису. Щоб оформити головбуха без права підпису на роботу, необхідно:

• заповнити документи прийому, використовуючи загальноприйняту процедуру (ст. 67, 68 ТК РФ);
• внести до посадової інструкції головбуха посилання у тому, які документи він має право підписувати (облікові регістри, бухгалтерські довідки, внутрішню звітність та інших.);
• ознайомити головбуха з документами, що оформлюються при прийомі його на роботу ( трудовим договором, посадовою інструкцією та ін) та внутрішньофірмовими локальними актами.

Вивчайте нюанси прийому нових співробітників на роботу за допомогою розміщених на нашому сайті матеріалів:

Підсумки

Головбух без права підпису оформляється працювати у такому порядку, як й інші співробітники. Якщо згодом виникне потреба у підписанні головбухом будь-яких документів, можна оформити наказ чи довіреність.

Право другого підпису головного бухгалтерачи достатньо його надання бажання керівника чи потрібно виконати й інші умови? Дізнайтеся про це із нашої статті.

Право другого підпису головбуха - що це таке

Право другого підпису головбуха - це повноваження на підписання певних документів компанії в умовах першого підпису - керівника або іншого уповноваженого на цю процедуру співробітника.

В даний час такими повноваженнями головбуху може наділити лише перша особа фірми - її керівник. Здійснити він це може 2 способами:

• скласти наказ, вказавши у ньому види документів, право підписання яких надається, та строк дії делегованих повноважень;
• оформити надане головбуху право другого підпису довіреністю, прописавши у ньому зазначені вище нюанси.

Як виглядають зазначені розпорядчі документи (на прикладі наділення повноваженнями щодо підписання рахунків-фактур) — дивіться на нашому сайті:

• ;
• .

Чи може наказ про призначення на посаду головбуха автоматично наділити його правом другого підпису

У недавньому минулому статус головбуха як однієї з перших осіб компанії визнавався на законодавчому рівні. Однозначно тлумачилося право другої підписи головбуха.

Наприклад, у зазначених нижче (на сьогодні вже втратили чинність) нормативних актах про право підпису головбуха говорилося, що:

• відсутність підпису головбуху на грошових та розрахункових документах, фінансових та кредитних зобов'язаннях позбавляла зазначені документи свого статусу — закон забороняв приймати їх до виконання (п. 3 ст. 7 закону «Про бухоблік» від 21.11.1996 № 129-ФЗ);
• право другого підпису належало головбуху - таке формулювання містив п. 7.6 інструкції Банку Росії від 14.09.2006 № 28-І, присвяченій процедурі відкриття та закриття банківських рахунків.

Ніхто не ставив під сумнів статус другого підпису головбуха, якщо було оформлено наказ про його призначення на посаду.

Після того як на зміну закону № 129-ФЗ та інструкції № 28-І прийшла пара оновлених однойменних нормативних документів (закон № 402-ФЗ та інструкція Банку Росії від 30.05.2014 № 153-І), про законодавчо закріплені повноваження головбуха вставлено на документах говорити не доводиться з таких причин:

• з тексту інструкції № 153-І зникла згадка про другий підпис головбуха;
• у законі № 402-ФЗ відсутня окрема, присвячена головбуху, стаття та фраза про заборону у прийомі до виконання документів без його підпису.

Таким чином, нині другий підпис головбуха на документах фірми є обов'язковим лише в тому випадку, якщо право підпису конкретних документів надано окремим наказом або довіреністю.

При призначенні на посаду головбуха керівник може позбавити права підпису документів (повністю або частково) або, навпаки, наділити його цим правом.

У будь-якому випадку ці рішення керівництва повинні бути відображені у наказі чи довіреності.

З різноманітними видами довіреностей знайомтеся за допомогою розміщених на нашому сайті матеріалів:

• ;
• .

Кому передається право другого підпису без головбуха

Якщо керівник право підпису документів головбуху не надав, то передавати будь-кому це право без головбуха не доведеться.

Якщо ж право другого підпису надано головбуху та закріплено наказом чи довіреністю, відхід головбуха у відпустку чи на лікарняний, від'їзд у відрядження чи наявність інших підстав для його відсутності вимагають від керівника додаткових дій – необхідно видати наказ чи оформити довіреність на право другого підпису іншій особі.

Перебуваючи, наприклад, у відпустці, наділений правом другого підпису на платіжної відомості головбух підписати цей документ немає права. Якщо повноваження на підписання нікому не делеговано, головбуха необхідно формально відкликати з відпустки для підписання цього документа.

Такий висновок випливає із загального визначення часу відпочинку та «відпускних» нюансів:

• час відпочинку - це час, протягом якого працівник вільний від виконання трудових обов'язків і який він може використовувати на свій розсуд (ст. 106 ТК РФ);
• період відпустки не вважається робочим часом (ст. 107 ТК РФ), за працівником зберігається лише робоче місцена час відпустки та середня зарплата;
• проставлення підпису на документах - це виконання трудової функції, яка підлягає оплаті згідно з трудовим договором.

Отже, за відсутності головбуха закріплене внутрішньофірмовими актами право другого підпису певних документах необхідно делегувати іншому співробітнику (фінансовому директору, старшому бухгалтеру та інших.).

Підсумки

Право другого підпису головного бухгалтера закріплюється у наказі чи довіреності. Ці документи використовуються, якщо за відсутності головбуха право другого підпису необхідно делегувати іншому співробітнику.

Цей документ необхідний кожній організації з вимог законодавства про бухобліку. У цій статті ви знайдете зразок наказу на право підпису документів, дізнаєтеся про нюанси його оформлення, а також про те, у яких випадках потрібно складати довіреність.

Право підпису первинних документів: наказ чи довіреність?

Вибір між двома нормативними джерелами залежить від цілей, які має керівник: якщо передбачається, що потрібно буде підписувати внутрішньокорпоративну документацію, то оптимальне рішення — видати наказ. Якщо ж планується підписувати та передавати папери за межі компанії (наприклад, супровідні листи до відвантаження товару чи рахунки-фактури), то краще вибрати довіреність. З метою безпеки та охорони комерційної таємниці багато хто побоюється передавати такі серйозні повноваження третім особам, які не є співробітниками компанії, тому практика з наказами є найпоширенішою. Однак у випадках, якщо керівник має намір доручити співробітнику ряд дрібних завдань і не готовий наділяти його правом підпису у глобальному сенсі, він також може оформити на нього довіреність.

Проте в обох актах необхідно вказати:

• персональні дані уповноваженої особи;
• назви паперів, які вона зможе підписувати.

Також в обох випадках керівнику фірми слід засвідчити зразок підпису уповноваженої особи, який має бути проставлений в окремій графі бланка.

Зразок наказу про надання права підпису

Керівник може надати можливість підписання головному бухгалтеру, своєму заступнику або іншому співробітнику, який виконує обов'язки керівника щодо складання податкових, фінансових та юридичних паперів. Наказ на право підпису первинних документів може бути оформлений у вільній формі, оскільки чинне законодавство не встановлює уніфікованого бланку. Проте, згідно з практикою документообігу, в бланку слід зазначити:

• назва компанії, її реквізити;
• реквізити бланка (номер та дата);
• правова підстава передачі права підписання (ст. 7 та 9 Федерального закону «Про бухоблік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• ПІБ та посада співробітників, яким передається право підписання;
• перелік документів, які людина матиме право підписувати за керівника;
• зразок розпису уповноваженої особи та директора.

Зразок наказу про право підпису рахунків-фактур

За таким самим принципом можна передати можливість підписання як первинних, а й фінансових документів. Однак подібні операції тягнуть за собою підвищену відповідальність співробітника, оскільки можуть завдати серйозної шкоди організації. Необхідно, щоб співробітник мав достатню кваліфікацію та щоб нові повноваження відповідали його посадовій інструкції.