Зразок заповнення журналу одержаних рахунків фактур. Журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур

Наприкінці квітня 2014 року було ухвалено Федеральний закон, відповідно до якого передбачається спрощення ведення податкового та бухгалтерського обліку для організацій та підприємців. Серед значних змін – журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур вести не обов'язково; підписувати рахунки-фактури за підприємця зможуть уповноважені ним особи; витрати на інвентар, спецодяг можна враховувати не одноразово, а протягом кількох звітних періодів; у податковому обліку не буде поділу на «курсові» та «сумові» різниці. Крім того, запроваджено новий момент визначення податкової бази з ПДВ у разі реалізації нерухомого майна, роз'яснено порядок обліку у витратах вартості безоплатно одержаного майна. У статті експерти «1С» коментують новації, частина з яких набирає чинності вже з 1 липня 2014 року.

Федеральним законом від 20.04.2014 № 81-ФЗ (далі - Закон № 81-ФЗ) внесено суттєві зміни до другої частини Податкового кодексу РФ. Вони спрямовані на спрощення податкового обліку, а також його зближення з бухгалтерським обліком. Крім того, на законодавчому рівні вирішено деякі податкові суперечки, з якими платники податків стикалися на практиці. Розглянемо нововведення докладніше.

Платники податків ПДВ не повинні вести журнали обліку рахунків-фактур

З 1 січня 2015 року для платників податків ПДВ виключається обов'язок вести журнал обліку одержаних та виставлених рахунків-фактур (пп. «а» п. 4 ст. 1 Закону № 81-ФЗ).

Це правило поширюється також на платників податків, звільнених від сплати ПДВ за статтею 145 НК РФ. Особи, які претендують на таке звільнення, не повинні представляти цей журнал у пакеті документів, що підтверджують (п. 1 ст. 1 Закону № 81-ФЗ).

Зазначимо, що ці положення не узгоджуються з нормами, що набирають чинності з 1 січня 2015 року (п. «б» п. 2 ст. 12 Федерального закону від 28.06.2013 № 134-ФЗ*):

платники податків, які здійснюють посередницьку діяльність, включають до декларації з ПДВ відомості, зазначені в журналі обліку рахунків-фактур за такою діяльністю (п. 5.1 ст. 174 НК РФ);
платники податків-посередники, звільнені від сплати ПДВ стаття 145 НК РФ і які є податковими агентами, представляють контролюючим органам журнали обліку рахунків-фактур (п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Примітка: *Детальний коментар до Федерального закону від 28.06.2013 № 134-ФЗ , який спрямований на протидію незаконним фінансовим операціям, та встановлює, в тому числі, нові вимоги до звітності з ПДВ та обов'язки щодо її подання до податкових органів (серпень) «БУХ.1С» за 2013 рік, стор. 4.

Замість підприємця рахунки-фактури можуть підписувати уповноважені їм особи

З 1 липня 2014 року індивідуальний підприємець може не лише особисто підписувати рахунки-фактури, а й передавати право підпису іншій особі, оформивши відповідну довіреність (п. «б» п. 4 ст. 1 Закону № 81-ФЗ).

До внесення цих змін питання про можливість підписання рахунку-фактури за підприємця іншою особою викликало суперечки. Адже правомірність підпису рахунків-фактур не самим підприємцем, а уповноваженою ним особою впливає на відрахування ПДВ у контрагента за таким рахунком-фактурою. Так, офіційні органи наполягали на підписанні рахунків-фактур лише особисто підприємцем (див. листи Мінфіну Росії від 14.01.2010 № 03-07-09/02, ФНП Росії від 09.07.2009 № ШС-22-3/553@). Однак суди визнавали за підприємцем можливість наділяти інших осіб правом підпису рахунків-фактур (див. ухвали ФАС Центрального округу від 31.05.2012 № Ф10-1636/12, Північно-Кавказького округу від 11.03.2008 № Ф08-949/08-334). Докладніше - див. статтю-рекомендацію довідника «Податок на додану вартість» розділу «Податки та внески» на сайті 1С:ІТС.

При реалізації нерухомості ПДВ обчислюється на дату передачі об'єкта

З 1 липня 2014 року запроваджується новий момент визначення податкової бази з ПДВ під час реалізації нерухомого майна: день його передачі за передавальним актом або іншим документом (п. 3 ст. 1 Закону № 81-ФЗ). Тобто дата державної реєстрації права власності на нерухомість не матиме значення для обчислення ПДВ. Тим самим законодавець усунув існуючу невизначеність у цьому питанні.

Змінено правила податкового обліку сумових та курсових різниць

Витрати на інвентар, спецодяг не обов'язково враховувати одноразово

Витрати на придбання інструментів, пристосувань, інвентарю, приладів, лабораторного обладнання, спецодягу, засобів індивідуального (колективного) захисту та іншого майна, що не амортизується, враховуються як матеріальні витрати. Їх вартість зменшує оподатковуваний прибуток у міру введення в експлуатацію (

Однією з форм документів, що застосовуються під час розрахунків з ПДВ, є журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур. Про те, хто веде такий журнал, і про діючу у 2018 році форму розповімо в нашій консультації.

Журнал обліку рахунків-фактур: бланк

Форму журналу обліку виставлених та отриманих рахунків-фактур наведено у Додатку № 3

Завантажити для журналу обліку рахунків-фактур зразок бланка у форматі Excel можна тут.

Журнал обліку рахунків-фактур: хто здає

Вести журнал обліку рахунків-фактур у 2018 році мають організації та підприємці щодо наступної підприємницької діяльності:

діяльність на користь іншої особи на основі договорів комісії, агентських договорів, що передбачають реалізацію або придбання товарів (робіт, послуг) від імені комісіонера (агента);
діяльність на основі договорів транспортної експедиції (при визначенні свого доходу як винагорода у виконанні даних договорів);
виконання функцій забудовника.

При цьому не має значення, чи є такі особи платниками податку на додану вартість, особами, звільненими від виконання обов'язків платника податку на додану вартість, або особами, які не є платниками податку на додану вартість (застосовують УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН).

Зміни у формі журналу обліку рахунків-фактур

Звертаємо увагу, що з 01.10.2017 Постановою Уряду від 19.08.2017 № 981 внесено зміни як до форми журналу обліку рахунків-фактур, так і до порядку його заповнення.

У формі журналу обліку отриманих рахунків-фактур змін немає, а ось бланк журналу обліку виданих рахунків-фактур зазнав змін. До речі, якщо раніше зведене найменування граф 10-12 було «Відомості про посередницьку діяльність, що вказуються комісіонером (агентом), забудовником або технічним замовником», то тепер – «Відомості з рахунків-фактур, отриманих від продавців». І якщо раніше ці графи заповнювалися тільки комісіонерами (агентами) під час підприємницької діяльності на користь іншої особи на основі договорів комісії, агентських договорів, то зараз у графах 10-12 зазначаються відомості з рахунків-фактур (митних декларацій, заяв про ввезення товарів та сплату) непрямих податків), отриманих комісіонером (агентом), експедитором, забудовником або замовником, що виконує функції забудовника, від продавця (продавців), а також відомості з рахунків-фактур, складених зазначеними особами під час виконання ними обов'язків податкового агента при придбанні товарів (робіт, послуг) ) у іноземної особи, що не перебуває на обліку у податковому органі.

Порядок заповнення журналу рахунків-фактур

Про те, як заповнити журнал обліку рахунків-фактур агенту та іншим особам, які зобов'язані його складати, зазначено у Правилах, наведених у Додатку № 3 до Постанови Уряду від 26.12.2011 № 1137.

Термін здачі журналу обліку рахунків-фактур

Журнал обліку рахунків-фактур здається в ІФНС в електронній формі за встановленим форматом не пізніше 20-го числа місяця, наступного за кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, Лист ФНС від 08.04.2015 № ГД-4-3/5880 @).

Журнал обліку рахунків-фактур: термін зберігання

Журнал обліку рахунків-фактур, складений на паперовому носії або в електронному вигляді, зберігається протягом не менше 4 років з дати останнього запису (п. 13 Правил, затв. Постановою Уряду від 26.12.2011 № 1137).

Для багатьох осіб, які мають справу з ПДВ, та 2017 року продовжує залишатися одним із основних звітних регістрів. Наш огляд зорієнтує по колу тих, хто зобов'язаний його вести, та термінам відправки за 2016-й та на 2017 рік.

Облік – за старими правилами

Обов'язок вести такий регістр, як журнал обліку отриманих та виставлених рахунків фактур, прописано у пункті 3.1 статті 169 Податкового кодексу. У 2016 році та на 2017 рік жодних змін до нього кабінет міністрів не вносив.

Сам бланк цього журналу затверджено постановою Уряду РФ від 26 грудня 2011 року № 1137. З нашого сайту його можна.

Ця ж сама постанова містить правила внесення інформації про рахунки-фактури в регістр, що розглядається. Скорочено його прийнято називати – журнал обліку рахунків-фактур.

Цей документ ведуть поквартально. По суті, сам собою він складається з 2 незалежних частин:

Коли підготувати

Як уже видно, регістр, що розглядається, вкрай важливий для податківців, оскільки має пряме відношення до розрахунків з бюджетом з ПДВ. У зв'язку з цим, термін здачі журналу рахунків-фактур (2016 рокута далі) наведено у пункті 5.2 серед норм ст. 174 НК РФ, присвячених порядку та термінів сплати цього податку.

Згідно з Податковим кодексом, крайній термін здачі журналу – 20 число місяця, що йде за минулим кварталом. Він же з ПДВ виступає податковим періодом на підставі ст. 163 НК РФ.

Оскільки 2016 рік благополучно канув у лету, є сенс згадати тільки термін здачі журналу рахунків-фактур у 2016 роціза третій квартал Він припадає на 20 січня 2017 року. За календарем це п'ятниця, що означає крайній термін.

Також найактуальнішим для платників ПДВ стає термін здачі журналу у 2017 році. Вся інформація – нижче у таблиці.

Вказана норма також визначає, що журнал обліку рахунків-фактурфірми та ІП здають у податкові інспекції, де вони стоять на обліку. Як раніше вже було сказано, цей регістр ведуть поквартально, тому інспектори чекають на вас конкретний журнал.

Майте на увазі, що можливості здавати журнал на папері – ні! Абсолютно всі мають дотримуватися його електронного формату та відправляти ТКС через свого оператора.

Яким має бути формат файлу журналу обліку виданих рахунків-фактур, а також одержаних, детально викладено у наказі податкової служби Росії від 04 березня 2015 року № ММВ-7-6/93.

Хто завдячує

Тепер розберемося, хто здає журнал обліку рахунків-фактур у 2016та 2017 роках. Це важливе питання, оскільки з 1 січня 2015 року Федеральний закон від 21.07.2014 № 238-ФЗ вніс корективи до Податкового кодексу, завдяки яким було суттєво переглянуто склад фірм та ІП, на яких лежить надсилати до своїх ІФНС цей регістр.

Регістр, що розглядається, вести і відправляти до своєї податкової інспекції зобов'язані посередники в ряді видів угод, коли діють на користь клієнтів від свого імені. Для цілей ПДВ, на практиці це зазвичай:

комісіонери;
агенти;
експедитори (залучають третіх осіб без участі);
забудовники (залучають третіх осіб без участі).

Причому під час вирішення питання необхідність здавати журнал немає значення, чи звільняє НК РФ від обов'язку розраховувати і перераховувати ПДВ. Більше того: це можуть бути взагалі неплатники даного податку.

Основний виняток під час ведення журналу обліку рахунків-фактуру тому, що наведені посередники не відображають у ньому фактури, які виписують на свій гонорар (відсоток тощо).

Звернемо увагу, що частина 1 – журнал обліку виданих рахунків фактур за 2016 рікі далі – здають завжди разом із другою частиною. Не можна здати лише якусь одну частину або їх окремо.

Роль та значення

Основне, що цікавить інспекторів під час аналізу журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур– це протиріччя даних про операції, які відображені у цьому регістрі за квартал. Особливо небезпечно, коли у них виникають побоювання щодо:

заниження ПДВ до сплати;
завищення податку на надмірне відшкодування.

У таких випадках Податковий кодекс (п. 8.1 ст. 88) наділив інспекторів правом під час камеральної ревізії зажадати:

рахунки-фактури;
«первинку»;
інші документи, які стосуються спірних операцій.

Однак в ідеалі, спочатку перевіряльники мають направити посереднику вимогу про надання пояснень з приводу журналу (лист ФНП Росії від 06.11.2015 № ОД-4-15/19395).

Ось-ось податківці почнуть повною мірою працювати зі своєю унікальною вдосконаленою електронною системою- АСК ПДВ-3. До неї автоматично потрапляють відомості з журналу обліку рахунків-фактур, надісланого посередником. Далі програма хіба що відновлює ланцюжка всіх заявлених операцій із відомостями про них у рахунках-фактурах. І шукає протиріччя, нестиковки.

Важливо, що журнал обліку рахунків-фактур у 2016та 2017 роках продовжує залишатися для посередників основою для заповнення ними декларації з ПДВ (п. 5.1 ст. 174 ПК РФ).

З 1 січня 2015 року журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур мають вести лише посередники, які діють на користь третіх осіб (замовників) від свого імені. Як правило, це комісіонери чи агенти (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ЦК України).

До посередників також прирівнюються:

експедитори, які організують виконання послуг із залученням третіх осіб, але самі у перевезеннях не беруть участь (п. 1 ст. 801, ст. 805 ЦК України);

забудовники, які організують будівництво із залученням підрядників, але самі у виконанні підрядних робіт не беруть участь.

Обов'язок вести журнали обліку не залежить ні від системи оподаткування, яку застосовує посередник, ні від того, чи він є платником ПДВ чи податковим агентом з ПДВ.

Такий порядок випливає з положень пунктів 3 та 3.1 статті 169, пунктів 5 та 5.1 статті 174 Податкового кодексу РФ, пункту 22 постанови Пленуму ВАС РФ від 30 травня 2014 р. № 33.

Ситуація: чи мають роздрібні торгові організації, які продають товари як комісіонери (агенти) за посередницькими договорами, вести журнал обліку рахунків-фактур

Ні, не повинні.

По-перше, роздрібні торгові організації не виставляють рахунки-фактури при реалізації товарів населенню (п. 7 ст. 168 НК РФ). Натомість покупцям видаються касові чеки або документи суворої звітності. До звітів посередника, які роздрібні продавці складають для комітентів (принципалів), вони додають копії або контрольно-касових стрічок, або виданих квитанцій. Через ці особливості документообігу у посередника просто не буде рахунків-фактур, які він міг би реєструвати в журналі обліку.

По-друге, покупці, які купують товари в роздріб, не пред'являють ПДВ до відрахування. Отже, податковим інспекціям немає сенсу контролювати відповідність між сумами відрахувань та сумами, які комітенти (принципали) нараховують до бюджету за такими операціями.

По-третє, у пункті 3.1 статті 169 Податкового кодексу РФ, який встановлює обов'язки щодо ведення журналу обліку, йдеться про посередників, які виставляють (отримують) саме рахунки-фактури, а не будь-які інші документи. На посередників, які не оформлюють рахунки-фактури, положення цього пункту не поширюються.

Зі сказаного можна зробити висновок: якщо роздрібна торгова організація від свого імені продає товари третіх осіб за посередницькими договорами, такі операції в журналі обліку рахунків-фактур реєструвати не потрібно. Щодо іншої посередницької діяльності від обов'язку вести журнал обліку рахунків-фактур, такі організації не звільняються.

Аналогічні роз'яснення містяться у листі Мінфіну Росії від 30 січня 2015 р. № 03-07-11/3488.

Які рахунки-фактури реєструвати в журналі

Для початку розберемося, навіщо посередники, забудовники та експедитори ведуть журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур. Адже вони не сплачують ПДВ і не приймають ПДВ до вирахування за цими рахунками-фактурами.

Посередники ведуть журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур з однією метою – інформувати податкову інспекцію. Посередники передають в інспекції журнал із рахунками-фактурами, які виставляють покупцям та отримують від продавців у рамках посередницької діяльності.

На підставі цих журналів інспекції можуть контролювати, чи відповідають суми ПДВ, нараховані, наприклад, комітентами під час продажу товарів, сум податку, які покупці цих товарів приймають до вирахування. І навпаки, чи відповідають суми відрахувань, заявлені комітентами щодо придбаних для них товарів, сум ПДВ, які продавці цих товарів нарахували до сплати до бюджету.

Таким чином, посередники повинні реєструвати в журналі обліку:

рахунки-фактури, які посередники виставляють покупцям від імені при реалізації товарів (робіт, послуг, майнових прав), які належать замовникам. На підставі таких рахунків-фактур замовники повинні нараховувати ПДВ, а покупці мають право приймати податок до відрахування;

рахунки-фактури, які замовники виставляють покупцям за товарами (роботами, послугами, майновими правами), реалізованими посередниками;

рахунки-фактури, які продавці виставляють на ім'я посередника для придбання товарів (робіт, послуг, майнових прав) для замовника. На підставі таких рахунків-фактур продавці повинні нараховувати ПДВ, а замовники мають право приймати податок до відрахування;

рахунки-фактури, які посередники виставляють замовникам за товарами (роботами, послугами, майновими правами), придбаними у продавців.

Рахунки-фактури, які посередники виставляють замовникам на суму своєї винагороди, в журналі обліку реєструвати не потрібно (лист Мінфіну Росії від 22 січня 2015 р. № 03-07-11/1698). Перевірити, чи сума ПДВ, нарахованої з винагороди, сумі ПДВ, яку замовник прийняв до відрахування, податкова інспекція зможе і без журналу. Вона проконтролює це за допомогою податкових декларацій, в якій посередник повинен буде відобразити відомості з продажу, а замовник - з книги покупок.

Такі правила встановлені пунктами 5 та 5.1 статті 174 Податкового кодексу РФ.

Повний перелік рахунків-фактур, які посередники повинні реєструвати в журналі обліку, наведено в таблиці.

За які періоди вести журнал

Журнал обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур потрібно вести за кожний податковий період – поквартально.

Способи ведення

Вести журнал обліку рахунків-фактур можна як на паперовому носії, так і в електронному вигляді (п. 1 додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 № 1137). Однак здавати журнал до інспекції як податкової звітностіможна лише в електронному вигляді по телекомунікаційним каналам зв'язку (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Тому посередникам, які не є платниками ПДВ та не визнаються податковими агентами, доцільно одразу вести журнали обліку рахунків-фактур в електронному форматі (затверджений наказом ФНП Росії від 4 березня 2015 р. № ММВ-7-6/93).

Інші організації (платники ПДВ або податкові агенти) можуть вести журнали обліку на папері. Але дані з цих журналів їм все одно доведеться переносити до декларацій з ПДВ, які можна передавати в інспекції тільки в електронному вигляді через спецоператорів (п. 5-5.1 ст. 174 НК РФ).

Коди видів операцій

Коли заповнюєте журнал, використовуйте коди операцій:

за переліком, затвердженим наказом ФНП Росії від 14 лютого 2012 р. № ММВ-7-3/83;

за додатковим переліком, рекомендованим листом ФНП Росії від 22 січня 2015 р. № ГД-4-3/794.

Заповнення журналу

Порядок заповнення журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур роз'яснено у пунктах 3-12 додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137.

У журналі реєструйте всі рахунки-фактури: первинні, виправлені, коригувальні. І не має значення, паперові вони чи електронні. Все потрібно реєструвати у хронологічному порядку.

У частині 1 «Виставлені рахунки-фактури»:

за датою виставлення електронних рахунків-фактур;

за датою складання паперових рахунків-фактур;

за датою складання (виправлення) у випадках, коли рахунки-фактури контрагентам не передаються.

У частині 2 "Отримані рахунки-фактури" реєструйте рахунки-фактури за датою їх отримання.

Це випливає з положень пункту 3, підпункту «б» пункту 7 додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137 та листа Мінфіну Росії від 16 травня 2012 р. № 03-07-09/57.

Якщо реєструєте первинні рахунки-фактури (у т. ч. виправлені), то графи 16-19 частин 1 та 2 журналу обліку не заповнюйте.

Фіксуєте коригувальні рахунки-фактури (у т. ч. виправлені)? Тоді у графах 8-19 частин 1 та 2 журналу обліку вкажіть уточнені дані.

У податковому періоді може взагалі не бути виставлених або отриманих рахунків-фактур, у тому числі коригувальних, виправлених. Або рахунки-фактури склали для себе, але покупцю не передавали. У таких випадках заповніть лише рядки відповідних частин журналу - найменування платника податків, ІПН/КПП тощо. Таблічні частини журналу залиште порожніми.

Про це сказано у пунктах 8 та 12 додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137.

Краще розібратися у правилах реєстрації отриманих та виставлених рахунків-фактур посередниками допоможетаблиця .

Приклад заповнення журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур посередником, який не є платником ПДВ

АТ «Альфа» (замовник) уклала договір комісії від 5 жовтня № 12 з ТОВ «Торгівельна фірма "Гермес"» (посередник, який не є платником ПДВ). Згідно з договором "Гермес" продає партію тостерів (100 шт.), що належать "Альфі" на праві власності. Ціна партії товару становить 118 000 руб. (У т. ч. ПДВ - 18 000 руб.).

Сума винагороди, що виплачується посереднику за надані послуги, дорівнює 17700 руб.

Оскільки «Гермес» не є платником ПДВ, на суму своєї винагороди він не виставляє замовнику рахунок-фактуру.

Приклад заповнення журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур посередником – платником ПДВ

АТ «Альфа» (замовник) уклала договір комісії від 5 жовтня № 12 з ТОВ «Торгівельна фірма "Гермес"» (посередник, який є платником ПДВ). Згідно з договором "Гермес" продає партію тостерів (100 шт.), що належать "Альфі" на праві власності. Ціна партії товару становить 118 000 руб. (У т. ч. ПДВ - 18 000 руб.).

Сума винагороди, що виплачується посереднику за надані послуги, дорівнює 17700 руб. (У т. ч. ПДВ - 2700 руб.).

20 жовтня "Гермес" уклав договір постачання з АТ "Виробнича фірма "Майстер"" на постачання партії тостерів (100 шт.). 23 жовтня товар було відвантажено покупцю.

Цього ж дня "Гермес" виставив на адресу "Майстра" рахунок-фактуру від 23 жовтня № 321 і передав його копію "Альфі". Цей рахунок-фактуру бухгалтер «Гермеса» зареєстрував у частини 1 журналу обліку рахунків-фактур. У книжці продажів цей документ бухгалтер «Гермеса» не реєстрував.

На суму проданих товарів "Альфа" виставила на адресу "Гермеса" рахунок-фактуру від 23 жовтня № 552. Отриманий від "Альфи" рахунок-фактуру бухгалтер "Гермеса" зареєстрував участини 2 журналу обліку рахунків-фактур . У книзі купівлі цей документ бухгалтер «Гермеса» не зареєстрував.

Оскільки «Гермес» є платником ПДВ, на суму своєї винагороди він виставив замовнику рахунок-фактуру від 23 жовтня № 122. Цей документ реєструється у книзі продажу, але в журналі обліку рахунків-фактур не реєструється.

Ситуація: як реєструвати в журналі обліку рахунків-фактур рахунки-фактури, складені комісіонерами (агентами), при придбанні товарів (робіт, послуг) від свого імені у кількох продавців чи виконавців?

Якщо комісіонер (агент) купує для комітента (принципалу) товари (роботи, послуги) у кількох продавців або виконавців, він може об'єднувати дані отриманих від них рахунків-фактур у зведений рахунок-фактуру. У такий рахунок-фактуру можна включати дані рахунків-фактур, які були виставлені посереднику різними продавцями та виконавцями, але в той самий день. Це випливає з абзацу 6 підпункту «а» пункту 1 розділу 2 додатка 1 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. (№ 1137). У такому ж порядку можуть складати зведені рахунки-фактури та експедитори, які набувають для клієнта послуги у третіх осіб (листи Мінфіну Росії від 10 січня 2013 р. № 03-07-09/01, від 29 грудня 2012 р. № 03-07- 15/161, ФНП Росії від 18 лютого 2013 р. № ЕД-4-3/2650). Насправді складати зведені рахунки-фактури можуть і забудовники, які передають інвесторам обсяги робіт, виконаних підрядниками. Причому на відміну посередників і експедиторів забудовники можуть об'єднувати в зведених рахунках-фактурах рахунки-фактури, виставлені підрядниками у різні періоди.

Рахунки-фактури, отримані від продавців (постачальників, виконавців), та зведені рахунки-фактури, виставлені замовнику, посередник має зареєструвати у журналі обліку рахунків-фактур.

При реєстрації зведеного рахунка-фактури у частині 1 журналу обліку рахунків-фактур посередник зазначає:

у графі 1 – порядковий номер запису,

у графі 2 - дату виставлення зведеного рахунку-фактури,

у графі 4 - порядковий номер та дату складання зведеного рахунку-фактури, зазначені у рядку 1 рахунка-фактури,

у графі 8 - найменування замовника (комітента, принципала),

у графі 9 - ІПН та КПП замовника (комітента, принципала),

у графі 10 - найменування продавців (виконавців), у яких посередник придбав товари (роботи, послуги) для замовника через знак «;»,

у графі 11 - ІПН та КПП продавців (постачальників, виконавців). Вказуйте їх через знак «;»,

у графі 12 - номери та дати рахунків-фактур, отриманих від продавців (постачальників, виконавців),

у графі 14 - вартість товарів (робіт, послуг) з ПДВ за зведеним рахунком-фактурою,

у графі 15 - суму ПДВ за зведеним рахунком-фактурою.

Це випливає з пункту 7 розділу II додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 № 1137.

Самі рахунки-фактури, отримані від продавців (виконавців), посередник (забудовник) реєструє у частині 2 журналу обліку рахунків-фактур. Ця вимога поширюється зокрема на посередників, які є платниками ПДВ (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Замовники, які передають інвестору зведений рахунок-фактуру, вказують у журналі обліку:

код виду операції (графа 3) – «13»;

код виду правочину (графа 12) – «1».

Усі коди видів угоди наведено у підпункті «м» пункту 11 розділу II додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137.

У книзі покупок посередник такого документа не реєструє. Це випливає з положень пункту 11 розділу II додатка 3 та пункту 19 розділу II додатка 4 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 № 1137.

Замовники (комітенти, принципали), які отримали від посередника «зведений» рахунок-фактуру, реєструють його у частині 2 журналу обліку рахунків-фактур у загальному порядку (підп. «а» п. 11 розділу II додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137).

Замовник вказує:

у графі 2 - дату, зазначену у зведеному рахунку-фактурі,

у графі 3 - код виду операції,

у графі 4 - дату та номер зведеного рахунку-фактури,

у графі 8 - найменування продавців (постачальників, виконавців), зазначені у рядку 2 зведеного рахунку-фактури, через знак «;»,

у графі 9 - ІПН та КПП продавців (постачальників, виконавців), зазначені у рядку 2б зведеного рахунку-фактури, через знак «;»,

у графі 14 - загальну суму до оплати ПДВ, зазначену у графі 9 зведеного рахунку-фактури,

у графі 15 - загальну суму ПДВ, зазначену у графі 8 зведеного рахунку-фактури.

Графи 10-12 заповнювати не потрібно, тому що їх заповнюють лише посередники.

Це випливає з пункту 11 розділу II додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 № 1137.

Приклад складання та реєстрації зведеного рахунку-фактури в журналі обліку рахунків-фактур

АТ «Альфа» (замовник) приваблює для будівництва забудовника ТОВ «Гермес». «Гермес» працює з кількома підрядниками та постачальниками та перевиставляє отримані від них рахунки-фактури «Альфе».

У I кварталі «Гермес» отримав рахунки-фактури:

від постачальника АТ «Виробнича фірма "Майстер"» - №522 від 02.02.2016;
від підрядника АТ «Будфед» - №354 від 02.02.2016.

На підставі цих рахунків-фактур «Гермес» склав зведений рахунок-фактурута виставив його «Альфі» 20 лютого 2015 року. Виставлений замовнику зведений рахунок-фактуру та рахунки-фактури, отримані від виконавців, «Гермес» зареєстрував у журналі обліку рахунків-фактур .

"Альфа" зареєструвала отриманий зведений рахунок-фактуру в частині 2 журналу обліку рахунків-фактур .

Засвідчення журналу

Запевнити журнал обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур необхідно пізніше 20-го числа місяця, наступного за кварталом.

Якщо журнал ведеться на папері, його повинен підписати керівник організації чи інша уповноважена особа. Крім цього, журнал треба прошнурувати, а його сторінки пронумерувати та скріпити печаткою.

Журнал ведете в електронному вигляді? Тоді не забудьте запевнити його електронним підписом керівника організації (уповноваженої ним особи), коли будете .

Такий порядок передбачено пунктом 13 додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137.

Відображення у декларації

Платники ПДВ повинні відображати відомості, зазначені в журналі обліку, у розділах 10 та 11 податкової декларації. Це передбачено пунктом 5.1 таки Податкового кодексу РФ.

Термін здачі журналу до податкової інспекції

Посередники, які звільнені від сплати ПДВ та не є податковими агентами з цього податку , повинні подавати до податкової інспекції журнали обліку рахунків-фактур в електронному вигляді. Це потрібно зробити не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним кварталом. Такий порядок передбачено пунктом 5.2 статті 174 таки Податкового кодексу РФ.

Електронний формат журналу встановлено наказом ФНП Росії від 4 березня 2015 р. № ММВ-7-6/93.

Передавати журнали в інспекції слід телекомунікаційними каналами зв'язку через спецоператорів. При надсиланні потрібно використовувати уніфікований формат, затверджений наказом ФНП Росії від 9 листопада 2010 р. № ММВ-7-6/535, та застосовувати опис документів, затверджений наказом ФНП Росії від 29 червня 2012 р. № ММВ-7-6/465.

Про це сказано в листі ФНП Росії від 8 квітня 2015 р. № ГД-4-3/5880 (документ розміщено на офіційному сайті податкової служби у розділі «Роз'яснення ФНП, обов'язкові для застосування податковими органами»).

Ситуація: яка відповідальність передбачена за несвоєчасне здавання до податкової інспекції журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур?

Штраф у вигляді 10 000 крб.

З 1 січня 2015 року журнали обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур входять до складу податкової звітності.Обов'язок щокварталу здавати такі журнали до податкових інспекцій прямо встановлено для посередників, які звільнені від сплати ПДВ та не є податковими агентами з цього податку (П. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

На підставі отриманих від посередників журналів обліку податкові інспекції контролюють, чи суми ПДВ, нараховані, наприклад, комітентами при продажу товарів, сум податку, які покупці цих товарів приймають до відрахування. І навпаки, чи відповідають суми відрахувань, заявлені комітентами щодо придбаних для них товарів, сум ПДВ, які продавці цих товарів нарахували до сплати до бюджету.

Журнали обліку рахунків-фактур необхідно здавати пізніше 20-го числа місяця, наступного за звітним кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Недотримання цього терміну перевіряльники кваліфікують як ненадання податковому органу відомостей про платників податків. Тобто як правопорушення, відповідальність яке передбачено пунктом 2 статті 126 Податкового кодексу РФ. Для організацій та підприємців це означає штраф у розмірі 10 000 руб.

Зберігання журналу та документів

Термін зберігання журналу обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур - чотири повні роки з моменту останнього запису (п. 13 додатка 3 до постанови Уряду РФ від 26 грудня 2011 р. № 1137).

Організація також повинна зберігати та підшивати у хронологічному порядку:

самі рахунки-фактури (у т. ч. коригувальні, виправлені). При цьому рахунки-фактури, виставлені в електронному вигляді, можна зберігати без роздруківки (лист ФНП Росії від 6 лютого 2014 р. № ГД-4-3/1984);

підтвердження операторів електронного документообігу.

Виправлення журналу після здачі

Ситуація: чи має посередник - неплатник ПДВ здати до інспекції виправлений журнал обліку рахунків-фактур? Після здачі початкового журналу організація виявила у ньому помилки.

Обов'язок подавати до інспекції виправлений журнал податковим законодавством не передбачено. Але уточнений журнал краще все ж таки здати.

Посередники повинні представляти до інспекції журнал із зареєстрованими у ньому рахунками-фактурами, що вони виставляють покупцям і отримують від продавців у межах посередницької діяльності (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Ці відомості потрібні податковій інспекції контролю за повнотою сплати ПДВ організаціями, які працюють через посередників.

На підставі цих журналів інспекції можуть контролювати, чи відповідають суми ПДВ, нараховані, наприклад, комітентами при продажу товарів, тим сумам податку, які покупці цих товарів приймають до вирахування. І навпаки, чи відповідають суми відрахувань, заявлені комітентами щодо придбаних для них товарів, сум ПДВ, які продавці цих товарів нарахували до сплати до бюджету.

Таким чином, якщо посередник виявив після подання до інспекції помилки у журналі обліку рахунків-фактур, до нього потрібно внести виправлення та подати до інспекції виправлений документ. Для виправлення анулюйте неправильний запис у журналі, тобто відобразіть помилковий рахунок-фактуру зі знаком мінус. У наступному рядку журналу відобразіть правильний запис.

Такий порядок в усних роз'ясненнях підтверджують представники ФНП Росії та Мінфіну Росії.

Як виправити журнал

Щоб виправити помилку в журналі, анулюйте помилковий рахунок-фактуру. Тобто відобразите зі знаком мінус вартість товарів (робіт, послуг) та суму податку (показники за графами 14 та 15 журналу). Потім зареєструйте правильний рахунок-фактуру зі знаком плюс.

Наприклад, посередник купує товари замовника. Бухгалтер компанії посередника виявив, що в журналі обліку за III квартал вказані неправильні реквізити рахунку-фактури, що надійшов від продавця товарів. Вказано такі реквізити (невірні): № 1250 від 26 жовтня 2016 р. А правильні реквізити рахунка-фактури - № 1350 від 26 жовтня 2016 р. Журнал уже здано до податкової інспекції. Щоб виправити помилку, бухгалтер зробив таке:

у частині 1 журналу анулював невірний запис, відобразивши сумові показники зі знаком мінус. У наступному рядку вказав ті ж дані, що й у анульованому рядку, виправивши лише графу 12. У ньому бухгалтер виправив номер рахунку-фактури. Вартісні показники цього рядка бухгалтер вказав зі знаком плюс;

у частині 2 журналу анулював невірний запис, відобразивши сумові показники зі знаком мінус. У наступному рядку вказав ті ж дані, що й у анульованому рядку, виправивши лише графу 4. У ньому бухгалтер виправив номер рахунку-фактури. Вартісні показники цього рядка бухгалтер вказав зі знаком плюс.

Подавати в ІФНС журнал обліку рахунків-фактур зобов'язані лише організації-посередники. Виняток — досягнуто домовленості між контрагентами про невиставлення рахунків-фактур.

У жовтні 2016 року Мінфін Росії у листі від 31.10.16 № 03-11-11/63683 дав роз'яснення з наступного питання. Продавець та агент, який застосовує УСН, домовилися, що не виставлятимуть рахунки-фактури. При цьому агент купує товари для фізособи-принципалу. Виходить, що останньому рахунки-фактури також не виставляються. Чи не порушить агент закон, якщо не вестиме, ні здаватиме в ІФНС журнал обліку рахунків-фактур щодо даних комерційних операцій?

Мінфін РФ пояснив, що це не буде зараховано як порушення. Коли покупець не сплачує ПДВ, то може разом із продавцем підписати угоду про невиставлення рахунків-фактур. Виходить, якщо рахунки-фактури не виставляються, агент не зобов'язаний вести журнал обліку рахунків-фактур щодо процедур купівлі товарів для даного принципала.

Коли треба заповнювати журнал отриманих та виставлених рахунків-фактур

Журнал реєстрації рахунків-фактур посередник повинен вести у тих кварталах, коли він виставляв чи отримував рахунки-фактури.

Коли складати журнал у 2019 році

Здавайте електронну звітність через Інтернет. Контур.Екстерн дарує вам 3 місяці безкоштовно!

Спробувати

В якому вигляді оформляти журнал

"Хет-бет" зареєстрував отриманий зведений рахунок-фактуру в частині 2 журналу обліку рахунків-фактур.

Корекція після здачі

У посередників-неплатників ПДВ може виникнути питання: якщо організація здала журнал і потім знайшла там помилки, то чи має вона подати до ІФНС виправлений журнал обліку рахунків-фактур? Відповідь тут така: у законі не прописано, що потрібно здавати відкоригований журнал до ІФНС. Однак краще це зробити. Щоб внести правки до документа, анулюйте некоректний рахунок-фактуру. Це означає, відобразіть зі знаком «-» вартість товарів та суму податку. Коректний рахунок-фактуру зареєструйте зі знаком «+».

Наприклад, посередник придбав товари замовника. У бухгалтерії посередника побачили, що у журналі обліку за II квартал запроваджено неправильні реквізити рахунку-фактури, отриманого від продавця. Вказано: № 9769 від 9 березня 2017 р. Має бути: № 3131 від 18 лютого 2017 р. При цьому журнал вже в інспекції. Тоді бухгалтер у частині 1 журналу анулював некоректний запис та сумові показники вказав зі знаком «-». У наступний рядок ввів те саме, що і в анульованому рядку, і скоригував графу 12, вказавши правильний номер рахунку-фактури. Показники вартості – вказав зі знаком «+».

У частині 2 журналу анулював невірний запис та відбив сумові показники зі знаком «-». У наступному рядку вказав те саме, що і в анульованій, але скоригував графу 4, де виправив номер рахунку-фактури. Показники вартості вказав зі знаком "+".